En af de mest nyttige men mindre kendte funktioner i Microsoft Access er evnen til at udskrive en liste over forespørgsler og forespørgselsresultater. Fordi sporing af alle de eksisterende forespørgsler kan være svært, især for ældre databaser og for virksomheder med mange medarbejdere, der bruger databaser, giver Access brugere mulighed for at udskrive forespørgsler og deres resultater. Dette giver brugerne mulighed for senere at gennemgå resultaterne, hvis de ikke kan huske, hvilken forespørgsel der blev brugt.
Spørgsmål er en af de primære årsager til at bruge Access, især da mængden af data vokser eksponentielt. Mens forespørgsler gør det nemt for enhver bruger hurtigt at trække de nødvendige data uden at kræve viden om SQL (det primære sprog til at køre databasespørgsler), kan det tage lidt tid at blive vant til at skabe forespørgsler. Dette resulterer normalt i mange forespørgsler med lignende og til tider identiske formål.
For at forenkle processen med at arbejde med forespørgsler gør det muligt for brugere at gennemse alle forespørgsels detaljer uden at skulle flytte til en anden app, f.eks. Microsoft Word, ved at udskrive forespørgsler og deres resultater. I første omgang måtte brugerne kopiere / indsætte oplysninger og gennemgå tekst i SQL for at bestemme, hvad forespørgselsparametrene var. At kunne udskrive forespørgsler resultater inden for programmet lader brugerne kontrollere egenskaber og attributter fra Access.
Hvornår skal du udskrive forespørgsler og forespørgselsresultater
Udskrivning af forespørgsler og forespørgsler resultater handler ikke om at oprette en æstetisk tiltalende rapport eller sætte data sammen på en måde, der er let at præsentere for andre. Det er en måde at returnere alle dataene fra en forespørgsel til et øjebliksbillede af, hvad resultaterne var på tidspunktet for pull, hvilke forespørgsler der blev anvendt, og en metode til at gennemse et komplet sæt af rå data. Afhængigt af branchen er det ikke sandsynligt, at det bliver noget, der sker ofte, men næsten alle virksomheder skal have mulighed for at spore præcise detaljer om deres data.
Afhængigt af, hvordan du eksporterer dataene, kan du bruge et andet program, som f.eks. Microsoft Excel, til at gøre dataene tilgængelige for forslag eller til at føje til officielle dokumenter. Udskrivne forespørgsler og forespørgselsresultater er også nyttige til revisioner eller verifikation, når der konstateres uoverensstemmelser. Hvis intet andet, er dataanmeldelser ofte en god måde at sikre, at forespørgsler fortsætter med at trække de nødvendige oplysninger. Nogle gange er den bedste måde at finde et problem med en forespørgsel på at gennemgå den for kendte datapunkter for at sikre, at de medtages, når forespørgslen køres.
Sådan udskrives en liste over forespørgsler
Vedligeholdelse af forespørgsler i Access er lige så vigtigt som at opretholde data eller holde tabeller opdateret. Den nemmeste måde at gøre det på er at udskrive en liste med forespørgsler, hvad enten det drejer sig om et bestemt projekt eller en komplet liste, og gennemgå den liste for at sikre, at der ikke er dubletter eller forældede forespørgsler. Resultaterne kan også deles med andre brugere for at reducere antallet af duplikerede forespørgsler, der er oprettet.
Der er faktisk to måder at oprette listen på, men man inkluderer kodning og er for langt mere avancerede brugere. For dem, der bruger Microsoft Access for at holde sig fra at lære SQL, er det en hurtig og nem måde at trække en liste over forespørgsler uden at have en dyb forståelse for koden bag den.
- Gå til Værktøj > Analysere > Strukturvisning > forespørgsler og vælg alle.
- Klik Okay.
Du får en komplet liste over alle forespørgsler og nogle detaljer, såsom navn, egenskaber og parametre. Der er en mere avanceret måde at udskrive forespørgselslister på, der er målrettet mod specifikke oplysninger, men det kræver en vis forståelse af kode. Når en bruger bliver fortrolig med det grundlæggende, kan de gå videre til mere avancerede funktioner, f.eks. Forespørgselslister, der målretter specifikke detaljer i stedet for at udskrive alt om hver forespørgsel.
Sådan udskriver du forespørgselsresultater
Udskrivning af forespørgselsresultater kan give et fuldstændigt, dybtgående snapshot af dataene på et enkelt tidspunkt. Dette er godt at have til revisionerne og at kunne kontrollere oplysninger. Nogle gange skal brugerne køre flere forespørgsler for at få en fuldstændig kompilering af de nødvendige data, og udskrivning af resultaterne kan hjælpe brugere med at komme frem til en mester forespørgsel for fremtiden.
Når en forespørgsel er kørt, kan resultaterne eksporteres eller sendes direkte til en printer. Husk dog, at dataene vises som Access ser passende, hvis brugeren ikke opdaterer udskriftsinstruktionerne. Dette kan føre til hundredvis af sider, hvor nogle af dem kun har et par ord eller en enkelt kolonne. Tag dig tid til at foretage justeringer, før du sender filen til printeren.
Følgende instruktioner sender resultaterne til printeren efter gennemgang Udskriv forhåndsvisning.
- Kør forespørgslen med de resultater, der skal udskrives.
- Hit Ctrl + P.
- Vælg Udskriv forhåndsvisning.
- Gennemgå dataene, som det vil udskrive
- Print.
For dem, der ønsker at gemme en sikkerhedskopi, kan forespørgselsresultater også udskrives til pdf for at bevare udseendet uden at bruge flere reams papir.
Brugere kan også eksportere filen til noget som Microsoft Excel, hvor de lettere kan foretage justeringer.
- Kør forespørgslen med de resultater, der skal udskrives.
- Klik Eksterne data > Eksport > Excel.
- Vælg, hvor du skal gemme dataene, og navngiv eksportfilen.
- Opdater andre felter som ønsket, og klik Eksport
Udskriv resultater som en rapport
Nogle gange er resultaterne også perfekte til en rapport, så brugerne vil bevare dataene på en mere præsentabel måde. Hvis du gerne vil oprette en ren rapport af dataene for lettere gennemgang senere, skal du bruge følgende trin.
- Klik Rapporter > skab > Rapportguiden.
- Vælg Tabeller / forespørgsler og forespørgslen med de data, du vil fange i rapporten.
- Vælg alle felterne for en komplet rapport, og klik på Næste.
- Læs dialogboksen og vælg de ønskede indstillinger for rapporten.
- Navngiv rapporten, når du bliver bedt om det.
- Gennemgå forhåndsvisningen af resultaterne, og udskriv derefter rapporten.
