Excel er et elektronisk regnearksprogram, der bruges til lagring, organisering og manipulation af data. Data lagres i individuelle celler, som normalt er organiseret i en række kolonner og rækker i et regneark; Denne samling af kolonner og rækker betegnes som en tabel.
Regnearksprogrammer kan også udføre beregninger på dataene ved hjælp af formler. For at gøre det nemmere at finde og læse oplysningerne i et regneark har Excel en række formateringsfunktioner, som kan anvendes til individuelle celler, rækker, kolonner og hele datatabeller.
Da hvert regneark i nyere versioner af Excel indeholder milliarder af celler pr regneark, har hver celle en adresse kendt som en cellehenvisning, så den kan refereres til i formler, diagrammer og andre funktioner i programmet.
Emner inkluderet i denne vejledning er:
- Indtastning af data i tabellen
- Udvidelse af individuelle regnearkskolonner
- Tilføjelse af den aktuelle dato og et navngivet interval til regnearket
- Tilføjelse af fradragsformlen
- Tilføjelse af nettolønformel
- Kopiering af formler med Fill Handle
- Tilføjelse af nummerformatering til data
- Tilføjelse af celleformatering
Indtastning af data i dit regneark
Indtastning af data i regnearkceller er altid en tre-trins proces; disse trin er som følger:
- Klik på celle hvor du vil have dataene til at gå.
- Indtast dataene i cellen.
- Tryk på Gå ind tast på tastaturet eller klik på en anden celle med musen.
Som nævnt er hver celle i et regneark identificeret ved hjælp af en adresse eller cellereference, som består af kolonnebogstavet og nummeret på rækken, der skærer på en celleplacering. Når du skriver en cellehenvisning, skrives kolonnebrevet først først efterfulgt af rækkenummeret - f.eks A5, C3, eller D9.
Når du indtaster dataene til denne vejledning, er det vigtigt at indtaste dataene i de korrekte regnearkceller. Formler, der er indtastet i efterfølgende trin, gør brug af cellehenvisningerne for de indtastede data nu.
For at følge denne vejledning skal du bruge cellehenvisningerne for de data, der ses i billedet ovenfor, for at indtaste alle dataene i et tomt Excel-regneark.
Fortsæt læsning herunder
02 af 08Udvidelse af kolonner i Excel
Som standard tillader bredden af en celle kun otte tegn i en dataindtastning, der skal vises, før dataene spildes over i den næste celle til højre. Hvis cellen eller cellerne til højre er tomme, vises de indtastede data i regnearket, som det ses med regnearkets titel Fradragsberegninger for medarbejdere gik ind i celle A1.
Hvis cellen til højre indeholder data, afkortes indholdet af den første celle til de første otte tegn. Flere celler med data, der er indtastet i det foregående trin, såsom etiketten Fradragsrente: gik ind i celle B3 og Thompson A . gik ind i celle A8 er afkortet, fordi cellerne til højre indeholder data.
For at rette op på dette problem, så dataene er fuldt synlige, skal de kolonner, der indeholder disse data, udvides. Som med alle Microsoft-programmer er der flere måder at udvide kolonner på. Trinene nedenfor beskriver, hvordan man udvider kolonner ved hjælp af musen.
Udvidelse af individuelle regnearkskolonner
- Placer musemarkøren på linjen mellem søjlerne A og B i kolonneoverskriften.
- Pegepinden vil skifte til en dobbelthovedpil.
- Klik og hold ned venstre museknap og træk den dobbelthovedede pil til højre for at udvide kolonne A indtil hele indgangen Thompson A. er synlig.
- Udvid andre kolonner til at vise data efter behov.
Kolonnebredder og regnearktitler
Da regnearkets titel er så lang sammenlignet med de øvrige etiketter i kolonne A, hvis denne kolonne blev udvidet for at vise hele titlen i celle A1, ville regnearket ikke kun se underligt ud, men det ville gøre det vanskeligt at bruge regnearket på grund af hullerne mellem etiketterne til venstre og de andre kolonner af data.
Da der ikke er andre poster i række 1, er det ikke forkert at bare forlade titlen som det - springer over i cellerne til højre. Alternativt har Excel en funktion kaldet fusion og center, som vil blive brugt i et senere trin for hurtigt at centrere titlen over datatabellen.
