Som enhver erfaren bruger ved, er det en af grundene til, at brugen af databaser som Microsoft Access kan gøre arbejdet meget enklere. Databaser kan være meget frustrerende at arbejde med, når en bruger ønsker at skabe den perfekte forespørgsel til et projekt eller en rapport. Efter at have foretaget tweaks og ændringer i en forespørgsel, kan det være svært at huske præcis, hvilke ændringer der blev trukket som resulterer.
Dette er en meget god grund til at blive vant til at gemme forespørgsler med en vis frekvens, selvom de ikke giver præcis det, brugeren er på udkig efter på det tidspunkt. Når de samme data kræves et par dage, uger eller måneder senere, vil alt for ofte finde ud af for sent, at de glemte at gemme den næsten perfekte forespørgsel, eller at de tidligere havde trukket de ønskede resultater med en af de eksperimentelle forespørgsler , hvilket resulterer i flere eksperimenter for at få de samme data.
Dette er et scenario, som næsten alle Access-brugere kan forholde sig til, og en, der meget nemt kan undgås ved at gøre en vane med at gemme forespørgsler, selvom forespørgsler ikke er helt rigtige. Hver forespørgsel, der er gemt, kan indeholde nogle detaljer for at hjælpe brugeren med at bestemme, hvad der skal justeres, så hver forespørgsel ikke skal skrives fra bunden. Det betyder også, at brugerne kan kopiere en god forespørgsel og bruge den som udgangspunkt for lignende forespørgsler med kun få tweaks for at få forskellige data.
Hvornår skal du gemme forespørgsler
I sidste ende at gemme en forespørgsel er et spørgsmål om præference, men for dem, der lige er begyndt det er et andet ukendt område. Nybegyndere bør være vant til altid at gemme forespørgsler, fordi der ikke er nogen måde at vide, hvornår en utilsigtet forespørgsel ender med at levere præcis, hvad der er nødvendigt.
Selv disse eksperimentelle forespørgsler kan hjælpe en ny bruger med at blive bekendt med de eksisterende tabeller, dataforhold, primære nøgler og andre komponenter og egenskaber i databasen. Dette omfatter eksperimentelle forespørgsler, når en bruger først lærer at skabe spørgsmål i Access. At kunne gå tilbage og gennemgå, hvordan nogle få ændringer mellem forespørgsler ændrer resultaterne, kan gøre det meget nemmere at forstå, hvordan forespørgsler fungerer.
Det er op til hver enkelt at afgøre, hvornår en forespørgsel skal gemmes, men hvis du ikke er sikker på, om du vil gemme en forespørgsel, skal du gå videre og gemme. Det er nemt at slette forespørgsler senere. det er meget sværere at kopiere en fra hukommelsen et par måneder ned af vejen.
Sådan gemmer du forespørgsler
Der er intet som et langt og vanskeligt sæt instruktioner for at få en bruger til at afstå fra en nyttig eller endda nødvendig handling, fordi det tager for lang tid at fuldføre. Adgang gør det meget nemt at gemme forespørgsler for at opmuntre brugere til at redde deres arbejde, når de går.
- Design en forespørgsel.
- Rediger forespørgslen, indtil du får de nødvendige resultater.
- Hit CTRL + S på en pc eller Cmmd + S på en Mac.
- Indtast et navn, der er nemt at huske til senere søgninger.
Virksomheder og teams bør opstille retningslinjer for, hvor du kan gemme forespørgsler baseret på type, afdeling og andre områder samt en navngivningskonvention. Dette vil gøre det nemmere for medarbejderne at gennemgå eksisterende forespørgsler, før de opretter nye.
Rengøring op efter eksperimentering med forespørgsler
Efter at have brugt en betydelig mængde tid på at skabe den perfekte forespørgsel, er de fleste mennesker klar til at lukke ned og gå videre til noget andet. Hvis du efterlader en oversigt over et stort antal eksperimentelle forespørgsler, selvom det er gemt på et bestemt område for testforespørgsler, kan det være vanskeligt at finde de nyttige forespørgsler (medmindre der er en politik til at slette alle forespørgsler i et eksperimentelt område på en regelmæssig måde basis).
En måde at gøre oprydning lettere på er at tilføje noget til navnet på forespørgsler, der sandsynligvis ikke er nødvendige igen. Der er også mulighed for at udskrive eller eksportere forespørgsler og deres egenskaber, så informationen ikke er helt tabt efter at være slettet. Selvom det kan være svært at vide, hvad der er og hvad der ikke er nyttigt i begyndelsen, jo længere du holder fast på forespørgsler, desto vanskeligere bliver det at huske, hvilke der er nyttige, og som skal slettes. Det er ikke nødvendigt at slette forespørgsler i slutningen af en session, men det er en god ide at oprydse forespørgsler mindst en gang om måneden.
Justering af en eksisterende forespørgsel
Da brugere eksperimenterer med forskellige forespørgsler, er det sandsynligt, at de vil opdage, at nogle få tweaks til en eksisterende forespørgsel vil give bedre eller mere komplette data. Det er ikke nødvendigt at slette disse forespørgsler og erstatte dem fuldstændigt, fordi Access giver brugere mulighed for at opdatere eksisterende forespørgsler med relativt let.
- Gå til forespørgslen i Design udsigt.
- Gå til feltet eller felterne, som du ønsker at opdatere, og foretag de nødvendige ændringer.
- Gem forespørgslen.
- Gå til skab > Forespørgsel > Query Design > Vis tabel, så tabellen er forbundet med den ændrede forespørgsel.
- Gå til Design > Forespørgsels type > Opdatering.
- Gennemgå opdateringerne for at sikre, at de rigtige felter opdateres.
Du kan også opdatere tabellerne for de nye ændringer, før du kører forespørgslen, hvis det ønskes, men det er ikke nødvendigt.
Opdatering af eksisterende forespørgsler kan spare brugerne meget tid og energi (samt ekstra forældede forespørgsler), der ellers ville gå til at genskabe samme forespørgsel med et par små ændringer fra begyndelsen.
