Kommunikation er hårdt arbejde. I henhold til nyere undersøgelser tilbringer vi 1/3 af vores tid på kontoret via e-mail - et antal, der helt sikkert stiger.
Og det tager ikke engang hensyn til stress, der er forbundet med at finde ud af, hvordan man formidler en potentielt vanskelig besked, som at bede om hjælp, sige nej eller indrømme, at du har rodet.
For at hjælpe med at få mest muligt ud af din tid og energi har vi afrundet nogle af vores foretrukne scripts og skabeloner til oprettelse af e-mail (og et par andre ting, som den irriterende LinkedIn-anbefaling, du har brug for at skrive), meget lettere og mindre tidskrævende.
Uanset om du søger job, netværk, beskæftiger dig med hverdagskommunikation eller prøver at være en bedre manager, find din situation nedenfor, finjuster skabelonen til din smag og send den væk!
Jobsøgning
1. Du har brug for dit netværks hjælp til at finde et job
At nå ud til dit nuværende netværk og fortælle dem, at du er på jagt, er en helt sikker måde at gøre din jobsøgning lettere på: Hvorfor søge på egen hånd, når du kunne have en hel hær af kontakter, der også holder øje med muligheder? Men for at gøre det mere sandsynligt, at de vil hjælpe dig, skal du gøre det så let som muligt for dem ved at sende en e-mail som denne.
2. Du har brug for en henvisning hos dit drømmefirma
Du har ansøgt om et job hos din drømmevirksomhed - og så bemærket, at en ven er forbundet med nogen der. At bede ham eller hende om at forbinde dig og hæfte dig, kan føles underligt, men det behøver ikke være det. Sådan gør du det på den rigtige måde.
3. Du ønsker at skrive det perfekte følgebrev for at stramme dine færdigheder
Dit følgebrev bør ikke bare gå igennem din jobhistorie (det er dit cv's job). Fremhævelse af dine evner kan være en god måde at blande tingene sammen på eller vise, hvorfor du ville være en ideel kandidat, hvis du har en mindre traditionel sti. Prøv at udfylde denne skabelon, og se, hvor imponerende du lyder.
4. Du skal skrive en taknote for et interview
Især hvis du samtaler meget, er der ingen grund til at bekymre sig over hver enkelt taknota. For en grundlæggende note, der får jobbet gjort, skal du starte med denne skabelon, finpusse den lidt for hver virksomhed og rolle og sende den af EOD, når du har interviewet.
5. Du ønsker at sende en takbemærk, der virkelig går over og udover
Hvis du lige har interviewet for dit absolutte drømmejob, kan du måske gå lidt ud over den grundlæggende taknota. Tjek denne skabelon for en idé om, hvordan du kan tilføje værdi til virksomheden, før du endda bliver tilbudt jobbet. Med denne tilgang vil ansættelseslederen have svært ved ikke at bringe dig med om bord.
6. Du ansøgte om et job en uge eller to igen - og vil checke ind
Har du ikke hørt tilbage fra dit drømmejob? Hvis du har holdt vejret i et par uger, skader det ikke at sende en kort, professionel opfølgende e-mail, som denne.
7. Du skal afvise et jobtilbud
Du har interviewet, du har fået et tilbud - men du har besluttet, at du skal afvise det. Hold din meddelelse værdsat, giv en kort forklaring på hvorfor, og sørg for at holde døren åben. Disse ideer skal hjælpe med at udforme din besked.
På kontoret
8. Du ved ikke rigtig, hvad afsenderen beder om
Du kender e-mailen: Der er mange ord, men der er ikke rigtigt noget, der siger, og du lurer på hvad den anden person vil have fra dig. Det kan virke som en vanskelig situation, men løsningen er faktisk temmelig enkel: Skub den tilbage til afsenderen pænt for at bede om afklaring.
9. Du skal sige ”nej” til noget
Selv hvis vi har brug for det (eller virkelig ønsker at gøre det), har vi alle svært ved at sige “nej.” Uanset situationen, vil disse korte og søde manuskripter gøre det meget, meget lettere.
10. Du er nødt til at sige ”nej” til nogen, du virkelig ønsker at hjælpe
At sige “nej” er især hårdt, når det er nogen, du virkelig ønsker at hjælpe, du har bare ikke båndbredden: en ven, en nær kollega eller en der har givet dig støtte i fortiden. Brug denne skabelon til at gøre det lettere og for at lade ham eller hende ned på den mest omsorgsfulde måde som muligt.
11. Du modtager en kompliceret tøjvaskliste over tanker, ideer og opgaver
Denne e-mail er en fuld af handlinger, spørgsmål, tanker, kommentarer, opgaver - listen fortsætter og fortsætter. Det vil tage dig for evigt bare at gennemgå beskeden, og hvad skal du gøre arbejdet. Dit svar vil være lidt anderledes afhængigt af om dette er en chef eller en kollega, men uanset hvad, skal du bede om hjælp til at prioritere.