Fortsæt læsning herunder
03 af 08Tilføjelse af datoen og et navngivet område
Det er normalt at tilføje datoen til et regneark - ganske ofte for at angive, hvornår arket sidst blev opdateret. Excel har en række dato funktioner det gør det nemt at indtaste datoen i et regneark. Funktioner er bare indbyggede formler i Excel for at gøre det nemt at gennemføre almindeligt udførte opgaver - som f.eks. At tilføje datoen til et regneark.
Det I DAG funktionen er nem at bruge, fordi den ikke har nogen argumenter - hvilket er data, der skal leveres til funktionen for at det skal fungere. Det I DAG funktion er også en af Excel's volatile funktioner, hvilket betyder, at det opdateres selv hver gang det genberegnes - hvilket normalt er altid, når regnearket åbnes.
Tilføjelse af dato med funktionen TODAY
Trinene nedenfor vil tilføje I DAG funktion til celle C2 af regnearket.
- Klik på celle C2 for at gøre den til den aktive celle.
- Klik på formler fanebladet af bånd.
- Klik på Dato tid mulighed på bånd for at åbne listen over datofunktioner.
- Klik på I dag funktion til at bringe op Formelbygger.
- Klik Færdig i boksen for at indtaste funktionen og vende tilbage til regnearket.
- Den aktuelle dato skal tilføjes til celle C2.
Seeing ###### Symboler i stedet for datoen
Hvis der vises en række hashtag-symboler i celle C2 i stedet for datoen efter tilføjelsen af I DAG funktion til den celle, er det fordi cellen ikke er bred nok til at vise de formaterede data.
Som tidligere nævnt spredes uformaterede tal eller tekstdata til tomme celler til højre, hvis det er for bredt til cellen. Data, der er formateret som en bestemt type nummer - som f.eks. Valuta, datoer eller en tid, må ikke spredes over til den næste celle, hvis de er bredere end den celle, hvor de er placeret. I stedet viser de ###### fejl.
For at rette op på problemet udvides kolonne C ved hjælp af metoden beskrevet i det foregående trin i vejledningen.
Tilføjelse af et navngivet område
EN navngivne område oprettes, når en eller flere celler får et navn for at gøre området lettere at identificere. Navngivne intervaller kan bruges som erstatning for cellehenvisning, når de anvendes i funktioner, formler og diagrammer. Den nemmeste måde at oprette navngivne intervaller på er at bruge navneboksen placeret i øverste venstre hjørne af regnearket over rækkenumrene.
I denne vejledning er navnet sats vil blive givet til celle C6 at identificere fradragsrenten for medarbejderlønninger. Den navngivne rækkevidde vil blive brugt i fradrag formel som vil blive tilføjet til celler C6 til C9 af regnearket.
- Vælg celle C6 i regnearket.
- Type sats i Navn Box og tryk på Gå ind tast på tastaturet
- Celle C6 har nu navnet på sats.
Dette navn vil blive brugt til at forenkle oprettelsen af Fradragsformler i næste trin i vejledningen.
04 af 08Indtastning af medarbejdernes fradragsformel
Excel formler giver dig mulighed for at udføre beregninger på nummerdata, der er indtastet i et regneark. Excel-formler kan bruges til grundlæggende antal crunching, såsom tilføjelse eller subtraktion, samt mere komplekse beregninger, såsom at finde en elevs gennemsnit på testresultater og beregne realkreditbetalinger.
- Formler i Excel begynder altid med et lighedstegn ( = ).
- Tegnet er altid indtastet i cellen, hvor svaret skal vises.
- Formlen er fuldført ved at trykke på Enter-tasten på tastaturet.
Brug af cellehenvisninger i formler
En fælles måde at oprette formler i Excel indebærer at indtaste formeldataene i regnearkceller og derefter bruge cellehenvisningerne til dataene i formlen i stedet for selve dataene.
Den største fordel ved denne fremgangsmåde er, at hvis det senere bliver nødvendigt at ændre dataene, er det et simpelt spørgsmål at erstatte dataene i cellerne snarere end at omskrive formlen. Resultaterne af formlen opdateres automatisk, når dataene ændres.
Brug af navngivne områder i formler
Et alternativ til cellehenvisninger er at bruge navngivne intervaller - som det navngivne område sats oprettet i det foregående trin.
