Du er overbelastet med arbejde, når du ankommer til kontoret mandag morgen. Du trækker ud projekter og reagerer på utallige e-mails, og inden du ved det, er det kl. 19.00, og du har næppe lavet en bukke på din opgaveliste.
Men så kommer fredag og du kører. Du tilbragte den tidligere del af ugen med at stresse og skynde dig at afslutte opgaverne, kun for at tilbringe resten af ugen på at tville tommelfingrene.
Så hvad kan du gøre for at udligne din arbejdsbyrde? Start med at stille dig selv disse tre spørgsmål:
1. Hvem lægger presset på dig for at få alt gjort i øjeblikket ?
Alle har frister - men hvor mange af disse frister pålægger du dig selv, og hvor mange bliver der pålagt dig af en anden?
Hvis du opdager, at du er årsagen, skal du springe til spørgsmål to. Men…
Hvis det er din chef
Din manager kan forvente visse opgaver fra dig på bestemte tidspunkter og ikke være opmærksom på, at disse frister skaber en ujævnhed i din arbejdsgang. Og selvom du muligvis rapporterer til nogen, der ikke er interesseret i, hvordan deres valg påvirker dig, håber jeg, at det ikke er tilfældet.
Uanset hvad, vil du ikke vide det, før du bringer det op. Find tid til at sidde ned med din manager - ideelt når de ikke er overvældet - og diskutere, hvilke frister der er mest vigtige at overholde, og hvilke de kan overveje at bevæge sig rundt eller forlænge. (Tip: disse e-mail-skabeloner kan muligvis hjælpe dig med at få samtalen i gang.)
Hvis det er din branche
Men nogle gange er det bare den branche, du befinder dig i, der er problemet. Visse job kører på sprintplaner, andre arbejder omkring ubelejelige frister. Hvis du er tilfreds med den rolle, du er i, skal du muligvis blot acceptere, at det er sådan, det fungerer.
Der er dog små ting, du kan gøre, som får det til at føles mindre overvældende (men mere om det senere).
2. Behandler du ikke-hastende opgaver med presserende karakter?
Vi gør dette hele tiden - der kommer en e-mail, som vi føler os forpligtet til at reagere på med det samme, eller chefen kaster et andet projekt ud, og vi antager, at vi skal starte den dag, eller en klient anmoder om et møde lige i eftermiddag.
Undertiden er disse situationer presserende. Men andre gange behandler du dem bare på en måde ud af vane. Så tag en dyb indånding næste gang du befinder dig i en af disse situationer, lav en liste over alt hvad du skal gøre, og prioriter det som nu eller senere . Hvis du er i tvivl, skal du enten bede om en frist, eller hvis det er OK at skubbe den tilbage. (Spoiler: Folk er mere tilbøjelige til at sige "ja, selvfølgelig", hvis du forklarer hvorfor.)
Åh, og hvis du stadig kæmper for at prioritere opgaver, kan disse to-do-listestrategier muligvis hjælpe.
3. Kunne du tilbringe langsomme dage med at komme foran?
Bare fordi alle dine frister er samlet i et par dage, betyder det ikke, at du skal udfylde dem alle på samme tid. Udnyt dine langsommere dage ved at arbejde videre. Det kan være så simpelt som at skitsere en rapport, så alt hvad du skal gøre er at udfylde emnene senere. Eller bruge fredag på at udarbejde e-mails, som du normalt sender på en mandag, og planlægge dem (ved hjælp af et værktøj som Boomerang) til at gå ud på det passende tidspunkt.
Kan du ikke komme videre på langsomme dage, fordi der mangler stykker, du har brug for afmelding fra din chef, eller du venter på en kollegas redigeringer? Overvej at bruge den tid i stedet for at blive organiseret og forberedt på de travle dage.
Rengør dit skrivebord, opsæt din to-do-liste for den følgende uge (prøv denne skabelon), læse industriartikler, som du aldrig har tid til at læse, eller måske endda bare slappe af ved at spise frokost væk fra dit skrivebord eller tage kaffe med en kollega - uanset hvad det skal til for at sikre dig, at du bliver din bedste selv, når stressen rammer igen.
Det føles ikke altid retfærdigt, at visse dage holder dig sent på kontoret, mens andre forlader dig og undrer dig over, hvorfor du overhovedet er der, men nogle gange er det bare virkeligheden. Men hvis du får mest muligt ud af den tid, du har, er der ingen grund til, at alt ikke bliver gjort, når det skal gøres.
