Du er ansat for en kritisk rolle på dit team - tillykke! Du har brugt uger på at gennemgå CV, lave telefonskærme og køre interviews, alt for at få den rigtige kandidat. Men indånding ikke det lettelsens suk endnu, du har stadig et kritisk trin til at gennemgå: Onboarding.
Mens mange ledere delegerer denne del af processen til HR- og IT-afdelingen og antager, at de bare rammer jorden med deres nye all-star på første dag, har jeg lært, at planlægning på den måde ikke er nok.
For hvad der normalt sker, er at din nye medarbejder sætter sig sammen med dig, får de få første skridt og derefter vender tilbage gang på gang med, “OK, jeg gjorde XYZ, hvad nu?” Eller, værre er det, at newbie vil sidde omkring twiddling hans eller hendes tommelfingre venter på dig til at tildele den næste opgave. I mellemtiden prøver du ikke kun at træne denne person, men udfører også dit job (som kan omfatte administrering af andre) på samme tid.
Denne nøjagtige situation er grunden til, at jeg besluttede, at det var på tide at komme med en bedre plan, der fik processen til at fungere bedre for alle involverede.
Trin et i udformningen af denne "bedre måde" skitserede mine mål:
- Den nye medarbejder ved præcis, hvad mine mål er for ham eller hende
- Han eller hun spilder ikke tid på at vente på et næste trin
- At få den tid, jeg tilbringer med ham eller hende, så nyttig og påvirkelig som muligt
- For at personen skal begynde at tage sine egne beslutninger inden for et kontrolleret miljø, så han eller hun udvikler autonomi og selvstjernethed tidligt
Når jeg havde dem på plads, blev det let at udvikle del to - Self-Onboarding Tool. Det er et Google-dokument med to hovedafsnit: månedens mål og leverancer og månedens detaljerede plan.
Jeg har brugt dette igen og igen nu, og det rammer de fire mål, jeg nævnte ovenfor hver eneste gang. Faktisk er jeg så imponeret over det, at jeg oprettede en version til dig (ja, du!).
Du kan downloade det her.
Før du begynder at arbejde med The Self-Onboarding Tool, er der et par tip og tricks, du skal læse igennem.
- Vær så grundig som muligt, før den nye leje starter. Tilføj alt og alt, der kan være nyttigt: dokumenter, der skal læses, mennesker, han eller hun skal møde, værktøjer, han eller hun skal lære, og så videre. Der er ikke sådan noget som for kornet her.
- Reserver den første uge til en masse læsning og møde mennesker samt få adgang til alle de værktøjer, der er behov for. Den anden og tredje uge bør omfatte flere møder i hele organisationen for at lære om andre teams mål, samt nogle indledende opgaver, din nye leje kan begynde at tackle.
- Bliv så detaljeret som muligt, når det kommer til opgaver. Må ikke bare sige, "Læs Q4 Diagnostics" - skriv "Læs Q4 Diagnostics i den tekniske mappe, der er i det offentlige drev", og link til filen. Derudover skal du sørge for at medtage navnene på enhver, du vil have ham eller hende til at møde (hvad enten det er for at få værktøjer eller lære om processen), snarere end bare at sige, "Mød med marketingteam for at diskutere mål."
Selvom dette er en spilskifter, skal du vide, at du stadig skal mødes med din nye leje, før du bare sender dette dokument. Jeg anbefaler, at du blokerer 30 til 40 minutter deres første morgen for at gå gennem dokumentet med ham eller hende, så du kan besvare alle spørgsmål, han eller hun måtte have. Derefter vil medarbejderne føle sig bemyndiget til at komme i gang og være ude af løbene. Men igen, du er stadig manager! Sørg for at planlægge 30 minutters opfølgningstid i de første to uger, så eventuelle spørgsmål kan besvares.
Stol på mig: Med Self-Onboarding-værktøjet øger du, hvor hurtigt din nye all-star kommer op i hastighed og stiller klare forventninger fra start. Og som en bonus har jeg fundet, at det virkelig lader folk skinne, da jeg lærer meget om deres eksisterende viden og arbejdsstil fra de spørgsmål, de stiller. Plus - jeg ved, det bliver stadig bedre - når du først har konfigureret dette en gang, er det meget lettere at tilpasse til fremtidige ansættelser.
Fortæl mig, hvordan det fungerer for dig på Twitter @acav.
