Nogle dage er der intet mere irriterende end en miscommunication via e-mail. Du bruger tid på at samle en tankevækkende meddelelse, og en af følgende ting sker:
- Den anden person fyrer tilbage et hurtigt svar, der får dig til at stille spørgsmål, hvis de endda læser dit.
- De skriver noget kryptisk, og så du har ingen idé om, hvad de synes.
- De svarer overhovedet ikke.
På dette tidspunkt er du klar til at sværge e-mail helt - og det eneste, der stopper dig, er at vide, at det er helt urealistisk.
Så her er en bedre brug af din tid: Gennemgå det, du skrev, og se, om du muligvis forårsager denne kæde af begivenheder.
Jeg siger ikke dette for at få dig til at føle dig dårlig (og det kan virkelig være, at du får et værdiløst svar uden nogen egen skyld).
Det er dog værd at undersøge, hvad du sender ud; fordi, hvis du kan identificere en måde at styrke dine beskeder på - har du pludselig en meget højere hastighed på at få tilbage det, du har brug for. Og det er så simpelt som at lade som om du er modtageren og stille følgende to spørgsmål:
1. Hvorfor modtager jeg dette?
Fakta: Den gennemsnitlige person tilbringer 1/3 af deres arbejdsdag med at kontrollere e-mail. Og derfor vil ikke hver eneste meddelelse få deres fulde opmærksomhed. (Tænk over det: Har du en tendens til bare at skumme de gruppemails, der er adresseret til alle?)
Det er helt fint at sende en generel opdatering eller en FYI uden brug af svar. Men fordi disse slags meddelelser findes, når du sender og e-mailer til en bestemt person af en bestemt grund, vil du gøre det klart - og hurtigt.
Enhver nem måde at gøre dette på er at stille et klart spørgsmål og køre det op. Overvej følgende to eksempler:
Mulighed 1
Valgmulighed 2
Bedst,
Som du kan se, adskiller den anden version sig blot ved åbningslinjen, men det gør det øjeblikkeligt klart, at dette er mere end en generel opdatering uden behov for opfølgning. Ved at lægge noten med dit mål (i stedet for bare at afslutte med det), gør du det let for din medarbejder at se, at du vil høre fra dem, før du går videre.
2. Hvad skal jeg gøre næste?
At slå sammen "Jeg vil gerne have dine tanker om den anden ændring, jeg foretog til …", opfylder også et andet mål. Det fortæller også læseren nøjagtigt, hvad du leder efter: feedback på et specifikt punkt.
Jeg kan ikke understrege dette nok, fordi det at fremhæve den anden persons næste trin er nøglen til at få det svar, du leder efter (og det redder dig fra det akavede øjeblik, i stedet for hvad du har brug for, du får masser af ideer til noget, du allerede havde bestemt dig for).
Der skal være en linje som denne i hver e-mail, du sender:
- Jeg vil elske dig tanker om / Hvad synes du om?
- Jeg har brug for at komme videre med.
- Jeg sender bare dette videre til din henvisning: Ingen handling er nødvendig.
- Jeg ville dele, bare så du skulle have en opdatering.
- Kunne du sende din on tilbage?
Velskrevne e-mails kan hjælpe dig med at være mere produktiv ved at redde dig fra møder og telefonopkald, du var i stand til at udføre i et par korte afsnit. For at gøre dem endnu mere effektive skal du bare huske på, hvad den anden person vil tænke, når de modtager dem og besvare deres centrale spørgsmål foran.
Inspireret til at finde endnu flere måder at forbedre dine e-mails? Her er tre artikler, der skal tjekkes ud nu:
- 10 måder at skrive bedre e-mails på
- En redaktørs vejledning til at skrive latterligt gode e-mails
- Det overraskende trick til at skrive e-mails, der får svar
