Du arbejder på et større projekt, og du har blokeret et par timer for virkelig at slå det ud. Men ligesom du kommer ind i zonen, er din chef forbi for at droppe noget papirarbejde. Så kommer din kollega over for at chatte om næste uges møde. Din telefon ringer. Din e-mail lyser. Du står over for den ene forstyrrelse efter den anden. Og når du endelig kommer tilbage til dit projekt, er alle dine strålende nye tanker (for ikke at nævne motivation) længe væk.
Desværre er det ikke så let at håndtere disse afbrydelser som at lukke din kontordør (bare spørg kollegaen og tænker ”skal jeg eller skal jeg ikke banke?”) Eller bede dine kolleger om at gå væk. (Jeg fik lidt af et ry på et tidligere job for en dødstare, jeg gav, da jeg var for travlt til at chatte - lad os bare sige, ikke den bedste tilgang.)
Men som jeg lærte, der er nogle enkle, effektive måder at fokusere på igen efter afbrydelser eller, endnu bedre, forhindre dem i første omgang. Brug følgende ideer til at forhindre uventede pauser i at smide dig væk fra dit spil.
Undgå afbrydelser
Den bedste måde at minimere afbrydelser er at tage nogle proaktive skridt for at undgå dem. Inden du kommer i gang med et større projekt, kan du prøve disse fremgangsmåder for at sikre dig, at du faktisk får den produktive tid, du planlagde for.
1. Kommuniker med dine kolleger
Knappen Forstyrr ikke på din telefon er ikke bare der til dekoration, ligesom din Out of Office-besked ikke kun er der til fri tid. Så drage fordel af denne tilpassede teknologi og opsæt meddelelser, så dine kolleger ved, at du ikke er tilgængelig. Skift dit Out of Office-svar for at sige, at du vil svare på e-mails i morgen. Blokering af tiden på din Outlook-kalender som "Utilgængelig - projektets navn", så velmenende kolleger vælger ikke det tidspunkt at gå forbi for en chat. Og vær ikke bange for at DND din telefon. Ikke-presserende beskeder kan sidde i en telefonsvarer i et par timer, og hvis nogen har brug for dig, vil de finde dig. (Bemærk: Denne tilgang fungerer ikke, når du gør det hver tirsdag. Brug den kun til store, tidsfølsomme projekter.)
3. Har en Go-To-sætning
Er det muligt at forhindre en afbrydelse, når nogen bogstaveligt talt går op til dit skrivebord? Du ønsker ikke at ignorere hende eller afbryde hende for at forklare, hvor travl du er, så nøglen her er at forkomme hende: Har en sætning, som du altid bruger til at starte (og afslutte) en samtale, når du også er travlt med at tale. Når du ser nogen komme mod dig, skal du sige, "Jeg er midt i noget lige nu - kan jeg tjekke tilbage med dig i morgen?" Eller "Jeg er oversvømmet lige nu, kan du sende mig en mødeanmodning?" Dette måde, hun ved, at opfølgningen er på din opgaveliste, men det er nu ikke et godt tidspunkt.
Genfokusering efter en afbrydelse
Selvom du kan minimere afbrydelser, kan du selvfølgelig ikke altid undgå dem helt, især når et tidsfølsomt problem opstår. Når det uundgåelige sker, så er du sådan, hvordan du hurtigt kommer tilbage på banen.
1. Hvis du brainstormer
Lad os sige, at du tænker gennem en kommende kampagne eller en måde at henvende dig til en potentiel partnerorganisation, når en presserende e-mail ankommer. Hvad nu? Selvom dit første instinkt muligvis er at droppe alt og svare, kan du prøve at holde pause i 20 sekunder og notere en håndfuld nøgleord, så du ikke mister dine ideer helt. Hvis det er nyttigt, skal du medtage pilene til, hvordan de opretter forbindelse eller andre symboler for at jogge din hukommelse. Det behøver ikke at se pænt ud eller være fornuftigt for nogen anden - alt det, der betyder noget, er, at du kan dele dine tanker sammen, når du sidder ned på arbejde.
2. Hvis du skriver
En af de mest frustrerende ting ved at blive forstyrret, når du skriver, føles som om du havde en rytme, og nu har du mistet den. I stedet for at forvente dig selv at samle op, hvor du slap, skal du tage et par minutter til side for at gå tilbage og læse de sidste par afsnit, du har skrevet. Brug denne tid til at lave mentale noter om, hvad du tænkte, eller hvor du skulle hen, og lad dem guide dig tilbage på banen.
3. Hvis du ikke kan fokusere igen
Nogle gange er det ikke muligt at fokusere igen. Måske er du på forkant med at blive forstyrret (en brandalarm i dag - virkelig?) Eller bare føle at du har mistet din mojo. I dette tilfælde skal du ikke tvinge det. Giv dig selv lidt tid til at dekomprimere og stå op, gå rundt eller gå og få en kop kaffe. Det er plads for dig at lette tilbage med at tænke over projektet igen (eller lad dig selv blive distraheret, hvis det er nødvendigt), så du kan begynde nyt, når du kommer tilbage til dit skrivebord.
Desværre sker der afbrydelser, så det er hvordan du håndterer dem, der betyder noget. Vær proaktiv og har nogle smarte strategier for at komme tilbage på sporet, og du vil være mere produktiv (for ikke at nævne mindre skræmmende for dine kolleger).
