Som en, der bekymrer sig om, at folk ved en fejltagelse fornærmer, har jeg en tendens til at gå over bord i e-mail - især når jeg giver feedback.
Jeg bruger overdreven udråbstegn, fremsætter min konstruktive kritik i spørgsmål (“Jeg tror, at denne rapport kan bruge nogle visuelle billeder?”) Og spørger altid, om de foretrækker at bare mødes personligt for at diskutere videre.
Nogle gange vil jeg læse igen beskeder, som jeg sendte og krybe - udråbstegnene, der føltes så venlige, da jeg skrev mit svar nu, får det til at se ud som om jeg er usund besat af visuals i præsentationer.
Mens jeg ved, at jeg nogle gange har brug for at ringe disse vaner ned, læste jeg for nylig noget, der fik mig til at smile. Det viser sig, at al min varme-og-fuzziness faktisk giver mig en ben-up.
I henhold til en nylig artikel om Quiet Revolution med titlen "7 måder at bruge magtløs kommunikation på" er dette blot nogle af teknikkerne for mennesker, der er mere indflydelsesrige og succesrige via e-mail. Grundlæggende, siger hun, har folk, der oplever som mere ydmyge, ellers kendt som ”magteløse kommunikatorer”, en tendens til at inspirere tillid og opbygge stærkere forhold.
Og det modsatte er også sandt - når du sætter spørgsmål som ordrer, kun bruger perioder og snakker med for meget autoritet i dine e-mails, er du mindre tilbøjelig til at få et godt svar (eller et svar overhovedet). Siger QR-stifter og forfatter af artiklen, Susan Cain:
Det koger ned på denne indsigt: Når folk tror, at du prøver at påvirke dem, sætter de deres vagt op. Men når de føler, at du prøver at hjælpe dem, muse din vej til det rigtige svar eller være ærlige over dine egne ufuldkommenheder, åbner de sig for dig. De hører, hvad du har at sige.
Hvad betyder det? Det at være mindre formel, mindre selvsikker og mere følelsesladet i dine e-mails er ikke sådan en dårlig ting - i virkeligheden, siger Cain, der henviser til forfatter Adam Grants forskning, "magtesløse kommunikatorer giver 68% mere indtægter."
Det er klart, at peppering af hver e-mail, du sender med emoji, alle kasketter og spørgsmålstegn for korrekt at udtrykke dine følelser, sandsynligvis får dig til at møde som uprofessionel, usikker og endda upassende i visse situationer. Men andre gange kan det gøre hele forskellen.
Måske betyder det at bede om nogen godkendelse, før du kaster en anden opgave på deres måde: Fungerer dette for dig? Glad for at diskutere hvordan man opdeler arbejdet mellem os! snarere end jeg har brug for dine notater inden fredag.
Eller tag et øjeblik på at få dine anmodninger til at lyde menneskelige - for eksempel ved at sige. Kan du vende tilbage til mig med tanker? snarere end Venligst rådgive.
Eller endda bare underskrive dine e-mails med "Tak!" Eller "Have en god weekend!" Snarere end den mere formelle "Bedste."
Ligesom du ikke personligt ville tale med dine kolleger på en ekstremt knap-up, formel måde, ønsker du ikke at komme så koldt via e-mail. For hvis du vil have folk til at reagere, er du nødt til at give dem en god grund til - og en, der er venlig og undertiden sårbar, er i sidste ende meget mere tilbøjelig til at tjene respekt end nogen, der slet ikke åbner op.
Vil du vide, hvad der ellers ægter dine kolleger ellers? Vi har samlet alle de e-mail-etikette-tip, du har brug for, for at sikre, at alle faktisk læser (og svarer) på dine meddelelser.
