Føles din arbejdsplads lidt som Kongressen for nylig? Arbejder alle for sit eget team og ikke for den kollektive forbedring af virksomheden? Har du problemer med at nå ud over gangen for at få de oplysninger, du har brug for for at gøre dit job godt - eller overhovedet?
Selvom nonprofit-ansatte er forenet af deres organisationers mission, har jeg fundet, at disse spørgsmål plager nonprofitorganisationer lige så meget som de gør nogen anden type virksomhed. Selvom vi måske har et slutresultat i tankerne, er vi let opdelt efter vores funktioner og hvordan vi udfører denne mission.
Den mest hyppige sammenstød i nonprofit-verdenen er mellem programmedarbejdere og pengeindsamlingspersonale. Programmedarbejdere beskylder ofte fundraisers for at fokusere på penge over mission, forkert repræsentere organisationens arbejde eller udnytte klienter. På bagsiden bliver fundraisers frustrerede, når programmedarbejdere ikke indtaster dem i vigtige udviklinger, hvilket gør det svært for dem at skaffe de penge, der er nødvendige for, at programmerne kan fungere. Tilføj det faktum, at nonprofitorganisationer er vedvarende underbemandede, og du har et stresset og overvældet personale - hvilket kan føre til snacks opførsel og ineffektiv fundraising og programudvikling.
Uanset om du også er en del af en almennyttig organisation, eller din virksomhed er simpelthen opdelt i usynlige siloer, der ikke ser ud til at spille pænt, her er et par af mine bedste tip til at begrave lukket med dine kolleger og finde ud af, hvordan man kommunikerer bedre.
1. Afklar din rolle
Dette virker grundlæggende, men det er sandsynligvis roden til mange af dine problemer. I min situation, som en fundraiser, forventer jeg, at alt personale - uanset deres udpegede roller - vil deltage i fundraising på et eller andet niveau. Men hvis de aldrig har været nødt til at gøre det i en tidligere rolle eller ikke fuldt ud forstår, hvorfor jeg fremsætter anmodningen, vil jeg ofte støde på noget modstand. For at udjævne tingene forklarer jeg, hvad jeg har brug for, og hvorfor jeg har brug for det. Ellers ser det ud til, at folk, der ikke har meget erfaring med min funktion, beder dem om at gøre mit job for mig.
Det er også ofte nyttigt at tydeligt angive, hvordan din rolle kan hjælpe dem til gengæld. For eksempel forklarer jeg som nogen, der regelmæssigt kommunikerer med finansiører, hvad min organisation gør, og hvordan vi gør det dagligt. Jeg mødes også med fonde, der understøtter flere andre nonprofitorganisationer på vores felt og har en fornemmelse af bedste praksis. Dette gør mig til en perfekt deltager i ethvert programplanlægningsmøde, især hvis lederen er bekymret for, om et nyt program kan få finansieret eller ej.
Når dine medarbejdere ved nøjagtigt, hvad du har brug for fra dem for at udføre din rolle, og hvordan du kan hjælpe dem til gengæld, vil du opdage, at kommunikation og samarbejde bliver meget lettere.
2. Deltag på den anden sides møder
Helt ærligt er det største kommunikationsproblem i mange organisationer ofte, at vi faktisk ikke kommunikerer med hinanden! Nu ved jeg, at ingen har brug for en anden begivenhed i kalenderen, men hvis du har bemærket en sammenbrud i samarbejde eller kommunikation mellem afdelinger, er det måske tid til at komme ind på den anden sides regelmæssige møder. På den måde behøver de ikke at notere, indtaste dem og sende dem til dig (som du sandsynligvis aldrig vil læse alligevel). I stedet for ved at være til stede kan du fortolke oplysningerne med det samme.
Jeg elsker at lade mine kolleger sidde i pengeindsamlingsmøder - de har ofte gode ideer eller feedback på spørgsmål, som min afdeling står overfor. Nogle gange er dagsordenen så enkel som en programopdatering, men lejlighedsvis vil nogen fra en anden afdeling foreslå en helt ny måde at tænke på et projekt på - hvilket betyder en ny måde at samle ind til det også.
Disse møder giver dig også mulighed for bedre at forstå dine kollegers udfordringer. Hvis du synes, de er latterlige for at jagse dig efter bestemte oplysninger eller dovne for ikke at adressere det, du synes er en fantastisk idé, kan det ændre sig, når du begynder at forstå hele deres strategi, eller når du opdager, hvor meget arbejde der går i en af deres projekter.
3. Planlægning er magt
I min organisation opstår den mest friktion mellem personalet over tidsplaner og forventninger. Fundraising-medarbejdere har ansvaret for at styre forslag og rapportere frister til stiftelser, og undertiden kræver disse frister ret latterlige omdrejningstider.
Hvis programmedarbejdere bliver afskåret af disse frister for at indsamle og analysere de nødvendige data, kan de - forståeligt nok - blive frustrerede og stressede. Og nogle gange på grund af kompleksiteten af de nødvendige data og information, kan det være umuligt at vende dem rundt i denne tidsramme. Hvis det er tilfældet, kan pengeindsamlingspersonalet forhandle og stille forskellige forventninger med finansiererne, men de har også brug for tid til at gøre det - hvilket betyder, at programmeringspersonalet ikke kan vente til sidste øjeblik med at anmode om en forlængelse.
Afhængigt af din organisation kan noget så simpelt som at opsætte en delt kalender hjælpe dig med at kommunikere interne og eksterne frister. Det er heller ikke en dårlig ide at tackle eventuelle bekymringer, når de dukker op, som når et anmodningsbrev bekræftes, så pengeindsamlingspersonalet har mere tid til at forhandle, eller hele teamet kan samarbejde om at skabe en plan B.
Så meget som e-mail, mobiltelefoner og internettet har hjulpet os med at holde kontakten, effektiv kommunikation er stadig en udfordring for enhver arbejdsplads. I slutningen af dagen skal du huske, at I alt sammen er sammen, og at din succes afhænger af, at alle gør deres job godt. (Og hvis alt andet mislykkes, skal du lytte til Otis og prøve lidt ømhed.)
