Skip to main content

De 3 e-mails, som din chef er træt af at læse (og hvad han skal sende i stedet)

Geography Now! Iran (Kan 2025)

Geography Now! Iran (Kan 2025)
Anonim

Som en person, der driver en stor organisation med snesevis af virtuelle medarbejdere, har jeg set min store andel af e-mails. Og som med alle andre ting i livet, er nogle beskeder bedre end andre.

I en verden af ​​e-mail-korrespondance er "ugh" sandsynligvis den sidste ting, du vil have, at din chef skal sige, når du læser din besked. Så hvilke typer meddelelser skal du undgå at sende, og hvordan kan du gøre dem bedre? Nedenfor er tre vigtige eksempler.

1. Unødvendige opfølgende e-mails

Opfølgende e-mails findes i alle former og former, så hvad gør en unødvendig? Hvis al din besked gør det, er at bede din chef om at e-maile dig, bliver det mere generende end en vigtig korrespondance.

En masse mennesker sender disse e-mails ud af paranoia, at de har gjort noget forkert eller gået glip af noget, men jeg kan fortælle jer fra en bossperspektiv, at det er skærpende at modtage flere opfølgende e-mails, når nogen ikke har givet mig en chance at trække vejret.

Et eksempel: For længe siden havde jeg en medarbejder, der ville få panik, hvis jeg ikke svarede på hendes e-mails inden for en time, og tænkte, at det betød, at hun havde gjort noget forkert (når jeg i virkeligheden bare ikke havde fået noget til hendes e-mail). Jeg kan tænke på et bestemt eksempel, da jeg kom hjem fra en lang dag for at finde seks (ja, seks !) E-mails fra hende, der spurgte, om jeg havde modtaget hendes besked.

Yikes.

Hvad skal jeg sende i stedet

Mens de fleste mennesker ikke ville være så paranoide at sende seks opfølgende e-mails på en dag, kan selv en ustabil opfølgnings-e-mail forlade din chef irriteret.

Medmindre indholdet af din e-mail skal håndteres i dag (i hvilket tilfælde du sandsynligvis skulle tale med din chef personligt i stedet for at e-maile), foreslår jeg, at du venter mindst 24 timer og derefter sender det, jeg gerne kalder en "faux follow -up ”-meddelelse.

Dette indebærer, at du sender din opfølgning ("Bare kontrol for at sikre dig, at du har modtaget kvartalsrapporterne, jeg sendte dig for to dage siden"), men du vil også medtage noget andet spids af information, hvad enten det er et spørgsmål om en kommende præsentation eller en opdatering af et aktuelt projekt ("Åh, og vi har lige fået de seneste numre på X-kontoen, og salget er steget med 30%!"). Dette giver dig mulighed for snedigt at bede din chef om en opdatering, samtidig med at du giver ham eller hende nogle oplysninger, der tilføjer en vis værdi, så det føles mindre som om du bare bugger ham eller hende.

2. E-mails med nye ideer

Jeg elsker absolut entusiastiske medlemmer af teamet, men noget der bliver lidt overvældende er, når medarbejderne sender mig alle deres nye ideer - i separate e-mails. En gang modtog jeg 10 forskellige e-mails i løbet af 24 timer, fordi nogen i marketingteamet ramte inspiration og fortsatte med at sende mig nye ideer.

Selvom det var fantastisk at have så mange nye ting at prøve, var det også ekstremt forvirrende at prøve at katalogisere alt og holde styr på hver eneste e-mail og idé, der kom ind. Selv når bare en e-mail kommer med nye ideer eller koncepter, er det så let at miste det i det sorte hul, der er min indbakke.

Hvad skal jeg sende i stedet

Først vil jeg anbefale at vente på en mere passende tid til at komme med idéer. Når det gælder medarbejderen i marketingteamet, ville jeg have ventet på Google Hangout-mødet, vi havde planlagt til den følgende uge, for at bringe alt dette op.

Hvis du ikke er sikker på, hvornår det rigtige tidspunkt er - eller e-mail er den eneste mulighed af en eller anden grund - vil jeg anbefale at e-maile din chef for at sige, at du har nogle nye ideer, og du gerne vil vide, hvad den bedste måde at dele dem ville være. Hvis min medarbejder havde bedt mig om det, ville jeg have bedt hende om at sende mig en e-mail med et Word-dokument fyldt med alt, hvad hun ville. Det ville have været meget mere strømlinet og let at gemme til senere. Din chef foreslår muligvis et hurtigt opkald for at tale gennem dem eller bede om, at du lagerfører ideerne og derefter e-mailer dem massivt på en bestemt ugedag.

3. E-mails, hvor din chef er CCed uden grund

Enhver professionel ville blive irriteret over at blive CCed på e-mail-tråde, de ikke rigtig er en del af: Det tilføjer bare den voksende bunke med e-mails, og du ender med at spilde tid på at læse noget, som du sandsynligvis ikke har brug for.

Fra medarbejderens perspektiv får jeg det: Du vil sikre dig, at din chef ved, at du udfører dit job, og at du prøver at holde kommunikationslinjen åben. Men det meste af tiden, alt dette virkelig gør, er at tilstoppe din boss 'indbakke.

Hvad skal jeg sende i stedet

Medmindre din chef absolut er nødt til at være i løkken, skal du tage ham eller hende ud af CC-linjen og når interaktionen er slut, skal du sende et meget kort resumé af relevant information, der kom op under samtalen (“FYI, Company Y vil være vist i denne historie på Z-dato ”). Det holder din manager informeret om, hvad der sker, uden at holde ham eller hende konstant i løkken, når du finder ud af detaljerne. En e-mail trumfter bestemt 42!

Samlet set er navnet på spillet ved at sende en e-mail til din chef at strømline dine beskeder og være mere selektiv over, hvad du sender. Det lyder måske intuitivt, men hvis jeg modtager færre e-mails fra en medarbejder, men alle af dem er meningsfulde, tror jeg sandsynligvis, at denne person gør et bedre job end nogen, jeg hører fra hele tiden.