Kald det som et produkt af travle tidsplaner, øget tech-forbindelse eller stegt opmærksomhedsspænd, men uanset grund, når du samler en gruppe sammen til et møde, har næsten alle svært ved at grøfte distraktioner og holde sig til den opgave, der er ved hånden. Faktisk nævner 47% af medarbejderne distraherede medarbejdere som den største hindring for at have produktive møder.
Hvis du tager dit job alvorligt, gør du sandsynligvis allerede dit bedste for at demonstrere engagement: aktivt at lytte, chime ind, når det er relevant, og holde din telefon væk fra bordet. Men selv når en god mødeetikette er øverst i dit sind, er det let at glide ind i dårlige vaner.
For at forblive i dine kollegers gode nåde og få noget værdifuldt af hvert møde, er du dog nødt til at holde følgende under kontrol.
1. At ikke skabe øjenkontakt
På dette tidspunkt er vigtigheden af at skabe øjenkontakt under et møde næsten blevet en kliché - men med god grund. Vedligeholdelse af det demonstrerer engagement, interesse og respekt. Det er endda vist, at det øger din selvbevidsthed. Det kan virke ubehageligt i starten, men der er masser af nemme hacks, der kan forbedre din øjenkontakt uden at krybe folk ud med et hjort-i-forlygter stirre.
Et af mine bedste tip er at sikre dig, at opsætningen af dit møde er befordrende for øjenkontakt fra get-go: Prøv at arrangere din gruppe i en cirkel eller halvcirkel, så alle kan se hinanden uden at anstrenge sig. Selv hvis nogen ikke er i det samme fysiske rum som dig, gælder stadig øjenkontakt.
For at imødekomme deltagere, der ringer op via videoopkald, skal du placere dit kamera på en måde, der er inden for din naturlige synslinie, så du ser ud til at se hinanden i øjnene, når du taler.
2. Brug af din bærbare computer
Brug af din bærbare computer starter ofte med de bedste intentioner: at notere, hente relevant information online og så videre. Men det er alt for let at gå fra at transkribere mødet til at forsøge at finde ud af navnet på den sang, du sad i dit hoved i går aftes uden engang at vide det. Derfor anbefaler jeg at undgå bærbare computere helt. Mange ting, der normalt gøres på en, kan let gøres for hånd, som at tage notater på en papirpude eller dele data på et udskrevet regneark. Men hvis en computer er et absolut must, kan du stadig minimere dens brug. Når du for eksempel gennemgår en præsentation, skal du opfordre taleren til at dele sin skærm på et tv, så alle kan følge med.
Selv hvis din mødearrangør ikke har strengt forbudt over bærbare computere, hvis du lader det ligge ved dit skrivebord eller holde det lukket, mens du fokuserer på dagsordenen, hjælper det dig med at holde mindless distraktioner (for ikke at nævne e-mail og chat-meddelelser) i skak. Derudover vil grøft af det uforudsete helt sikkert efterlade et positivt indtryk på dine medarbejdere og måske tilskynde dem til at gøre det samme.
3 Deltagelse i et irrelevant møde
Der er tre ting, du kan være sikker på i livet: død, skatter og unødvendige mødeindkaldelser. Og selvom det er så let at bare klikke på "Ja" på en invitation og dukke op, bare fordi du blev spurgt, gør du faktisk en bjørnetjeneste til dine teamkammerater. Når du ikke har nogen rolle i et møde, er det praktisk uundgåeligt at komme over som uinteresseret. Det er meget bedre at bo ved dit skrivebord og være produktiv end at dukke op og se keder ud.
For at bekæmpe dette skal du sørge for at få et møde på, hvad mødet handler om, hvorfor arrangøren vil have dig der, hvad (hvis noget) du har brug for at forberede på forhånd, og hvad du håber at opnå ved udgangen. At have denne sammenhæng gør det lettere for dig at beslutte, om mødet virkelig ville drage fordel af din tilstedeværelse, eller om din tid ville blive brugt et andet sted. Ofte er disse oplysninger inkluderet i en dagsorden eller i selve mødets invitation, men hvis ikke, er du velkommen til kort at tjekke ind med mødets arrangør ansigt til ansigt på forhånd. Hvis du beslutter, at din tilstedeværelse ikke er nødvendig, skal du høfligt forklare dit valg for arrangøren. Hvis du håndterer det rigtigt, vil han eller hun sandsynligvis sætte pris på din ærlighed.
I en vis grad er det at give af for distraktion bare en del af det at være menneske. Ingen kan holde sig på sporet 100% af tiden, og det kommer til at fremgå på møder en gang imellem. Men hvis du nogensinde finder dig utilsigtet forlader hvert møde uden nogen idé om, hvorfor du var der, er det værd at introducere nogle justeringer til din rutine.
