Gennemgangssæsonen kan være stressende, uanset hvilken side af bordet du sidder på.
Hvis du er en manager, har du en masse arbejde med at forberede feedback på resultater oven på din almindelige arbejdsbyrde. Og du skal sandsynligvis levere denne feedback ansigt til ansigt. Selvfølgelig er det ikke let at høre konstruktiv kritik, men at levere det er ikke noget, folk ser frem til heller.
Og en af de vanskeligste situationer at navigere er en anmodning om en hæve eller forfremmelse. Især hvis du ikke forventede det. Men tag en dyb indånding og husk, at dette er en mulighed for enten at vise dine medarbejdere, hvor meget du værdsætter dem eller hjælpe dem med at vokse til nogen, der fortjener det, de vil have.
Før tid
Hurtig note: I en ideel verden læser du denne artikel flere uger før den formelle proces begynder (og budgetterne er afsluttet). Men vi lever ikke i en ideel verden, og hvis det er tilfældet, kan du springe ned til "i øjeblikket."
Gennemgå virksomhedens politikker og procedurer
Før du gør noget andet, skal du sørge for at gøre dig bekendt med virksomhedens politikker og procedurer omkring anmeldelser, kompensation og forfremmelse. At kende det grundlæggende vil ikke kun sikre, at du giver dine medarbejdere en produktiv gennemgang, men det vil også gøre det lettere at håndtere eventuelle anmodninger, der kommer op. Hvis du ikke er sikker på, om disse oplysninger findes, eller hvor de bor, skal du række ud og spørge.
Evaluer dine medarbejdere og team
"Ingen manager bør gå ind på nogen anmeldelse, der vinger den, ikke kun med henblik på at rejse formål, " siger Karen Dillon, tidligere redaktør af Harvard Business Review og forfatter af The HBR Guide to Office Politics .
På kompensationssiden skal du se på alle interne data, du har om lønbånd, og se, hvor dine direkte rapporter falder. Er der nogen outliers? Har nogen nye tilføjelser til teamet skæv fordelingen? Alt sammen overvejet, er dette et fair sted for denne medarbejder at være?
Tænk på forfremmelsessiden, hvordan din medarbejder har det inden for ethvert ansvarsområde for deres egen rolle, og om deres præstationer går så langt ud over det omfang, at de opfylder kravene til en mere senior rolle, hvis der er en tilgængelig. Lav dine indledende anbefalinger baseret på denne analyse.
Håbet er, at du allerede har sikret rejser og forfremmelser for dem, der er berettigede og fortjener, når du går ind i lokalet til dine møder. Du kan hjælpe med at forhindre problemer ved at udføre dette arbejde grundigt og tankevækkende i forvejen. Men vær opmærksom på, at uanset hvor godt du forbereder dig, er det umuligt at undgå overraskelser.
Indstil forventninger
Er der ikke noget budget? Er der nogen på dit team, der præsterer dårligt? Kender du nogen, der regner med en stigning eller forfremmelse, der simpelthen ikke sker. Du kan undgå meget drama og spænding ved at føre denne hårde samtale inden den formelle gennemgang.
Jeg vil lægge vægt på “hårdt”, fordi det at sige nogen, at de bliver nødt til at vente på, hvad de vil, aldrig vil være sjovt at diskutere.
Du kan starte med at sige noget på denne måde: ”Jeg ved, at vi mødes næste onsdag for at diskutere din præstation i det forløbne år. Jeg ved også, at du måske forventer en stigning. Fordi jeg ønsker, at dette skal være en produktiv samtale, ville jeg fortælle dig, at du ikke er berettiget lige nu, fordi. Jeg ved, at dette er svært at høre. Men jeg er på din side, og jeg er din talsmand her, så lad os bruge vores tid i næste uge til at diskutere, hvordan vi kan sikre, at du er kvalificeret og alle de andre måder, du kan vokse i mellemtiden. ”
Spoiler: Personen vil ikke være glad for at høre dette. Det er ok. Nøglen lige nu er at anerkende, at de er skuffede og vente til din formelle samtale for at gå i dybden med feedback.
I øjeblikket
Anerkend anmodningen
Fakta: At bede om en forhøjelse eller en forfremmelse er stressende og følelsesladet. Hvis du nogensinde har gjort dette (og det håber jeg, du har gjort!), Ved du det. Så trin et er at sikre, at din direkte rapport ved, at du har hørt dem ved at anerkende anmodningen.
Prøve:
- ”Tak, fordi du bragte det opmærksom på mig.”
- "Jeg hørte dig, og …"
Bed om mere information
”Dit job som manager er ikke at have et svar lige da, ” siger Shannon Fitzgerald, direktør for HR ved The Muse. ”Det er at lytte og indsamle information, ” tilføjer hun. Det er "at spørge, hvorfor de har det på den måde og grave sig inden de reagerer."