I en formel fungerer et navngivningsområde det samme som en cellehenvisning, men det anvendes normalt til værdier, der anvendes et antal gange i forskellige formler - som en fradragsrate for pensioner eller sundhedsydelser, en skatteprocent eller en videnskabelig konstant - mens cellehenvisninger er mere praktiske i formler, der kun refererer til specifikke data én gang.
Indtastning af medarbejdernes fradragsformel
Den første formel oprettet i celle C6 vil multiplicere Brutto løn af medarbejderen B. Smith ved fradragsrenten i celle C3.
Den færdige formel i celle C6 vil være:
= B6 * sats
Brug peger på at indtaste formlen Selv om det kun er muligt at skrive ovenstående formel i celle C6, og hvis det korrekte svar vises, er det bedre at bruge peger på at tilføje cellehenvisninger til formler for at minimere muligheden for fejl, der opstår ved at indtaste den forkerte cellehenvisning. Pegning indebærer at klikke på cellen indeholdende dataene med musemarkøren for at tilføje cellehenvisningen eller navngivet interval til formlen. Fortsæt læsning herunder Denne formel er oprettet i celle D6 og beregner en medarbejders nettoløn ved at trække fradragsbeløbet beregnet i den første formel fra Brutto løn. Den færdige formel i celle D6 vil være: = B6 - C6
Relative Cell Referencer og Copy Formulas Indtil videre har Fradrag og Netto løn formler er blevet tilføjet til kun en celle hver i regnearket -C6 og D6 henholdsvis. Som et resultat er regnearket for øjeblikket komplet for kun én medarbejder - B. Smith. I stedet for at gå igennem den tidskrævende opgave at genskabe hver formel til de øvrige medarbejdere, tillader Excel under visse omstændigheder, at formler kopieres til andre celler. Disse forhold involverer oftest brugen af en bestemt type cellehenvisning - kendt som en relativ cellereference - i formlerne. Cellehenvisningerne, der er indtastet i formlerne i de foregående trin, har været relative cellehenvisninger, og de er standardtypen cellehenvisning i Excel for at gøre kopieringsformler så lige så mulige som muligt. Det næste trin i vejledningen bruger Fyld håndtag at kopiere de to formler til rækkerne nedenfor for at afslutte datatabellen for alle medarbejdere. Det fyld håndtag er en lille sort prik eller firkant i nederste højre hjørne af den aktive celle. Fyldhåndtaget har en række anvendelser, herunder kopiering af en celle indhold til tilstødende celler. fylder celler med en række tal eller tekstetiketter og kopieringsformler. I dette trin af tutorialen, den fyld håndtag vil blive brugt til at kopiere begge Fradrag og Netto løn formler fra celler C6 og D6 ned til celler C9 og D9. Kopiering af formler med Fill Handle Fortsæt læsning herunder Nummerformatering refererer til tilføjelsen af valutasymboler, decimaler, procent tegn og andre symboler, der hjælper med at identificere typen af data, der findes i en celle, og for at gøre det nemmere at læse. Tilføjelse af procent-symbolet Tilføjelse af valutasymbolet Celleformatering refererer til formateringsindstillinger - f.eks. Anvendelse af fed formatering til tekst eller tal, ændring af datajustering, tilføjelse af grænser til celler eller brug af fusions- og centerfunktionen til at ændre dataudseendet i en celle. I denne vejledning anvendes ovennævnte celleformater til specifikke celler i regnearket, så det svarer til det færdige regneark. Tilføjelse af fed formatering Ændring af datajustering Dette trin ændrer standard venstrejustering af flere celler til centerjustering. Flette og Centerceller Det Flet og Center mulighed kombinerer et antal markerede i en celle og centrerer dataindtastningen i den venstre celle over den nye fusionerede celle. Dette trin vil fusionere og centrere regnearkets titel - Fradragsberegninger for medarbejdere. Tilføjelse af bundgrænser til celler Dette trin vil tilføje bundgrænser til de celler, der indeholder data i rækker 1, 5 og 9
Indtastning af Netto Løn Formel
Kopiering af formler med Fill Handle
Anvendelse af nummerformatering i Excel
08 af 08 Anvendelse af celleformatering i Excel
