Åbne kontorplanplaner, nu normen i 70% af de amerikanske arbejdspladser, er designet til at fremme samarbejde, fritflydende ideer og en ånd af ”vi er alle sammen i dette” blandt medarbejdere i rækkerne.
Hvilket er fantastisk, bortset fra når du virkelig har brug for bare at slå dig ned og få gjort noget arbejde.
Mit team hos The Muse har eksperimenteret med et par tilgange til at afbøde det forskningsstøttede fald i produktivitet og koncentration i et åbent kontor, herunder at investere i støjdæmpende hovedtelefoner, skabe et "bibliotek" -rum, der er beregnet til stille arbejdstid og tillader regelmæssig arbejde hjemmefra.
Men vi har måske ikke løst det største smertepunkt, det ikke-planlagte drop-by: Desværre betyder en velmenende medarbejder "bare dukker med et supersnabbt spørgsmål" for den gennemsnitlige arbejdstager et fokuspause, som tager 25 minutter at komme sig fra. Eller i nogle tilfælde, at den eneste 20-minutters pause, som nogen har mellem møderne, hurtigt kan væltes af andres prioriteter.
Indtil for nylig, da tre af mine medarbejdere kom med en plan. De distribuerede et stykke velcro til hvert teammedlem til at fastgøre på deres skærm og et lille stykke rødt papir. Og de annoncerede en ny regel: Når du er i fokuseret arbejdstilstand og foretrækker ikke at blive forstyrret, skal du hænge dit lille tegn op. Når du er åben for improviserede chats, skal du blot fjerne det.
Hvordan har det fungeret? Indtil videre temmelig godt. ”Hvordan har din dag været?” Spurgte jeg tilfældigt min kollega Ariana denne uge. ”Fantastisk - dette er første gang siden jeg har arbejdet her, at jeg fik alt på min opgaveliste gjort, ” svarede hun. ”De små tegn på ikke-forstyrrelse har været utrolige.”
Forvirret spurgte jeg et par andre. ”Jeg har fået betydeligt mere arbejde, siden jeg begyndte at bruge det, ” sagde en anden kollega. ”Især i de 15 minutters tidsvinduer mellem møderne - den tid er hellig, og du kan ikke få nogen til at komme op til dig, hvis du vil få noget gjort.”
Vi er ikke det eneste team, der har prøvet dette koncept. Softwarevirksomhed 10.000 ft fandt sit kontors røde / grønne / gule system så effektive, det skabte kort, som du også kan downloade og udskrive. Produktivitetsekspert Laura Stack husker en manager hos Coca-Cola, der satte en rød hat på, da han ikke ville blive forstyrret - en simpel ændring, der "fungerede som en charme." Andre virksomheder investerer i produkter som Kuando's Busylight og Luxafor, lys op digitale enheder, der synkroniseres med din computer, viser rødt, når du bruger "produktive" apps (Skype, Asana, Word, for eksempel) og grønt, når du skifter til andre (midt på Facebook-pause, nogen?).
For at nogle af disse systemer skal være effektive, skal alle selvfølgelig spille efter reglerne. Hvis du vil prøve det, skal du sørge for at opstille retningslinjer for hele teamet: Sæt tilmeldingen op, når du ikke ønsker at blive afbrudt (arbejder på et fokuseret projekt, siger); tag det ned, når du er åben for improviserede chats. Og vær villig til at være håndhæver. ”Jeg har været nødt til at minde alle om, at jeg ser alvorligt på det, ” siger Maranda Elkin, en af ringlederne i systemet på The Muse. ”Du er nødt til at lære alle omkring dig, det er sådan du opererer. Først kan de synes det er irriterende, men de forstår det. ”
Hvis du kæmper fra åbenlyse problemer, hvorfor ikke prøve det? Denne ene lille ændring kunne gøre arbejdspladsen lidt mere anvendelig for hele dit team.
