Der er masser af tip til, hvordan man bliver mere produktiv - fra regler til at følge for at øge effektiviteten til detaljer, som vi skal huske på for at spare vores arbejdstid og mere.
Men hvilke af disse tip er faktisk prøvede og sande - og hvilke er bare støj?
Om en måneds tid prøvede jeg fire almindelige produktivitetstip (plus et sjovt bonustrick) ved hjælp af tidssporingssoftware DeskTime til at måle, hvordan de faktisk påvirkede min produktivitet. I henhold til dette lille eksperiment kan nogle af de mest populære tip derude være lidt overvurderede - mens andre tilsyneladende har en vis magisk kraft til at hjælpe dig med at få tingene gjort.
Her er hvad jeg lærte - og hvordan du kan anvende det på dit eget arbejdsliv.
Tip nr. 1: Stop multitasking
Hovedideen med denne metode er at fokusere på en opgave ad gangen og undgå at gøre flere ting samtidigt. Undersøgelser og eksperimenter har vist, at vores sind fungerer bedst, når vi koncentrerer os om en enkelt opgave, som bemærket af Daniel Patrick Forrester på Bloomberg Businessweek . Han bemærker dog også, at denne enkelt opgavetilgang ikke er noget, der kommer naturligt, og vi er ofte nødt til at træne os selv til at stoppe multitasking.
Hvordan gik det?
Den allerførste dag opdagede jeg den største ulempe ved denne metode: Den fører til en tilbøjelighed til perfektionisme. Som et resultat kan du spilde en masse tid på detaljer, hvilket kan hindre din langsigtede produktivitet.
To andre ulemper ved denne metode blev filtreret ud senere den uge.
For det første lyder det måske simpelt at fokusere på en enkelt opgave, men det er det ikke. Du kan lukke alle faner på din bærbare computer og kun lade den tilknyttede opgave være åben, men du kan ikke gøre det samme med dit sind - alle de andre ting, der skal gøres, bliver ved med at svæve rundt på bagsiden.
For det andet betyder denne metode i sin mest ekstreme forstand en total udelukkelse af alle de andre opgaver i en hel dag, hvilket kan blive kedeligt. For mig er rimelig multitasking det, der tilføjer en dynamik til arbejdsdagen og hjælper mig med at forblive interesseret.
Effektivitet: 77%
Personlig tilfredshed: 2/5
Konklusion: Hvis du ikke kan undslippe multitasking, skal du fortsætte med at udføre forskellige opgaver samtidigt. Bare prøv ikke at gøre for meget på én gang - undersøgelser viser, at det kan få din hjerne til at krympe, og du ønsker sandsynligvis ikke, at det skal ske.
Tip nr. 2: Tag hyppige pauser
Hovedideen her er, at det at tage pauser gennem dagen hjælper dig med at komme tilbage i arbejde afslappet og tændt, og dermed få flere ting gjort. Undersøgelser antyder, at der er en række optimale forhold mellem arbejdsbrud, men i sidste ende betyder det ikke noget, om du følger 52:17-reglen eller tager en pause hvert 90 minut, så længe du forlader dit skrivebord et par gange en dag.
Hvordan gik det?
Alt gik som planlagt mandag; bryde ofte, afsluttede jeg en temmelig anstændig mængde opgaver, der var på min opgaveliste.
Men så kom den anden dag, og jeg følte, at jeg måtte tvinge mig selv til at forlade skrivebordet. Derudover blev det mere og mere vanskeligt at komme tilbage på banen efter disse obligatoriske pauser. Efter at have haft det samme problem i de følgende dage endte jeg også med at ændre hele fremgangsmåden: I stedet for at tvinge mig selv til at bryde hver time, tog jeg en pause, hver gang jeg var færdig med en opgave eller bare følte mig fast. Som et resultat var der tidspunkter, hvor jeg tog tre pauser på en time, og gange gjorde jeg et fem timers “arbejdsmaraton” uden hvile. Men det virkede; Jeg fik tingene gjort en efter en uden at føle mig overanstrengt, og det var det, der virkelig betyder noget.
Effektivitet: 75%
Personlig tilfredshed: 4/5
Konklusion: Tag en pause, når du har brug for det, ikke når du skulle.
