Når det kommer til e-mail, tror jeg, at der er en konklusion, som vi alle kan være enige om: Du ønsker, at folk skal svare. Ellers, hvorfor skulle du investere tiden i at skrive dem?
"Vel, sikker, " du mumler ved din computerskærm lige nu, mens du ryster på hovedet, "Men det er måde lettere sagt end gjort."
Jeg forstår det. Det er en udfordring at inspirere folk til faktisk at trykke på den ”svar” -knap, især når denne modtager er vigtig, efterspurgt og utrolig travlt. Når du ved, at du kun tilføjer en note til en indbakke, der allerede er fyldt til gællerne, er det let at fratage dig selv, at din besked kun vil samle støv.
Hvad hvis det ikke var tilfældet? Hvad hvis der var noget, du kunne gøre for at øge dine chancer for at modtage et svar stærkt? God nyhed: der er.
Så hvad er dette nyttige e-mail-trick?
Jeg har for nylig læst denne artikel, der er offentliggjort på LinkedIn af forfatter og kommunikationsekspert, Zak Slayback.
Inden for stillingen nævner han flere råd, der er nyttige, når man e-mailer travle mennesker. Men det, der virkelig skiller sig ud er dette: Vær ikke en time-suck .
Det er vigtigt at huske, at travle mennesker er, vel, travle. Så hvis din besked ser ud som om det vil kræve en stor indsats og albue fedt at reagere på, vil den sandsynligvis være tilbage til senere (og derefter sandsynligvis glemt for evigt).
Hvordan kan du demonstrere, at det faktisk er lettere at svare på din e-mail med det samme, end det er at gemme den til et senere tidspunkt? Ved at være eksplicit (næsten smerteligt) klar med dit spørgsmål.
Vent et øjeblik … Jeg fremsætter allerede specifikke anmodninger
Nu er den del, hvor du bliver defensiv. ”Hej, jeg er færdig med e-mail 101!” Du siger lige nu, ”Duh, jeg inkluderer allerede klare spørgsmål i mine beskeder.”
Det er let at tænke på det. Men jeg er villig til at satse på, at du ikke er så specifik, som du kan synes, du er. Spoiler-advarsel: Ting som "vælg din hjerne", "ville elske din feedback" eller "lad os forbinde" udgør ikke som klare anmodninger.
”De signalerer bare 'Time Suck!' til den meget travle person, men ligner en klar anmodning til afsenderen, ”forklarer Slayback, “ Afsenderen er derefter forvirret eller fornærmet, når den meget travle person ikke reagerer. ”
Så hemmeligheden bag succes med at få svar er ikke kun at gøre din anmodning klar, men også gøre den utroligt nem at adressere. Lad os se på et eksempel for at illustrere denne forskel.
I stedet for at skrive noget som:
Du ville skrive:
Ser du forskellen? Den utroligt travle modtager kunne svare på det andet spørgsmål med kun et ord, hvis han eller hun ville - i modsætning til at skulle undersøge, hvem du er, koordinere hans eller hendes tidsplan og beslutte, om du er værd at være tid til en udvidet samtale.
Men hvad med alt andet, jeg vil spørge?
Jeg ved, hvad du tænker: Jeg har meget mere, som jeg vil have fra den person, end en enkel e-mail kunne indeholde.
Når du har lyst til at komme i kontakt med nogen vil være meget som at trække tænder alligevel, er det fristende at tro, at du skal proppe absolut alt hvad du har brug for i den ene meddelelse. Men det er faktisk den værste tilgang.
"Livet for en meget travl person styrer konstant krydset mellem det presserende og det vigtige, " forklarer Slayback i artiklen, "Din e-mail er sandsynligvis ingen af dem, så du skal betale omkostningerne ved at svare i det væsentlige nul."
Kort sagt, skal du starte med noget ligetil og let. Når du har fået et svar, kan du fortsætte med at bygge videre på det momentum. Du kan være sikker på, at det ikke behøver at ske på én gang.