Du behøver ikke kun at forstå din medarbejders ræsonnement for at træffe en informeret beslutning og måske tage en sag til HR og dine højere ups, men du vil også være i stand til at finde ud af, om der er andre problemer, du har brug for - såsom uoverensstemmende forventninger til rollen.
Prøve:
- ”Har du noget i tankerne?”
- ”Fortæl mig, hvorfor du har det på den måde.”
- "Hvad synes du er et passende interval?"
Angiv en plan og realistisk tidsramme for en svar
Så du har sørget for, at din medarbejder føler, at deres anmodning er blevet hørt og indsamlet oplysninger om, hvad de ønsker, og hvorfor de synes, det er passende.
Nu "er et vigtigt punkt aldrig at tage en beslutning på det tidspunkt, hvor en anmodning om hævning tages, " siger Dick Grote, grundlægger og præsident for Grote Consulting, hvor han har specialiseret sig i performance management. Ethvert ja eller nej svar, der gives inden for få minutter "kommer som flippant, " tilføjer han og sætter en dårlig præcedens. Lad i stedet fortælle din medarbejder, at når de skulle forvente at høre fra dig om dette. Og vær realistisk.
Prøve:
- ”Jeg vil tænke over dette, og vi taler igen ind.”
- ”Lad mig undersøge dette og vende tilbage til dig ind.”
- ”Jeg ville ønske, at jeg kunne komme tilbage til dig før, men det kan tage tre uger.”
Hold dit ord
”Uanset hvad du fortæller medarbejderen, skal du holde dit ord, ” siger Dillon. Det kan være fristende at være optimistisk her, men overvej de skridt, du skal tage, og vær ærlig om, hvor lang tid det vil tage, før du kan følge op. Det går meget længere end falskt håb.
Så hvis du fortæller din direkte rapport, kommer du tilbage til dem om to uger, skal du sørge for at gøre det. Lad ikke den markør, du indstiller, gå uden at diskutere det.
Og ”vente bestemt ikke, indtil personen kommer frem igen, ” siger Grote.
Efter anmodningen
Lav dine lektier
Nu er det tid til faktisk at grave i. Dobbeltkontrol af din oprindelige evaluering, verificer de punkter, din medarbejder har medbragt, vurder eventuelle fakta eller præstationer, de delte, som du måske ikke har overvejet, se på deres præstationer med friske øjne og tænk på konsekvenserne af denne beslutning, når det kommer til resten af dit team.
Hvis du administrerer flere mennesker, vil du måske vente, indtil du er færdig med alle dine anmeldelser for at tackle dette. På den måde kan du evaluere alle anmodninger (hvis du får mere end én), søge vejledning fra din egen chef om dem alle på én gang, komme til konsistente beslutninger, der giver mening i sammenhæng, og forberede den bedste strategi til at gøre sagen for en eller flere af dine rapporter.
Foretag sagen (hvis den er garanteret)
Hvis du er kommet til den konklusion, at din medarbejder har ret, er det tid til at gå til bat. Da det er usandsynligt, at du kan foretage opkaldet selv, er du nødt til at finde ud af, hvem du mest har brug for at overbevise for at få dette til. Og prøv så at være så overbevisende som muligt.
”Denne manager skal have rigtig god begrundelse og nævne kvantificerbare resultater og indflydelse på organisationen, ” siger Regina Moravek, en bidragyder til The Muse, der har brugt 15 år i HR. Så medbring numrene, men glem ikke de kvalitative oplysninger også. Fremhæv for eksempel visse færdigheder, der er uvurderlige eller udskiller nogle tilbud fra kunder eller klienter, eller hvem der er relevant for at demonstrere, hvad denne person betyder for virksomheden.
Prøve:
- ”Vi sender ikke den meddelelse, vi vil sende med x% stigning i år.”
- ”Jeg føler virkelig var sådan en stjerne. Vi ønsker ikke at risikere at miste ham. ”
- ”Hvis der er blade, vil vi ikke være i stand til at erstatte dem overalt i nærheden af deres nuværende løn eller færdighedsniveau.”
- "Har visse kvalifikationer, uddannelsesniveau, der er vigtige for vores forretning."
- ”Hvis blade er væk, og jobbet er ledigt, koster det virksomheden så meget.”
Når du kommer tilbage til medarbejderen
Lever gode nyheder
Det bedste resultat er åbenlyst at få og have chancen for at levere gode nyheder.
Glem ikke at dette er "også et virkelig vigtigt tidspunkt at formidle til medarbejderen, hvor værdsat de er, " siger Moravek. Mødet handler lige så meget om ”at få medarbejderen til at føle, at de er en vigtig del af operationen”, som det handler om dollarbeløbet eller den nye titel, som hun siger, at alene kan føle sig hule. Men hvis du tilføjer "vi værdsætter dig, har du haft en enorm indflydelse på organisationen, " siger hun, er medarbejderen mere sandsynligt "motiveret til at fortsætte med at gøre et godt stykke arbejde."
