Hvis du arbejder i nonprofitorganisationer, har du sandsynligvis været en del af en indsamlingsbegivenhed, hvad enten det var en ekstravagant gala eller en simpel happy hour i baren rundt om hjørnet. Mange organisationer, især små, stoler på disse begivenheder for at skaffe en masse kontanter på kort tid.
Men når du bliver trukket ind i planlægningsudvalget (eller endda er nødt til at designe begivenheden helt på egen hånd), er det ikke længere bare en sjov aften, du får være med på. Nu skal du udarbejde alle detaljer for at skabe en uforglemmelig aften - en der vil lokke dine deltagere til at lægge lidt kontanter i hatten.
Naturligvis bestemmer størrelsen på din organisation og dit donorniveau den bedste slags begivenhed, der skal være vært, og det vil bestemt påvirke, hvordan du planlægger. Men uanset størrelsen eller omfanget af din fundraiser, efter min erfaring, har jeg fundet, at der er et par nøgleelementer, der får disse begivenheder til at fungere. Hvis du går i gang med din første indsamlingsbegivenhed, skal du sørge for at have disse fem fornødenheder.
1. Et budget
Du har hørt ordsprog “det kræver penge at tjene penge” - og det er 100% sandt for begivenheder. Selvfølgelig, hvis du er overbevisende nok, kan du sandsynligvis få doneret nogle væsentlige ting til din begivenhed - som et arrangement, sprit, mad og endda underholdning. Men på trods af denne generøsitet, vil du stadig ende med at have nogle kontanter til rådighed for ganske mange andre udgifter, som transport, måltider til personale og frivillige og tip.
For at sikre, at du kan svinge det, skal du oprette et budget, inden du begynder at planlægge detaljerne. Med et godt greb om din økonomiske situation kan du nemt finde ud af, om du har midler til at planlægge en siddemiddag - eller hvis du er nødt til at nøjes med en afslappet reception, der kun er til drikkevarer. Når du begynder at modtage donationer og lave solide planer, skal du overvåge dit budget nøje. Du bliver nødt til at afbalancere eventuelle uventede omkostninger med nye donationer eller justere dine planer efter behov.
2. Champions
For at have en vellykket begivenhed skal folk donere og dukke op. Men for at få nok donorer til at deltage, kan du ikke være den eneste person, der promoverer begivenheden. Du har brug for en gruppe andre mennesker, der er villige til at slå fundraiser til deres venner, medarbejdere og netværk - og selvfølgelig for at inspirere dem til at give.
Dette kaldes dit "værtsudvalg", der typisk består af mennesker, der allerede støtter organisationen med deres penge eller tid. Ud over at kende din organisation godt, bør alle i udvalget have en bred kontakter, som de vil opfordre til at deltage i.
Selvom hver organisation bruger værtsudvalg på en lidt anden måde, har jeg været mest succesrig, når jeg har direkte involveret gruppen i planlægningsprocessen. Selvfølgelig afhænger graden af deres involvering af individerne, så brug din bedømmelse: Nogle mennesker er mere end glade for at hente kopper hos Costco eller anmode store firma sponsorer, mens andre hellere bare vil have deres navn opført på invitationen og lave et par telefonopkald til deres venner.
3. Flere muligheder at give
Den første regel om fundraising er at spørge. Og sikker på, at når du er vært for en begivenhed, ved alle, at de forventes at hoste prisen på en billet op. Men du kan også indarbejde andre muligheder for deltagere at give.
Den mest almindelige type spørgsmål kommer i form af en lodtrækning eller lydløs auktion (og ja, du kan gøre begge dele). Det er bemærkelsesværdigt let at få præmier for denne type aktiviteter ved at bede lokale virksomheder om at bidrage; skal du bare sørge for, at præmierne matcher dit publikum. Med andre ord, en spa-dagspakke klarer sig meget godt ved en morsdag-tema frokost - ikke så meget ved golfturneringen. Nogle gange kan dette betyde at undvære præmier helt og i stedet få donorer bud på programelementer: $ 100 for en mursten i dit nye samfundscenter, for eksempel eller $ 1.000 for at gå mod et stipendium.
Hvis du ved, at dine gæster ikke er typen til at tabe flere penge, skal du bede dem om at tilmelde sig frivilligt til dine kommende programmer og initiativer i stedet. Dette vil engagere dem i din mission og gøre dem mere tilbøjelige til at give igen i fremtiden - og fortælle deres venner om dig.
4. En hel oplevelse
Donering til en begivenhed betragtes af mange mennesker som en ligeudveksling - de giver dig nogle penge, og du giver dem en oplevelse. Dit job er derfor at gøre begivenheden til en så fantastisk oplevelse, at de, for at den skal være fair, har brug for at donere endnu mere.
Nogle organisationer gør dette med høje profilerede gæster og underholdning. Men hvis du ikke har Beyonce eller Bill Clinton på dit hurtigopkald, kan du overveje et eksklusivt sted, en usædvanlig aktivitet (dansemaraton, nogen?) Eller en middag i høj klasse. Mere vigtigt er det, at du tænker på måder at reflektere din mission i tilfælde af. Hvis du er en organisation med direkte service, kan du invitere klienter til at tale. Skoler eller kunstprogrammer kan vise deres studerendes arbejde. Ved at tilbyde dine gæster en oplevelse, der afspejler det unikke ved din organisation, tilbyder du en oplevelse, der ikke kan gentages. Og det er virkelig uvurderligt.
5. Opfølgning
Det overraskende er, at det vigtigste element i en fundraiser er opfølgningen, der sker efter begivenheden. Bliv ikke fristet til at hvile på dine laurbær (eller plej din tømmermænd); tag i telefonen, send e-mails og opdater dit websted. Du ønsker personligt at nå ud til enhver donor (eller potentiel donor), du mødte natten før og takke dem for deres støtte. Dette kan være den perfekte mulighed for at etablere så mange opfølgningsmøder, du kan - trin et til at kultivere dem til deres næste donation.
Og glem ikke dine leverandører og frivillige! Tak dem for at hjælpe dig med at gøre natten til en succes. De forstår, at du er udmattet, så en hurtig e-mail er fin, men for alle, der virkelig har givet ud over, er en håndskrevet note særlig klassisk. (Tro mig, de vil huske din taknemmelighed, når din næste begivenhed ruller rundt.)
Hver begivenhed tager en masse tid og kræfter for at få succes. Men ved at følge tipene ovenfor, vil du være i stand til at være vært for begivenheder, der skaber og vokser som følger, der vil bringe flere mennesker - og penge - til din organisation. Og hvem ved det? Du har måske også en god tid!
