Fundraising-begivenheder er fremragende måder at skaffe penge og bevidsthed for din organisation. Men hvis du arbejder på en lille nonprofit, kan det være svært at finde personalet (og tiden!) Til faktisk at planlægge sådanne begivenheder.
Det er her et værtsudvalg kommer ind.
Kort sagt er et værtsudvalg en gruppe frivillige, der tager ansvaret for planlægningen af et arrangement. Det faktiske omfang af ansvarsområder kan ændre sig fra organisation til organisation (eller endda begivenhed til begivenhed), men generelt kan du forvente, at de inviterer gæster, promoverer begivenheden og køber en billet til at deltage.
Som med alle frivillige har et værtsudvalg imidlertid typisk brug for en retning for bedst at kunne tjene dine organisatoriske mål. Her er et par tip til styring af et værtsudvalg for at gøre din næste bash til en smash.
1. Vælg klogt
Gode værtsudvalgsmedlemmer skal have to nøgleegenskaber: De skal have en stor, indflydelsesrig cirkel af kontakter, og de skal ikke være bange for at nå ud til dem.
For at gøre det mest effektivt skal disse udvalgsmedlemmer allerede have en vis erfaring med din organisation og være bekendt med det arbejde, du udfører. Det giver dem mulighed for at tale med potentielle donorer med mere autoritet og tale ud fra deres egen erfaring, hvilket altid er mere effektivt. Med det i tankerne skal du gennemgå dine donorlister og frivillige vagter for at se, hvem der kan være en god pasform.
Hvis du har brug for hjælp ud over det - for eksempel med planlægning af logistikken for begivenheden - skal du vælge udvalgsmedlemmer, der har en track record for at dukke op og få arbejde effektivt på andre arrangementer, som din organisation har været vært for.
Fordi jeg er den eneste dedikerede fundraiser på personale i min nuværende organisation, trækker jeg kun værtsudvalgsmedlemmer fra min store donor og prospektliste. Ved at gøre det er jeg i stand til at planlægge begivenheden og dyrke donorer på samme tid.
Da jeg var i en større organisation, der gjorde mere presseoplysning om vores begivenheder, forsøgte vi imidlertid at få berømthedsnavne på vores værtsudvalg. De var normalt ikke i stand til at hjælpe (og undertiden deltog ikke engang!), Men det fik opmærksomheden fra samfundet og underholdningsforfattere, som derefter ville dække begivenheden.
2. Vær klar over pligter
Udfordringen med mange frivillige job er, at der er få konkrete forventninger eller måder at holde folk ansvarlige på.
Selvom du helt sikkert skal huske, at frivillige udfører deres opgaver ud fra godhed i deres egne hjerter, foretrækker de fleste frivillige, jeg kender, klare instruktioner og retningslinjer for, hvad der vil være mest nyttigt til gennemførelsen af begivenheden. Jeg kan godt lide at udarbejde en "jobbeskrivelse" for hver begivenhed, jeg laver, hvor jeg redegør for værtsudvalgets medlemmers ansvar - så de ved, hvad de kan forvente, jeg kan holde dem på sporet, og vi bliver alle sammen på den samme side.
Hvad dette ansvar angår, kan værtsudvalg gøre alt fra at hente mad og forsyninger til at designe invitationer til at give store donationer. Du skal blot finde ud af, hvad du har brug for, og bede om det i din frivillige beskrivelse.
Den bedste beskrivelse, jeg har set til dags dato, er fra Equality Hawaii, som ikke kun fastlægger opgaver for værtsudvalget, men også inkluderer en donationsformular, som gør det nemt for frivillige at bidrage med den gave, der kræves til værtsudvalgsmedlemskab. Denne form for aftale er ikke passende for enhver organisation, men det er stor inspiration for en voksende nonprofit.
3. Sig tak
De første personer, du ringer til, e-mailer eller skriver til dagen efter din begivenhed, skal være dit værtsudvalg. Så snart jeg bekræfter mit værtsudvalg, adresserer jeg takkekort, så jeg har en mindre ting at gøre morgenen efter soiree.
Du ønsker også at få deres perspektiv på, hvordan begivenheden gik - hvis der er noget, du kan gøre bedre næste gang, hvis nogen af deres gæster var interesseret i at blive mere involveret i organisationen, og hvis de nød det generelt. Denne værdifulde information kan sikre, at dine begivenheder er mere effektive i fremtiden, og at din organisation kan drage fordel af nye muligheder.
Det vigtigste er, at du vil forsikre dine frivillige om, at når de gør en så stor tid og økonomisk forpligtelse over for dig, du oprigtigt sætter pris på det.
Glade frivillige - især godt tilsluttede og potentielt velhavende glade frivillige - er måske den bedste ressource, du kan have som en lille almennyttig organisation. Hvis du behandler dem klogt og godt, har du ikke kun den hjælp, du har brug for til at planlægge og gennemføre en stor begivenhed, men du vil også være i stand til at øge din indsamling til næste niveau.