Og hvis du leverer forfremmelsesnyheder, "Jeg vil altid gerne fortælle folk, at nu baseline går langt op, " siger Dillon. ”Du har det, og jeg er begejstret for dig. Men nu begynder du på dette niveau. Dette er ikke en belønning at læne sig tilbage på. ”
Prøve:
- ”Jeg har nogle gode nyheder til dig. Jeg har overvejet din anmodning om en forhøjelse, tænkt på den, undersøgt, og det ser ud til, at lønforhøjelse er passende. ”
- ”Jeg tænkte på den anmodning, du fremsatte om at overveje erstatning. Efter at have foretaget min research, har jeg besluttet, at en kompensationsændring er i orden. ”
Lever dårlige nyheder til en stærk kunstner
Nogle gange, uanset hvor velfortjent du tror, at en forhøjelse eller forfremmelse er, kan du ikke få den godkendt.
Husk dog, at "vækst kan betyde en masse forskellige ting, ikke kun penge, " siger Fitzgerald. Og se hvad du ellers kan tilbyde. Det kan være en spotbonus, føringen til et nyt projekt, chancen for at udvikle færdigheder eller få erfaring i et område af interesse, ekstra ferietid eller en anden kreativ løsning. Den bedste mulighed vil være skræddersyet til den enkelte.
”Som manager er det vigtigt at anerkende arsenalet med værktøjer til at holde medarbejdere glade. Der er mange ting i din kontrol, ”tilføjer hun, herunder at skabe et positivt miljø og give folk chancer for at vokse. ”En stigning er et meget vigtigt symbol, ” men det er også vigtigt at fortælle medarbejderne, at du værdsætter dem og demonstrerer så meget på måder, der går ud over penge og titler.
Og sørg for, at det er klart, at netop fordi svaret er nej i det øjeblik, betyder det ikke, at det altid vil være nej. Du kan forpligte dig til at gennemgå emnet igen om tre eller seks måneder.
Hvis du tror på denne medarbejders potentiale hos virksomheden, skal du dele det. ”Betingelserne for virksomheden / industrien / konkurrencen lige nu er sådan, at vi ikke er i stand til at gøre det, ” foreslår Grote at sige. Anerkender, at det ikke var, hvad de ønskede at høre: ”Jeg ved, at du bestemt er skuffet. Det ville jeg være. ”Men tilføj derefter:“ Men jeg vil fortælle dig noget. Jeg tror, du har en meget lys fremtid her. ”
Prøve:
- ”Desværre er virksomheden ikke i stand til at give stigninger, men jeg vil meget gerne give dig disse andre muligheder.”
- ”Jeg ved, at du også er interesseret i at udføre denne slags arbejde, så lad os ændre dit job lidt.”
- ”Du og jeg skal samarbejde i år for at sikre, at din profil hæves.”
- ”Jeg er forpligtet til at give dig muligheder for at skinne.”
- ”Jeg værdsætter, at du bragte dette opmærksom på mig. Jeg vil være mere opmærksom, når der opstår promoveringsmuligheder, at du vil blive betragtet som en kandidat. ”
Lever dårlige nyheder til en svag udøver
Hvis din direkte rapport "ikke har nogen idé om, at de ikke er en stjerne-medarbejder, " siger Dillon, burde det være en "anelse om, at du ikke kommunikerer effektivt med personen."
”Dette er din mulighed for at være retfærdig overfor dem, ” tilføjer hun. Mere end det er det dit ansvar som manager at indlede en samtale for at forsøge at lukke kløften. Del hvilke områder, de er svage i, eller hvad du er skuffet over, og fortæl dem, hvad du ville forvente og gerne se for at få en anden samtale næste gang.
Giv konkrete eksempler for at sikre, at medarbejderen forstår problemerne og har et godt greb om, hvordan man forbedrer. Og planlæg dine punkter på forhånd, fordi det ikke er let at give nogen feedback, der kan være smertefuldt at høre, men du vil ikke gøre dem nogen favoriserer, hvis du vaffler og ikke formår at formidle, hvordan de kan løse det.
Prøve:
- ”Dette er områder, du har brug for at arbejde på.”
- ”Her er de mål, jeg vil have dig til at arbejde mod de næste seks måneder.”
- “I din position forventer jeg …”
Som manager ser du måske ikke frem til at gennemgå sæsonen som højdepunktet i dit år, men husk at det kan sætte dit hold på det rigtige spor. Og at få folk på det rigtige spor betyder, at du langt mere sandsynligt rammer dine mål og lykkes i din egen rolle.
