Der er mange måder at konvertere en Excel-fil til PDF-formatet. En grund til at gøre denne type konvertering er, at Excel-filen er mere behagelig at åbne og læse på andre computere, telefoner og tablets, alt sammen uden at skulle have et regnearksprogram eller en app installeret.
Excel-filer kræver også et specifikt program til at læse og redigere dem, så det kan være svært at dele sådanne dokumenter med personer, der ikke har den nødvendige software. PDF-formatet er dog meget mere allestedsnærværende, så længe der er en PDF-viewer installeret på computeren, kan du se filen uden brug af et regnearksviser / editor.
Excel-filer, der forbliver i XLSX- eller XLS-format, er 100% redigerbare med Excel eller et andet lignende regnearksprogram (f.eks. OpenOffice Calc og LibreOffice Calc), men PDF-filer er ikke. Selv om der findes PDF-redaktører, fungerer de normalt ikke så godt som at redigere den rå fil.
Microsoft Excel
Hvis du arbejder med Excel-dokumenter, er der en god chance for, at du allerede har Excel på din computer. Hvis ja, kan du nemt konvertere XLS til PDF, eller den nyere XLSX til PDF.
Bemærk: Disse instruktioner gælder for Excel-versioner 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel til Office 365.
Eksportere på en Windows-pc
Windows-brugere kan konvertere Excel-dokumenter til PDF via Eksport menu:
-
Åbn Fil> Eksport menu.
-
Klik eller tryk på Opret PDF / XPS.
-
Dobbeltkryd det PDF (* .pdf) er markeret ved siden af Gem som type. Den anden mulighed er at lave en XPS-fil.
Du kan eventuelt bruge denne gang, før du gør PDF'en til at aktivere eller deaktivere nogle avancerede muligheder. Klik / hane Muligheder i Udgiv som PDF eller XPS vindue til at gøre ting som at eksportere kun specifikke sider til PDF, eksporter alle regneark og meget mere.
-
Vælge Offentliggøre at gemme Excel-filen til PDF.
Eksportere på en Mac
Hvis du er på en Mac-computer, kan du lave en PDF-fil fra en Excel-fil via Gem som menupunkt.
-
Gå til Fil > Gem som at åbne en pop op-boks til at gemme Excel-dokumentet.
-
Ved siden af Filformat, Vælg nederst i vinduet PDF.
Vær opmærksom på mulighederne lige under rullemenuen Formatvalg. Du kan vælge Workbook eller Ark at konvertere enten hele projektmappen til PDF (alle de ark, der har data i dem) eller bare det ark, der er åbent lige nu.
-
Klik eller tryk på Gemme at konvertere Excel-filen til PDF på din Mac.
Online-omformere
En anden mulighed for at gemme Excel som PDF er at bruge en filkonverter. Da XLS- og XLSX-filer er dokumenter, kan du bruge en gratis dokumentfilkonvertering.
Der er endda nogle online Excel til PDF-konverterere, der gør det endnu nemmere at gemme Excel-dokumenter til PDF-formatet, og da de fungerer sammen med en webbrowser, kan de konvertere Excel til PDF på ethvert operativsystem.
Nogle af vores favoritter omfatter Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF og Online2PDF.
En anden vi kan lide er FileZigZag. Upload din Excel-fil der og vælg PDF som outputformat. Indtast derefter din email-adresse og tryk Konvertere for at hente et downloadlink til PDF i din email.
'Udskriv' til PDF
Hvis du ikke har Excel installeret, kan du stadig gemme XLSX- eller XLS-filen til PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Men da Excel Viewer kun er en Excel-filfremviser (ikke editor), skal du installere et andet program sammen med det for at understøtte PDF-konverteringen.
Én måde er gennem en gratis PDF printer. PDF-printere fungerer ved at have 'print' dokumentet til PDF, hvilket er en nem måde at sende Excel-filen til PDF-konverteren, hvorefter programmet gemmer det til PDF-format.
-
Åben Excel Viewer og vælg den Excel-fil, du vil konvertere til PDF.
-
Brug knappen øverst til venstre i programmet til at vælge Print.
-
Skift printeren fra rullemenuen ved siden af Navn at være den PDF-printer, du installerede.
I vores eksempel kan vi vælge Foxit Reader PDF Printer fra rullemenuen.
-
Gør andre ændringer, du vil have til udskriftsindstillingerne, som at udskrive et bestemt antal sider, og klik derefter på eller tryk på Okay knappen for at starte PDF-printersoftwaren, Foxit Reader i dette tilfælde.
Nogle PDF-printere åbner programmet med yderligere instruktioner, og andre gemmer PDF'en uden andre beskeder.
-
Det er alt - du har lavet din PDF-fil!
