Hvis du skulle spørge karriere, hvad de synes om deres indbakke, ville de fleste sige, at det er et sjælsugende sort hul med opfølgende meddelelser, irriterende medarbejderkorrespondencer og nyhedsbreve eller pressemeddelelser op wazoo. Og hvis du også skulle spørge disse mennesker, om de nogensinde kunne se sig selv komme igennem hele deres indbakke hver eneste dag, ville de fleste spotte tanken om en sådan umulig bedrift.
Men den sidste uge besluttede jeg at tage en udfordring, der ville få de fleste fagfolk til at krybe: Jeg lavede en pagt om at komme til indbakke nul hver eneste nat, før jeg gik i seng.
Så gjorde jeg det? Svaret er ja. Var det let? Pokker nr.
Selvom jeg ikke tror, jeg nogensinde vil være i stand til at komme ned på indbakken nul hver dag i mit liv, lærte jeg nogle vigtige lektioner på vejen, som vil hjælpe mig med at styre min indbakke bedre fremad.
Den største? Ingen af de ting, der hjalp mig mest, var banebrydende. Det var de strategier, jeg hører gang på gang fra produktivitetseksperter og e-mail-moguler - det var bare et spørgsmål om faktisk at implementere dem og følge dem igennem.
På den note, lad mig dele et par ting, du faktisk skal gøre for at gøre din indbakke mindre forfærdelig.
1. Sæt "Besvarende e-mail" på din plan
Jeg har skrevet om dette før, men en af de ting, som jeg fandt mest effektiv, når jeg forsøgte at komme til indbakke nul hver nat, var ikke at kontrollere min indbakke konstant. I stedet for blokerede jeg bestemte bidder af tid hver dag til at afsætte til e-mail: for mig var 30-60 minutter om morgenen, frokosten, og i den sene eftermiddag var der masser af tid til at få tingene kvadreret væk.
Det ser ud til at være intuitivt (jeg var skeptisk med sikkerhed), men ved at fokusere på den ene opgave og intet andet var jeg i stand til at komme gennem min indbakke meget hurtigere end normalt. At have tidslinjen opmuntrede mig også til at strømme gennem e-mails i et hurtigere tempo, snarere end nøje dally på en, som jeg ikke har lyst til at svare eller blive distraheret af en uvigtig meddelelse snarere end bare at slette den.
Ved at besvare mine e-mails i bestemte tidstykker fik det derudover til at virke mindre som en endeløs opgave og mere som bare en anden ting på min to-do-liste, som var meget lettere at komme igennem. Før denne uge var jeg ikke klar over, at min indbakke altid var bagud i tankerne, og jeg var i en evig tilstand af frygt for at kontrollere min e-mail-konto hele dagen. Fordi det blev en del af min tidsplan som alt andet, stillede jeg ikke spørgsmålstegn ved, hvornår jeg skulle sende min næste e-mail; Jeg fik lige tid til det.
Det var også super dejligt at "logge af" i slutningen af en session og ikke bekymre dig om, hvad der foregik i verden af cyberspace.
2. Besvar de fleste e-mails med det samme
Personligt kræver ca. 65-70% af e-mails i min indbakke hurtige svar, der tager mig mindre end et minut eller to at skrive. Alt for ofte kommer jeg i en dårlig vane med bare at lade dem være i min indbakke og sige: ”Eh, dette er let. Jeg kommer til dem senere. ”Men som jeg indså, tog det mig faktisk mere tid og energi at læse dem, behandle dem nok til at beslutte, at de var lette nok til at udsætte indtil senere, og så komme tilbage senere og behandle dem igen for at svare.
Ved faktisk at tvinge mig selv til at besvare disse korrespondenter lige da og der i løbet af min dyrebare ”e-mail-besvarelse” -tid, var jeg i stand til at få flere ting ud af min indbakke og væk fra mit sind - og gå tættere på den undvigende indbakke nul.
3. Punt andre e-mails til strategiske tider
Endelig installerede jeg Boomerang-appen på Gmail i sidste uge, efter at en meget travl ven af mig blev ved med at insistere på, at jeg fik den (“Det er en livredder!” Sagde hun fortsat). Og jeg må indrømme: Hun havde ret.
Boomerang giver dig ganske enkelt mulighed for at planlægge igen, når e-mails vises i din indbakke. Selvom det måske lyder som snyderi for bare at planlægge alt til senere (“Jeg kom til indbakke nul i aften ved at planlægge 45 e-mails til at dukke op i min indbakke i morgen”!), Er pointen at være strategisk med, hvordan man bruger den.
