Jeg humrer altid, når virkelig indflydelsesrige mennesker nævner noget som "Åh, jeg får over 600 e-mails om dagen, " fordi det lyder bare så virkelig frygteligt, selv for en ydmyg prale. Men hvad kan der være endnu tristere? Chancerne for, at dine e-mails bliver set og besvaret af en sådan person, er ikke så gode.
Men der er et par enkle regler, du kan følge for at øge sandsynligheden for, at du ikke kun får dine e-mails læst, men får et svar. Uanset om du e-mailer en eksekutiv på højt niveau hos din virksomhed eller en vigtig professionel kontakt, skal du følge disse regler.
Vær opmærksom på tidspunktet på dagen
E-mail er stor, fordi det føles som en ikke-påtrængende måde at få fat i nogen. Tænkningen går på, at "det betyder ikke noget, når du sender e-mailen, de får den, når de har et frit øjeblik." Men det fungerer ikke helt sådan. Faktisk har vi alle e-mail-brugsmønstre, hvor vi ser på og reagerer på e-mails i bestemte peak timer. Og at få din besked til indbakken, når nogen aktivt e-mailer, betyder at du har et bedre skud på at blive set.
Typisk har ledere en tendens til at kontrollere e-mail tidligt om morgenen eller sent på aftenen, da de er travlt i møder det meste af dagen, så det er et godt sted at starte. Hvis du ikke får svar fra nogen efter en uge, kan du prøve at e-maile igen, men på et helt andet tidspunkt på dagen.
Vær kort
Start ikke e-mailen med en lang diatribe om, hvem du er, hvor du fandt en e-mail-adresse eller din livshistorie. Bare kom lige til det. I journalistikken er der begrebet at lægge alle de væsentlige elementer i historien i grupperne og ikke begrave dem dybt nede i femte afsnit. Gør det samme her.
Og bogstaveligt talt skal du holde din e-mail til så få ord som muligt. En rigtig lang e-mail vil blive scannet så hurtigt, at der næsten ikke er nogen chance for, at din faktiske årsag til e-mail vil blive set. På den note:
Vær klar over, hvad du beder om
Jeg får e-mails hele tiden, når jeg er færdig med at læse, og jeg siger til mig selv, ”Jeg har ingen idé om, hvad denne person vil have.” Det er vigtigt at have et mål eller ønsket handling fra din læser, fordi hvis nogen ikke ved, hvad du vil, han eller hun vil sandsynligvis ikke svare. Så hvad er målet? Vil du have en person til at mødes med dig? Vil du have ham til at forbinde dig med nogen? Eller vil du bare have, at hun skal klikke på et link for at lære mere om noget? Sørg for specifikt at nævne, hvad du gerne vil have handlingen til at være. Og sørg for at være så høflig som muligt.
Gør det om dem
En travl person har ikke tid til at læse om, hvad din virksomhed gør, hvordan din jobsøgning er, eller hvad du virkelig har brug for lige nu til din virksomhed. I stedet for at dedikere en masse ord til dig selv, gør det om den anden person. Hvad kan du gøre for at hjælpe ham? Hvorfor vil reagere være fordelagtige eller lette for hende? Jeg reagerer sjældent på en e-mail, hvor en person snakker i to afsnit om, hvad hans firma gør i pinefulde detaljer. Men hvis en person hurtigt kan fortælle mig, hvordan hun vil gøre mit liv lettere, er jeg tilbøjelig til at lære mere.
Emne linjer spørgsmål
Vi lægger så meget tid i vores e-mails, at vi ofte glemmer emnelinjen. Men emnelinjer for personlige e-mails er lige så vigtige som de er for markedsførings-e-mails (hvor vi omhyggeligt besætter over nogensinde ord og tester feberligt forskellige muligheder for at se, hvad der fungerer bedst).
Det er let at skumme over eller ignorere generiske emnelinjer, så her er nogle, som jeg helt undgår:
- Introduktion
- Hilsen fra Elliott
- Følge op
- Fantastisk at møde dig
Hvorfor? Fordi de er generiske og kunne komme fra enhver. Du skiller dig ikke ud. Prøv i stedet noget lignende:
- Vi håndhilste på Smith Charity-begivenheden i går aftes
- Introduktion til person 1 og person 2 til forbindelse
- Du læser sandsynligvis ikke en anden e-mail som denne i dag
De er måske lidt fra væggen, men de er sandsynligvis forskellige fra alt andet i personens indbakke.
Den dårlige nyhed er, at når det gælder at nå ud til en vigtig kontakt, kan du muligvis gøre alt det rigtige og stadig ikke få noget svar. Men hey, når nogen læser et par hundrede e-mails om dagen, kommer han eller hun muligvis ikke altid til din. Tag ikke tavshed som en afvisning - læs i stedet vores tip til, hvordan du er behageligt vedholdende og holder dig ved det. Over tid vil det at følge disse regler øge dine chancer for at få et svar på en større procentdel af dine e-mails.