12. Du har brug for mere information for at svare
Nogen stiller dig et spørgsmål ud af det blå, og du har ingen idé om, hvad han eller hun taler om. Eller har du en mening, men ved, at du har brug for lidt mere information for at kunne svare godt. E-mail hurtigt afsenderen tilbage og beder om kontekst eller de specifikke detaljer, du har brug for.
13. Din kollega gør et projekt for vanskeligt
Arbejder du med nogen, der gør noget meget (meget) vanskeligere, end det skal være? Det kan være svært at foreslå en bedre måde uden at skade nogen følelser, men ved at gøre det gør du alles liv lettere. Vælg blot dine ord med omhu og brug sætninger, der minder din kollega om, at du arbejder sammen om dette.
14. Du har en arbejdsplads-konflikt - og du skal fortælle din chef
Det er klart, at løb til din chef ikke burde være den første ting, du gør, når du har problemer med en af dine kolleger; prøv at udføre det på din egen først, før du optager højere-ups. Men hvis situationen fortsætter med at opstå, er det okay at tale med din manager - så længe du følger dette script for at gøre det uden at det lyder som om du klynker.
15. Du er nødt til at afvise et projekt
Hvis du er blevet bedt om at lave et projekt, du virkelig ikke ønsker at gøre, vil du skrive lidt mere end "absolut ikke" tilbage. Uanset om det ikke er en del af dit job, eller du bare ikke synes, det er værd at din tid, start med disse scripts for at pænt sige "nej."
16. Du afslutter dit job
At skrive et afskedigelsesbrev kan være mildt sagt skræmmende, men med denne lette skabelon har du et godt brev skrevet og være uden for døren på kort tid.
Ledelse
17. Du inviterer en kandidat til et interview
Uanset om du interviewer nogen for første gang eller gør dette på reg og bare er træt af at skrive e-mailen, så har vi den perfekte skabelon til at invitere en kandidat til et interview - fuld af alle de detaljer, han eller hun har brug for at vide.
18. Du tilbyder en kandidat et job
Du har interviewet nogen, der dræbte det, og du er glade for at invitere ham eller hende til teamet! Brug denne lette skabelon til at få dette tilbud ud ASAP.
19. Du slår en kandidat ned
Denne kan være hård, men tricket er at holde det kort og til det punkt. Kopiering og indsættelse af denne skabelon bør gøre jobbet meget lettere.
20. Du har rodet dig - og har brug for at fortælle det til dine kunder
Det kan være svært at levere nyhederne om en krise eller et problem til dine kunder eller klienter, men det giver dig chancen for at vise, at du er på toppen af det og arbejder med problemet. Dette script skal hjælpe med at få meddelelsen hurtigt ud - så du kan bruge mere tid på at løse problemet.
21. Du skal skrive en LinkedIn-anbefaling - hurtigt
Gå ikke i hjel, når du er blevet bedt om at skrive en anbefaling til nogen på LinkedIn. Udfyld felterne i denne skabelon, så får du en fremragende anbefaling udført på mindre end fem minutter.
Netværk
22. Du har brug for en introduktion
Du finder ud af, at en ven eller kollega kender nogen, der ville være perfekt for dig at vide, hvad enten det drejer sig om din karriereudvikling, din jobsøgning eller din salgsindsats. Hvordan kan du bede din kontaktperson om at introducere dig - uden at lyde trængende og irriterende? Denne skabelon skal gøre det.
23. Du er blevet bedt om at lave en introduktion
Hvis du er blevet bedt af en kollega om at introducere ham eller hende til en kontakt. Men du ønsker ikke bare at forbinde dem med det samme - du vil sikre dig, at din kontakt er i orden med at blive introduceret, for ikke at irritere ham eller gøre ham ubehagelig. Her er den e-mail, du skal sende for at få OK.
24. Du laver faktisk introduktionen
Alt er sagt og gjort, og din kontakt er glad for at blive introduceret til din ven. Store! Brug denne korte skabelon til kort at minde hver enkelt person om, hvorfor du introducerer dem, og tag dette derefter ud af dine hænder!
25. Du er nødt til at forklare, hvad du gør
Uanset om det er personligt ved en netværksbegivenhed eller via e-mail med en ny kontakt, kan det være vanskeligt at forklare nøjagtigt, hvad du gør på en måde, der ikke er helt kedelig. Tip: Fortæl ikke bare din jobtitel. Se derefter på denne skabelon for at gøre din elevator pitch mere mindeværdig.
26. Du ønsker, at en kunde skal anbefale dig til andre
Har nogle kunder, der elsker dig - og håber, de vil sprede ordet om, hvor gode dine produkter eller tjenester er? Denne e-mail vil gøre det utroligt nemt for enhver at hjælpe dig.
27. Du har alt for mange mennesker, der beder om at "vælge din hjerne"
Har du ikke tid til at besvare alle de e-mails, der beder om informationssamtaler, og slet ikke, der faktisk foregår dem? Her er nogle strategier for, hvordan det fungerer - eller slå dem ned - med manuskripter, der er let at e-maile til hver.
Let nok, ikke?
Inden du sender denne besked, skal du huske disse 25 grundlæggende regler for e-mail-etikette - det vil sige, hvis du vil have din e-mail til at få et svar.
