15 regler for at chatte online med dine kolleger - musen

Ah, slack! Det stadig mere populære værktøj (sammen med HipChat og Google Chat) hævder at øge samarbejdet og reducere e-mail på kontorer. Selvom dette kan være sandt, kan det også være en hyper-distraherende, upassende kommunikationsmåde, og jeg hører og læser mere og mere knebninger om, hvordan hold ikke er så effektive, som de burde være.

Jeg tror, at de fleste af disse spørgsmål skyldes det faktum, at et nyt sæt sociale normer endnu ikke er blevet fastlagt og internaliseret for at få mest muligt ud af disse fantastiske nye kommunikationsværktøjer. Så i ånden til mine regler for e-mail, telefon og møde er her 15 regler for digital kommunikation, som du kan leve efter:

Det er nemt at chatte et spørgsmål - faktisk for let. Før du gør det, skal du sørge for, at du ikke bare er doven og undgår at finde svaret for dig selv. Næste gang du vil stille din kollega et "superhurtigt spørgsmål", still dig selv disse to spørgsmål: Kan jeg Google dette? Kan jeg finde dette i vores interne drev eller dokumenter?
Hvis nogen er offline eller bruger en "Forstyrr ikke" -status, skal du betragte den som en lukket kontordør. Send kun dine kolleger besked, hvis det er den slags problemer, du vil pramme på deres kontor til, for det er faktisk det, du laver. Når det er sagt, når du ikke ønsker at blive forstyrret, skal du gøre det klart så ofte som muligt ved at logge ud eller aktivere DND.
Har du ikke brug for et svar i dag? Så skal du altid sende en e-mail i stedet for en chat. En chat betyder "Jeg har brug for dette nu." Brug for svaret i dag, men har det også brug for at dække en masse jord? Hvis svaret tager mere end fem minutter at finde ud af, skal du altid vælge e-mail. Dette giver din kollega høflighed af at beslutte, hvornår han eller hendes arbejde skal afbrydes for at håndtere dit problem.
Ved du, at når du siger "Har du et øjeblik?" (Eller enhver variation deraf), siger du virkelig "Jeg vil tage din tid lige nu." Fordi svaret du næsten altid får, er normalt "Ja, hvad sker der? ”og virkeligheden er, at personen sandsynligvis var midt i noget andet. I stedet skal du prøve, ”Når du har et minut, vil jeg meget gerne hoppe noget fra dig. Ingen hast!"
I lighed med e-mail og tekster kan tone være vanskelig at måle via chat. Så give altid folk fordel af tvivlen og antage gode intentioner. Tror du, de bliver snuskede eller sarkastiske? Genlæs meddelelsen til dig selv med en behagelig tone og et smil som en tarmkontrol. På den anden side, hvis du er bekymret, kan din meddelelse blive fortolket forkert, kaste en GIF eller en emoji for at gøre dine intentioner klare.
Ligesom svaret på hele virksomheden er det værste , er det modbydeligt at sende en chat, der kun er relevant for en håndfuld mennesker til 50 medarbejdere. Så når du diskuterer, hvem der skal sløyfes ind, skal du først løkke lille.
Hvis det er en meddelelse, du vil have, at dit team skal kunne henvise tilbage til, skal du bruge e-mail. Undtagelsen her er, hvis din virksomhed regelmæssigt bruger fastgjorte chats, og alle ved, hvordan man bruger denne funktion, og hvor de skal se efter nøgleinfo.
Brug værktøjer og plugins til at gøre chat smartere. At spørge ”Er alle fri til en team frokost på torsdag?” Åbner en oversvømmelsesgate af svar og bagfra og forths. Et simpelt polling-plugin som Simple Poll tager sig af dette godt og reducerer al den støj til en enkelt meddelelse:

Har altid nuancerede eller hårde samtaler personligt. Eller, hvis det ikke er muligt, skal du gøre det via telefon eller videochat - det inkluderer at give konstruktiv feedback, forhandle og gennemgå projekter.
Lær hvordan du læser mellem linjerne i en samtale. Fordi at chatte så tilfældigt gør det let at komme ud af emnet, sker det meget. (Og det er OK! Afbrydelser er gode!) Men hvis du bemærker, at du dominerer samtalen eller leverer 75% af GIF-reaktionerne, betyder det sandsynligvis, at det ikke er den bedste tid for den anden person.
Antag aldrig nogensinde, at nogen så din vigtige besked i en gruppechat. Hvis det er noget, du 100% ønsker, at nogen (eller alle) skal se, send en e-mail i stedet.
Hvis du chatter en gruppe, og det bliver til en konvo, som hele kanalen ikke behøver at være interesseret i (eller ikke skulle være), skal du flytte diskussionen. Selvom det ikke er fortroligt, er det ofte bedst at have disse samtaler væk fra gruppen.
Medmindre kontoret i øjeblikket er i brand, kan du prøve at tage et minut til at sige "Hej, hvordan har du det?" Til nogen, før du starter i en samtale. Det vil gøre, hvad du siger, til at gå meget mere glat.
Hvis en samtale ikke direkte kræver dit input, skal du ikke føle dig presset til at slå dig ind, hvis du har travlt. Og på samme note, hvis du har travlt, må du ikke distrahere dig selv ved at følge hver eneste samtale.
Endelig er denne sidste ikke rigtig en regel, bare en påmindelse. Selv hvis din chef ikke deltager i tilfældige, fjollede gruppechats, kan han eller hun stadig se. Og hvis du kæmper for at få opgaver udført til tiden, vil han eller hun ikke være begejstrede for at se, hvor aktiv du er. Så have det sjovt, vær taknemmelig for, at du arbejder for et firma, der anerkender en god GIF, men også får dit arbejde gjort.