Hvis du ikke kan bringe dig selv til at forlade kontoret, når uret rammer 18:00 hver dag, ved du, hvordan det er at altid have kun én ting tilbage at gøre. Selvfølgelig slår det fuldstændigt twiddling af tommelfingrene, indtil du kan skynde dig ud i en pust af røg (tegneserie-stil, selvfølgelig). Men det kan også være et tegn på, at din tid et eller andet sted kunne have været bedre styret i løbet af dagen.
Hårdtarbejdende, ambitiøse mennesker er generelt bekymrede for, hvordan de tilbringer deres dage. Det er noget, freelancere, heltidsansatte, kunstnere, iværksættere - hvem som helst - virkelig kan være enige med.
Hvad hvis jeg fortalte dig, at der er et praktisk lille værktøj kaldet Toggl, der kan hjælpe dig med at være endnu mere samvittighedsfuld og effektiv? Dette gratis program er designet til at give dig mere klarhed og indsigt i fordelingen af din dag. Dets hovedformål er simpelt: at registrere præcist, hvor mange minutter der går til hver opgave, du udfører. Og at gøre det er lige så let som at trykke på “Start” og “Stop”, som du arbejder eller indtaster det aktuelle timesæt, hvor du udfører en given opgave.
De grundlæggende funktioner er gratis, hvilket betyder, at du kan registrere tid til opgaver, mens du gør dem, se, hvordan forskellige projekter stables op mod hinanden, og hvor lang tid de tager sammen. Du kan også modtage en ugentlig oversigt over din arbejdsgang. Tilgængelig i browser, via desktop eller på din mobile enhed giver programmet dig mulighed for at arbejde alene eller i et team på op til fem gratis. Det fungerer lige så godt for en gruppe som for enkeltpersoner - forskellige medlemmer kan alle spore opdelingen af deres individuelle stykker af et projekt.
Ekstra funktioner, såsom tilføjelse af flere teammedlemmer, vil koste dig, men til mine formål var den gratis version helt fint.
Apropos mine formål, her er hvordan og hvorfor jeg besluttede at bruge det. Måske vil det hjælpe dig med at afgøre, om det er værd at tjekke dig selv.
Hvad jeg vidste før jeg begyndte at bruge Toggl
På et grundlæggende niveau havde jeg en fornemmelse af, hvordan min tid blev brugt, og at jeg kunne opdele mit ansvar i små, mellemstore eller store med hensyn til energi og tidsforbrug. Jeg laver mine to-do lister i overensstemmelse hermed og tager hensyn til, om jeg ved, at noget skal tage ca. 15 minutter eller to timer.
Jeg ved også, hvilke vaner der gør mig i stand til at være mere produktiv. Begyndelse tidligt på dagen, ved at afsætte tid hver uge til at lave en detaljeret opgaveliste og give mig selv fleksibiliteten til pauser, hjælper mig med at holde energi og arbejde. Men fordi jeg har en fjernplacering, der tillader mig at mere eller mindre indstille min egen tidsplan, har jeg også fleksibiliteten til at tage længere pauser og arbejde (eller ikke arbejde) i ulige timer.
Så jeg var interesseret i at bruge Toggl til at forstå, hvordan min distribution af on-the-ur-tid faldt sammen, og for at se, om jeg kunne få endnu mere ud af dagen. Dette er vigtige sondringer, der skal genkendes: Jeg begyndte at bruge platformen med et godt skøn over mine motiverende og forbedringsmål allerede i tankerne .
Hvad jeg lærte efter brug af Toggl
Præcis hvor lang tid hvert projekt tager
At have en konkret tid til reference føltes som om jeg pludselig havde sat en pris på hvert projekt. Og at sætte det konkrete antal i perspektiv gjorde mig mere bevidst om ikke kun hvordan jeg bruger min tid, men også hvilke projekter jeg er enig i og vil bruge en indsats på.
Her er et eksempel på, hvordan en opgaveliste kan se ud, opdelt:
Et tidsporingsprojekt er et projekt i sig selv
Jeg er villig til at satse på, at du ikke er vant til at trykke på en knap, hver gang du begynder og afslutter en opgave. Det var heller ikke jeg. Da jeg ikke var vant til programmet, medmindre jeg gav mig nogle påmindelser, ville jeg glemme at begynde at spore. Toggl forsøger at gøre dette så let for dig, som det muligvis kan - webstedet er ligetil, og det giver en påmindelse til spor-funktion.
