Tilstrømningen af smartphones har været fantastisk på arbejdspladsen: med muligheden for at e-maile, surfe på Internettet og tekst 24/7 kan vi udføre vores job bogstaveligt talt når som helst og hvor som helst. Men at være bundet sammen i en berøringsskærm kan også virke imod os - på den ene side er vi uendeligt tilgængelige, og på den anden er det let at ignorere dem, der er i vores virkelige liv.
Så hvordan forbliver du forbundet og professionel på samme tid? Her er moderne manerer til de mest almindelige smartphonesituationer.
1. Er det OK at holde min smartphone ude under et møde?
Det kommer an på. Hvis du bruger dem til at hente oplysninger, der er relevante for diskussionen, skal du holde dem ude - bare forklar, hvad du laver. Hvis det er et internt møde, og du forventer et vigtigt opkald fra en klient, skal du holde din telefon ved at vibrere, og sørg for at gå væk fra mødet, når du henter opkaldet. Men hvis du deltager i et møde med en klient - eller et internt møde, hvor du ikke forventer et opkald - skal du fjerne din telefon væk og kontrollere den først, når mødet er forbi.
2.
Dit kropssprog taler lige så højt som din stemme til dem omkring dig. Hvis dit fokus er på noget andet end den person, der taler, projicerer du et uprofessionelt og distraheret billede. Selvom din telefon ikke ringer, fortæller det stadig meget, at det nuværende møde rangerer på din prioriteringsliste, når du kigger ned og roligt tapper en meddelelse.
3. Kan jeg bruge min telefon til at notere uden at være stødende?
Ja, men vær klar over formålet med dine handlinger, før du begynder. Du kan sige, "Jeg vil tage et par noter, mens vi taler for at sikre, at jeg fanger dine vigtigste punkter." Forbliv engageret i mødet (kig ikke efter den tekst, der lige kom ind, uanset hvor diskret du synes du er), og sørg for at slå op og skabe øjenkontakt lejlighedsvis, så alle ved, at du virkelig er der med dem.
4. Hvordan fortæller jeg min manager at lægge telefonen væk og stille ind?
Der er ingen nem måde at chide din chef på for dårlige manerer, men du kan gøre dit punkt på en subtil måde, hvis du er i en en-til-en-samtale. Foreslå omplanlægning, hvis din manager er begravet i en smartphone ved at spørge: ”Du synes temmelig travlt, skal vi udsætte vores møde?” Du kan også løse dette problem ved at holde møder så hurtige og kortfattede som muligt. Men hvis din chef sms'er under et klientmøde, skal du muligvis (omhyggeligt) påpege, at din klient ikke synes tilfreds med distraktionen.
5. Hvordan kan jeg diskret tage et opkald, mens jeg spiser med en klient?
Beklager, det kan ikke gøres. Selvom telefonen er indstillet til at vibrere. Tænk over det: er et indgående opkald så vigtigt, at det er værd at formidle beskeden, at din klient ikke er din højeste prioritet? Hvis du venter på et presserende opkald (f.eks. Fra hospitalet, fordi et familiemedlem er syg) eller oplysninger, der ville være gavnlige for dit møde, er det naturligvis undtagelser fra reglen - men du bør forberede din middagsselskab om muligheden for disse afbrydelser på forhånd. Og enhver anden grund kan simpelthen ikke retfærdiggøres.
6. Hvordan håndterer jeg et telefonopkald fra et uhensigtsmæssigt sted (dvs. lufthavn, frokost, kørsel)?
Voicemail er der af en grund. Der er ikke noget galt i at ringe til nogen tilbage på fem eller 10 minutter, når du er fri for distraktion og bedre kan høre og blive hørt. Hvis du ved, at opkaldet er meget vigtigt, skal du svare på telefonen og bede om at ringe tilbage om et par minutter, når du kommer til et mere ideelt sted at tale. Uanset hvad du gør, skal du undlade at råbe private forretningsanliggender på et offentligt sted.
7. Min chef har lige efterladt mig en telefonsvarer. Hvor længe skal jeg vende tilbage til hende?
Afhængigt af indhold og emne har du en arbejdsdag - men gør det før, hvis opkaldet haster.
8. Hvordan skal jeg håndtere tekster og e-mails i løbet af timen?
En e-mail sendt efter arbejdstid kan besvares den næste arbejdsdag, medmindre andet diskuteres med (eller forventes af) din chef. En tekst er anderledes - selve kommunikationens karakter indebærer umiddelbarhed - så du skal svare så hurtigt som muligt. Og hvis du er den, der sender meddelelsen, skal du altid være klar over dine forventninger til responstid.
9. Hvornår er arbejdsrelateret tekstning acceptabelt?
Hvis en klient indleder en tekstsamtale med dig, er det helt fint at svare. Men selv i nutidens teknisk kyndige verden må du ikke antage, at alle er alt for fortrolige med sms. Hvis du skriver tekst på jobbet, skal du holde det professionelt. Undgå humørikoner eller slangede forkortelser som OMG, LOL og BTW.
10.
Når du er i tvivl, skal du følge denne enkle tommelfingerregel: de mennesker, du møder med ansigt til ansigt, har forrang. Fokuser på dem over enhver, du sms, e-mail eller ringer op.