Tip nr. 3: Opret en opgaveliste med håndterbare opgaver
Der er forskellige måder at oprette din to-do-liste. Ideen med denne bestemte liste er at opdele hver opgave i de handlinger, du skal tage for at få dine projekter færdige. Produktivitetsguru David Allen foreslår at starte hvert punkt på din liste med et verb for at gøre dine intentioner mere konkrete. For eksempel, i stedet for blot at placere "klientrapport" på din liste, skal du specificere de handlinger, der vil være involveret: indsamle dataene, analyser dataene, skriv rapporten og så videre.
Derefter skal du allokere disse opgaver på en måde, der faktisk er gennemførlig. ”En daglig opgaveliste skal være sammensat af små opgaver, der højst tager mere end et par timer at gennemføre, ” skriver Cody Wheeler til Lifehack .
Hvordan gik det?
Den gode ting ved denne metode er, at den får dig til at føle dig produktiv. Længden af min huskeliste var faktisk skrumpende, og det føltes ganske motiverende. Desuden lader denne metode mig også bemærke de mindre ting, jeg gjorde som en del af hele projektet, som søgelitteratur efter et blogindlæg, som normalt tager en masse tid, men ikke giver øjeblikkelige resultater, som alle kan se.
Selvom det er sandsynligvis den mest effektive metode, jeg har prøvet, at opdele opgaverne i gennemførbare trin, skal du stadig oprette din liste med omhu; du kan ikke medtage alt det, du planlægger at gøre, selvom det er nødvendigt for at afslutte projektet. Det gør blot din liste unødvendig lang.
Effektivitet: 80%
Personlig tilfredshed: 5/5
Konklusion: Skær din liste ned til højst seks eller syv specifikke gennemførbare opgaver pr. Dag. Enkeltopgaver, der tager mindre end 10 minutter at gennemføre, kvalificerer sig ikke til listen.
Tip nr. 4: Start med den vigtigste opgave
Idéen med denne metode er at starte med den vigtigste opgave for dagen, når du har fuld mental energi, og derefter få mange lettere opgaver udført, når dagen går, og du bliver mere nedslidt. I en artikel til Fast Company foreslår Rachel Gillett:
”Identificer de opgaver, der er vigtige og kræver din fulde mentale kapacitet, som du udsætter indtil udgangen af dagen, hvor dine mentale reserver er lave. Når du har identificeret disse opgaver, skal du omorganisere din rutine, så du kan arbejde på dem uafbrudt den første time på dagen. ''
Hvordan gik det?
For mig gik dette ikke helt som beskrevet af Gillett. Om morgenen har jeg simpelthen brug for tid til at komme ind i arbejdsgennemstrømningen. Jeg kunne udføre nogle daglige opgaver, men bestemt ikke noget, der "krævede min fulde mentale kapacitet." Så jeg kæmpede med denne metode i halvanden dag, indtil jeg opgav for endelig at få tingene gjort.
Effektivitet: 66%
Personlig tilfredshed: 1/5
Konklusion: Find dine produktivitetstoppe (DeskTime har en "Produktivitetsskala" til dette formål), og planlæg derefter dine prioriterede opgaver i løbet af dette tidsrum. Det behøver ikke at være den første om morgenen - bare når din prime time er.
Bonustips: 2 øl til kreativitet
I en undersøgelse foretaget af University of Chicago fandt forskere, at det at være let beruset kan øge din produktivitet til kreative opgaver. Mens det viser sig, at kaffe hjælper dig med at få klare opgaver, blev et alkoholindhold på blod på 0, 07 (svarende til to øl) vist at hjælpe kreative opgaver.
Hvordan gik det?
I uger udsatte jeg for at skrive en artikel - jeg var bare ikke i stand til at komme ind i strømmen. Så en eftermiddag brugte jeg dette sidste mål. Jeg drak den første øl fuldt ud, gik derefter tilbage til min computer for at arbejde og suttede den anden tilfældigt.
Den første øl virkede vidundere; øjeblikkeligt flød ord, ideer blev sat ud, og siderne blev hurtigt fyldt op. Det så ud til, at ølet havde slukket for min selvkritik og åbnede døren til min kreative skrivning.
Den anden øl var dog en fejl; da jeg sippede af det, blev min evne til at koncentrere mig hurtigt i opløsning.
Effektivitet: Nå, det fik jobbet gjort, ikke?
Personlig tilfredshed: 5/5
Konklusion: At have en øl gjorde gode ting for at få ideer ned på papiret, men forvent ikke at være i stand til at gøre noget virkelig produktivt bagefter. Én øl ville have været helt nok til min tolerance.
