Vi har alle været på den modtagende ende af disse e-mails, der bogstaveligt talt inspirerer røg til at begynde at bølge ud af vores ører.
Et minut er du helt rolig, cool og samlet. Men når din indbakke klinger? Den ene tilsyneladende uskyldige besked skubber dig lige over kanten.
Inden du ved det, har du fyret ud af et brutalt og uhyggeligt svar, der siger noget i retning af, ”Seriøst, Janet, hvor mange gange skal jeg fortælle dig at bytte nummeret i øverste hjørne af regnearket ?! Dette bliver latterligt. ”
Cringe, ikke? Typisk er du klog nok til at tage en pause og samle dig selv, før du reagerer. Men i dag? Nå, Janet og hendes regnearks inkompetence fik det bedste af dig - og du svarede, før du havde en chance for at tømme din egen korte sikring.
Du ved, at din e-mail var uhøflig og måske lidt mere aggressiv end den samtale, der var krævet. Så hvordan kan du backpedal ud af denne situation - uden at indhente et ry som den medarbejder, der vil miste sin cool på et øjeblik?
Start med at svare (så hurtigt som muligt!) På den samme e-mail med en meddelelse, der ligner meget denne.
E-mail-skabelon Sådan følges op efter at have sendt en uhøflig e-mail
I vores eksempel på den irriterende Janet og hendes opfattede manglende evne til at udfylde det rutinemæssige regneark korrekt, her er hvordan en opfølgende e-mail ville se ud med de nødvendige oplysninger udfyldt.
En prøve
Her er en vigtig ting at bemærke: Mens du kan og bør give en kort forklaring på, hvorfor dit svar var uhøfligt, skal du holde det temmelig generelt og modstå trangen til at rangle fra et væld af undskyldninger.
Modtageren af din alt for vrede meddelelse vil sandsynligvis ikke være interesseret i det faktum, at du stubbede din tå den morgen, du har dårlig fordøjelsesbesvær, og din bil ville ikke starte på vej til din klient frokost - han eller hun vil bare vide at du er opmærksom på din ufølsomhed og er villig til at stå til ansvar for dine egne handlinger.
Desværre er der ingen måde for dig at tage den dårlige måde af din e-mail tilbage (det ville dog være rart, ikke?). Men hvis du straks følger op med en undskyldende e-mail, skal det hjælpe med at udjævne tingene og fortryde noget af den skade, du har forårsaget med din alt for hurtige svartid.
