Jeg blev smigret (og lidt skræmt), da jeg blev bedt om at skrive et anbefalingsbrev for første gang. Opgaven virkede så ”høje indsatser” - mit brev ville indgå i den studerendes potentielle optagelse på et kandidatuddannelse. Og på det tidspunkt var jeg blot en 22-årig andenårs ph.d.-studerende.
Som heldet kunne have det, havde en anset professor i min afdeling for nylig fortalt en historie om sin første oplevelse med at skrive et anbefalingsbrev, der beroligede mine nerver lidt. ”Det tog evigt!” Huskede hun. Men når hun fik fat på det, blev processen lettere og mere effektiv hver gang.
Når du har få års erfaring under dit bælte, er der en god chance for, at du også bliver bedt om at skrive anbefalingsbrev for kandidatuddannelser, priser eller stipendier. Og selvom det er let at være nervøs for at tackle dette første gang, skal du ikke bekymre dig - bare følg disse grundlæggende retningslinjer for at opbygge en stærk, støttende sag for din kollega eller mentee.
Vær selektiv
Første ting først: Før du accepterer at anbefale nogen, er det vigtigt at vurdere, om du kender kandidaten godt nok til at tale om hende i forbindelse med det program, hun ansøger om. Medmindre du specifikt bliver bedt om at være en personlig eller karakterhenvisning, antager applikationer, der kræver anbefalingsbrev, typisk, at du har arbejdet med eller overvåget ansøgeren i en akademisk eller professionel ramme.
Så selvom du kan tale med en vens lederegenskaber ud fra personlig erfaring (f.eks. Du meldte dig frivilligt sammen eller var med som formand for en social begivenhed for din sorority), hvis du ikke har været hendes direkte vejleder eller medarbejder, kan du måske ikke være hendes bedste indsats. På lignende måde, hvis du ikke føler dig sikker på, at du kan sige noget virkelig unikt om hende, eller ikke har det godt med at skrive et stærkt brev på hendes vegne, ville det sandsynligvis være bedst at foreslå at finde en anden anbefaler.
Men hvis du har et robust professionelt forhold til ansøgeren og kender hendes færdigheder og evner, skal du ikke være bange for at tage springet!
Komponer et glødende (men relevant) brev
OK - du er klar til at skrive, men hvad inkluderer du? Følg tipene nedenfor for at sikre, at du producerer det mest effektive brev.
1. Tilmeld ansøgerens hjælp
Selv hvis du kender ansøgeren godt, har du brug for nogle relevante oplysninger for at hjælpe dig med at skrive det bedst mulige brev. Så vær ikke bange for at bede hende om vejledning.
Hvorfor ansøger hun for eksempel til netop dette program? Hvilke færdigheder og oplevelser tror hun vil fremtræde mest for optagelsesudvalget? Hvad er nogle af de resultater, hun er mest stolt af? Bed om en kopi af hendes CV eller støttemateriale - brug dem derefter til at skræddersy dit anbefalingsbrev (f.eks. Hvis hun ansøger om et finansieringsprogram, har du sandsynligvis ikke brug for at skrive meget om hendes kreativitet og videoredigeringsevner!).
2. Find hendes bedste træk
Optagelsesudvalg modtager hundreder (eller tusinder) af ansøgninger om langt færre tilgængelige åbninger. Så ud over minimumskrav som uddannelse og erfaring er de på udkig efter enestående træk - "X-faktorer", der adskiller nogen i et hav af applikationer.
For at præcisere disse egenskaber skal du huske dine interaktioner med ansøgeren: Er der en særlig præstation, der skiller sig ud for dig? Har du set hende overvinde en hindring på arbejdet - og hvordan kom hun igennem det? Hvordan kan disse oplevelser hjælpe hende med at få succes i gradskolen? Uanset om hun er en god leder eller kommer med kreative løsninger på problemer, skal du tænke på de vigtigste deskriptorer, du kunne bruge.
Mere vigtigt er det, at du sørger for at give eksempler og specifik adfærd for at bakke disse træk op. Det er dit job som anbefaling at beskrive ansøgeren til en, der ikke kender hende, og anekdoter kan være enormt nyttige til at bringe hendes personlighed til live og få hende til at skille sig ud fra mængden.
3. Se dit sprog
Du har sandsynligvis hørt, at der er visse ord, som skal undgås, når du skriver en CV - det gælder også anbefalingsbreve. Fangstudtryk som "hårdtarbejdende", "entusiastisk" eller "kreativ" betyder ikke meget, når alle de andre ansøgere beskrives med de samme vage udtryk.
Så undgå overdrevent blomstrende eller tvetydigt sprog i dit brev. Vær så detaljeret som muligt, når du beskriver din kandidat, og give altid konkrete eksempler for at understrege de træk, du nævner.
4. Skriv om ansøgeren som helhed
Det er vigtigt at huske, at udvalg søger folk om at afrunde deres indkommende klasse - ikke kun en tjekliste over kvalifikationer.
Så mens du skriver, skal du tænke på, hvordan ansøgeren muligvis kan bidrage til hendes nye klasse på måder, der ikke er indlysende af hendes ansøgningsmateriale. Har hun en god sans for humor? Er hun en god lytter, altid villig til at give et øre eller en hjælpende hånd? Eller måske kunne hendes interesser uden for arbejdet give udvælgelseskomitéen en bedre fornemmelse af hendes personlighed. For eksempel, hvis hun netop afsluttede sit første maraton, kan du have været vidne til hendes beslutsomhed.
Detaljer som disse vil ikke være i en ansøgers CV, men de kan virkelig hjælpe optagelsesteamet med at forestille sig, hvordan hun ville bidrage til deres akademiske samfund.
Negle logistikken
Nu, hvor du har skrevet indholdet af brevet, er resten bare detaljer!
Anmeldere har begrænset tid til at gennemføre applikationer, så det er vigtigt at være kortfattet - hold din anbefaling på en enkelt side. Brug din virksomheds eller skolens brevhoved, hvis det er tilgængeligt, og underskriv bunden med dit navn, den aktuelle jobtitel og kontaktoplysninger, hvis en indlæggelsesmedarbejder skal følge op.
Du bliver også nødt til at tage beslutningen om at lade ansøgeren se brevet eller ej. Mange ansøgningsskemaer giver kandidaterne muligheden for at give afkald på deres ret til at se det endelige produkt, men som anbefaleren er det virkelig op til dig (nogle anbefalere accepterer ikke at skrive et brev, medmindre den studerende giver afkald på denne ret). Oftest antages det, at afkald på retten indikerer et tillidsniveau mellem anbefaleren og ansøgeren, så mange brevforfattere føler sig mest behagelige med at holde indholdet af deres anbefaling fortroligt.
Endelig og måske tydeligvis dobbeltkontrol af fristerne og retningslinjerne for indsendelse for at sikre dig, at dit brev er i god form og tjener dets formål.
Når du har indsendt anbefalingen, skal du fortælle din ansøger, ønske hende held og lykke, og du er færdig! Med din hjælp er ansøgeren godt på vej til en vellykket og opfyldende fremtid.