For eksempel, som medstifter af et populært websted for universitetsoptagelser, sender medarbejdere i gymnasiet konstant mig college-essay-udkast til redigering, noget jeg synes om at gøre. Det er dog ikke sjovt at have disse udkast siddende i min indbakke i flere dage ad gangen, og jeg har ikke tid til at redigere dem, lige så snart de vises. I stedet brugte jeg Boomerang til at planlægge dem til at vende tilbage, da jeg havde mere tid til at redigere dem (i mit tilfælde er det fredag eftermiddag).
At kunne planlægge, hvad der kom ind i min indbakke, da det gjorde en enorm forskel i min produktivitet, og hvor meget jeg var i stand til at få gjort.
For en anden måde at gøre dette på, skrev indbakkegeniet Alex Cavoulacos her om et system til strategisk styring af e-mails, der kræver forskellige niveauer af indsats ved hjælp af etiketter og mapper. Apropos:
4. Brug etiketter eller mapper
Marker mine ord: Brug ikke din indbakke som en slags deponering til at dumpe alle dine e-mails; Brug etiketter, faner eller mapper (uanset hvad din e-mail-udbyder kalder dem) til korrekt at organisere og arkivere alt, hvad du modtager.
Jeg har over 30 forskellige labels på min e-mail-konto, og selvom det måske lyder besat eller specifikt, hjælper det mig hurtigt med at hente meddelelser, jeg har brug for, og arkivere ting, når jeg er færdig med dem, hvilket får min indbakke til at virke meget mindre skræmmende.
For eksempel, lige nu har jeg et par frem og tilbage korrespondenter, der foregår med nogle af mine ansatte fra The Prospect . I stedet for bare at forlade disse igangværende e-mails i min indbakke hele tiden, har jeg arkiveret dem under deres respektive Prospect-relaterede mapper, så de kun dukker op, hvis der er en ny besked. Dette rydder fysisk min indbakke af ting, jeg allerede har behandlet, hvilket får andre ting til gengæld til at føle sig meget mere håndterbare.
5. Afmeld abonnement på e-mail-lister
Dette tip er temmelig selvforklarende: Slip af med al fnug. Går du bare direkte til papirkurven ikonet i din indbakke, når visse nyhedsbreve ankommer? Bare afmeld. Og træk ikke engang undskyldningen "Men jeg kan måske læse dette senere!". Min tommelfingerregel er, at hvis jeg sletter et nyhedsbrev tre gange i træk, afmelder jeg stedet.
Jeg har personligt læst en masse nyhedsbreve til forskellige optrædener, så for at komme igennem sloget brugte jeg Boomerang til at finde mere praktiske tidspunkter for nyhedsbreve, som jeg kunne godt lide at vises i min indbakke, og jeg afmeldte alt andet.
Ved at tage mig af disse e-mail-lister forhindrede jeg mig i det væsentlige fra at modtage flere dusin flere e-mails hver dag. Før følte jeg, at jeg brugte halvdelen af min indbakke-tid på bare at slette nyhedsbreve og andre masse-e-mail-lister, som jeg ikke længere behøver at bekymre mig om. Det føles som om min indbakke handler om personlig e-mail, der er rettet specifikt til mig, og de nyhedsbreve, jeg har opbevaret, er ting, jeg faktisk ser frem til at læse.
Ser jeg tilbage på mit eksperiment, var det værd at prøve at komme ind i indbakken nul hver dag?
Jeg tror, det korte svar er nej, du skal ikke flytte himmel og jord for at se det åh-så-dejlige “Ingen ny mail!” -Banner i Gmail hver eneste aften før sengetid. Imidlertid viste dette eksperiment mig, at jeg ikke havde brug for at have snesevis (hvis ikke hundreder) af e-mails hele tiden sidde i min indbakke; der var måder at skære ned på meddelelserne og derfor skære mine e-mail-inducerede stressniveauer. Jeg er nu mere opmærksom på, at besvarelse af e-mails ikke behøver at være en evig opgave - det er bare endnu et hak på min daglige opgaveliste, hvilket igen får mig til at føle mig mindre ængstelig over det.
Ved at ændre mine e-mailvaner gjorde jeg hele processen med at modtage og sende e-mails meget lettere for mig selv - og jeg sparer tidspunkter ved at gøre det. Hvem elsker ikke det?