At fremstille forskellige projektemner (som skitsering, udarbejdelse, redigering og uploade som separate stykker af oprettelsen af en artikel, for eksempel) tillod mig også mentalt at skabe barrierer mellem opgaver - hvilket betød, at jeg ikke længere flyder fra den ene til den næste en zombie på autopilot.
Det er en nem ting at glemme eller give slip, så hvis du er seriøs med at forstå dine produktivitetsvaner, skal du også være seriøs med at advare timeren, når du begynder på en ny opgave.
Langsomme dage gør en enorm forskel
Kender du de morgener, når du vågner op og føler dig helt udhvilet? Du kommer ikke til at slå alle de grønne lys hver eneste dag, men Toggl hjælper dig med at forstå, hvor meget af en indflydelse dit energiniveau kan have på din effektivitet. Når jeg for eksempel formaterer og uploader The Muse's Sunday Inspiration-nyhedsbrev, kan to billeder med espresso betyde forskellen mellem 30 minutter og en times opbygning af det.
Der er mere tid på dagen end jeg troede
Især som en ekstern arbejdstager er jeg bestemt i lejren, at hvis mit sind ikke fuldt ud fokuserer på den aktuelle opgave, skulle jeg tage en pause eller omdirigere min energi, indtil jeg kan bringe min fulde opmærksomhed på projektet. Men dette betød også, at mine dage ville begynde tidligt og trække sig længere end en normal arbejdsdag, fordi jeg har fleksibiliteten til at tage afslappet frokost, gå på bølgende vandreture for inspiration eller sove sent afhængigt af mit humør.
Med Toggl kunne jeg visualisere den store billedfordeling af min tidsforbrug i en given uge. Og når jeg kiggede på, hvordan tingene blev firkantet, fik jeg mig til at stemme overens med, da jeg optrådte bedst og hurtigst, og da mit sind sad fast og overvejede alle mulighederne for næste sæson Grey's Anatomy (ja, det udsendes stadig). Her er, hvordan det at vide, at tallene gjorde mig så meget bedre til strategisk planlægning for den kommende uge:
At se på tidsforbruget af den samme opgave på forskellige tidspunkter af dagen hjalp mig med at indse, hvornår jeg har mere energi til visse aktiviteter. Kan du huske, da jeg fortalte dig, at det tog mindre tid at bygge det ugentlige nyhedsbrev, efter at jeg havde min morgenkaffe, end efter at jeg havde tørklædet frokosten? At vide, at det har sparet et par timer hver uge ved at forlade mere ligefremme opgaver til, når mit sind stadig fokuserer.
På samme måde gjorde det at se på forbruget af forskellige opgaver på samme tid på dagen, så jeg kunne finde ud af, hvornår jeg følte mig bedst med at arbejde på noget. Hvis jeg tidligt kom til de hårdt ramte opgaver, følte jeg mig mere afslappet (og mindre skyldig) end de dage, hvor jeg gik gennem mine e-mails først om morgenen for at komme til alt andet.
Før jeg fandt Toggl, tænkte jeg, at arbejdsrelateret stress var en given - at at arbejde ud til dit fulde potentiale nødvendigvis betød at gå over dine timer på nogle dage eller vælge en arbejdslunsj på andre. Enhver, der er dedikeret til sit eller hendes job, ved, hvad jeg mener: At sætte timerne ind, skal være et konkret bevis på en meningsfuld indsats og engagement i stillingen.
Men hvad jeg lærte fra dette eksperiment, er at det at spare dig selv nogen tid ikke gør dig mindre investeret i arbejdet. Hvis noget, viser det, at du er forpligtet til at køre hjemresultater så effektivt som muligt.
At holde styr på din tidsforbrug kunne åbne øjnene helt for, hvad der gør og ikke fungerer for dig. Og hvis det at være et stærkere aktiv for din virksomhed ikke hjælper dit blodtryk med at slå sig ned, er det bestemt at have et par timers mere spillerum hver uge.
