Som de fleste af jer kan jeg ikke huske et professionelt liv (meget mindre et personligt), hvor jeg ikke svarede via e-mail. For det meste er det en effektiv og enkel måde at kommunikere på, og når det bruges korrekt sparer det tid, besvarer spørgsmål og opretter forbindelser. Det er tilstrækkeligt at sige, jeg tror ikke, jeg kunne leve uden det.
Desværre, med den lette e-mail og den hurtighed, som mange af os er vant til at sende, videresende eller svare, kommer et par vejstød, hvis du vil. Jeg har lidt tolerance for skødesløse fejl som forkert stavede ord (de fleste programmer advarer dig om disse typer skrivefejl med en krøllet rød linje) og siger, at du går til CC nogen og derefter glemmer at faktisk CC ham eller hende. Det er amatørområde. (Skønt min mor bliver tilgivet for at lejlighedsvis har sendt mig beskeder i alle kasketter.)
Alvorligt, fordi forummet ofte er den første måde, du har på at kommunikere med en klient, chef eller netværksperson, er det bydende nødvendigt, at du får det rigtigt. Og ikke kun for klistermærkerne derude, men for dig selv - du hader for modtageren at gå glip af meddelelsens punkt, fordi han eller hun har fokuseret på en (undgåelig) fejl. I dag mister en skrivefejl dig lidt respekt med en kollega, i morgen kan det meget vel miste dig en jobmulighed med en person, du møder på en konference.
Forud, tre utroligt basale fejl, du muligvis begår uden at indse, hvor meget uprofessionelle de får dig til at se på læseren.
1. Du glemmer at vedhæfte
Karriere Coach Rajiv Nathan er dybt taknemmelig for anmodningerne i Outlook og Gmail, der lader dig vide, at du er ved at sende en besked uden en vedhæftet fil, når du udtrykkeligt siger, at du faktisk vedhæfter noget. Hvorfor? Fordi før de eksisterede begik han regelmæssigt den alvorlige fejl ved ikke at fastgøre - ikke en gang, ikke to gange, men tre gange!
Nathan indrømmer, at han tidligt i sin karriere havde en frygtelig vane med at skynde sig gennem arbejdet. Resultatet af det førte til, at han ofte sendte e-mails, der sagde: ”Se den vedhæftede fil”, uden at vedhæfte den faktisk. Nathan husker, at han sendte den nødvendige opfølgning: ”Undskyld det! Here you go! ”Desværre sluttede det ikke altid der. ”Til sidst vedhæftede jeg den forbandede ting ved den tredje opfølgning (og den fjerde e-mail i alt), ” minder Nathan.
"Bestemt ikke et godt look, " anerkender Nathan. Faktisk var det et så regelmæssigt problem, at han under en af hans præstationsanmeldelser blev markeret for at have behov for forbedringer på dette område. Fra det punkt og frem, tapede Nathan en strimmel papir øverst på sin skærm, der hedder: "Vedhæftede du filen?"
Vær ekstra omhyggelig med at nævne “vedhæftet”, så de praktiske spørgsmål (“Du sagde vedhæftet? Send alligevel?”) Vises, før din e-mail sendes. Alle har tilladelse til at gli her eller der, men gør en vane med denne skødesløse opførsel, og du vil begynde at få et ry for at være ude af stand til at udføre denne grundlæggende opgave.
2. Du fortsætter og tænder
En af mine nærmeste venner er en advokat, der fakturerer per time. Som sådan er hun vant til at skrive sparsomt og ikke dronere videre. Jeg kunne tage en lektion fra hende.
Jenny Foss, Muse Career Coach, understreger vigtigheden af at sige, hvad du skal sige, og ikke mere. Hun forklarer, "Manglende evne til at sige, hvad du har brug for at sige - kortfattet og med modtagerens tid i betragtning - kan let irritere nogen, der måske har været villig til at høre dig ud eller endda glad for at høre dig ud."
Dette gælder især, hvis du "sender en e-mail på udkig efter en favor, input eller support - eller endda bare for at røre ved basen eller stille et spørgsmål." På trods af hvor nyttige optagelsesmeddelelser frem og tilbage kan være, er det blevet at være et rigtigt træk for nogle mennesker, og Foss advarer dig om at ”huske på, at personen ved den modtagende ende meget godt kan finde e-mail (generelt) bane i hendes eksistens. Denne person kunne være op til midnat de fleste nætter bare for at forsøge at udgrave sig selv fra en spærring af e-mails. ”Derfor siger hun, at du er nødt til at præsentere dine ideer pænt eller risikere at se" uprofessionel eller ligefrem hensynsløs. "Og i tråd med Natans uheld, som resulterede i at have sendt flere fortløbende vedhæftede-mindre noter, ”send ikke for himmelens skyld tre e-mails back-to-back. Få dine tanker sammen, og send en, ”afslutter Foss.
At få fat på kun at sige, hvad du har brug for på en ligetil måde, kan tage praksis, men det er værd at gøre det i det lange løb. Læs igennem, hvad du skriver, før du sender og klipper noget unødvendigt, såsom ord, linjer eller endda hele afsnit, der kun gentager eller genopretter det, du allerede har sagt. Det kan være fristende at overdrive, men oftere vil dine forsøg bare virke gentagne. At lære at skrive med mål og en følelse af retning vil tjene dig godt i dine mange professionelle e-mail-korrespondenter. Din læser vil takke dig for kortheden og vil være så meget mere tilbøjelig til at svare i natur - i stedet for at lade din for lange besked sidde ulæst i en konkurrencepræget indbakke.
3. Du stave personens navn forkert
Nej, bare nej. Der er absolut ingen undskyldning for at skrive til nogen og forkert stave hans eller hendes navn. Vi har alle vores kæledyrspæle, og dette er mit, men jeg er sikker på, at jeg ikke er alene. Her er tinget, mit navn - og den korrekte stavemåde for det - er i min underskrift og i min e-mail-adresse, der er lige derude i det åbne for afsenderen at se. Jeg er så følsom overfor dette problem, at jeg regelmæssigt dobbeltkontrollerer stavemåderne på navne, der typisk har mere end en mulighed (Kristin, Stephen, Mark, Carrie og så, så mange flere), før jeg trykker på send.
Tager det to ekstra sekunder? Jo da. Men det er åbenlyst ikke i det store skema med ting. Jeg vil meget hellere have det rigtigt første gang end at undskylde for min skødesløse fejl. Hvis du er så travlt, at du ikke engang kan få navnet på den person, du adresserer rigtigt, hvad skal du ellers hurtigt gøre? Det er, hvad din læser vil undre sig over. Denne lille og uomtvisteligt enkle fejl taler bøger om dine andre muligheder. Så tjek dit arbejde dobbelt og adresser personen korrekt.
Du sender sandsynligvis og modtager en masse e-mails på en given dag. Undgå at lave små, uforsigtige fejl, der sender beskeden, frem for alt andet, at du ikke er så professionel, som du virkelig er. Ophold ikke kvalitet i hastighedens navn, og for Petes skyld (eller er det Peter?), Må du ikke miste respektpoint på grund af en unødvendig e-mail-fejl.
