Du er absolut oversvømmet - der er ingen ifs, ands eller buts om det. Og til trods for det faktum, at du ved, at din opgaveliste overfylder ting, der kræver din opmærksomhed og handling, er du frosset. Du har så meget at gøre, du føler dig kun lammet.
Vi har alle været der. Det er ikke sjovt at håndtere en plade, der er alt for fuld. Men selvom din første tilbøjelighed måske er at gå mod sofaen og krølle sammen for en lang lur, ved du, at det ikke nødvendigvis er den mest effektive strategi til at tackle din arbejdsbyrde.
I stedet skal du tage en dyb indånding, tappe et par krus varm, stærk kaffe og komme på arbejde. Her er, hvordan du bedst kan vade gennem den skræmmende opgaveliste over din - kategoriseret efter, hvad du nøjagtigt har brug for.
1. Når du er skræmt af et stort projekt
Der er den store opgave, der har hængt på din liste i uger - OK, en måned . Hver dag har du de bedste intentioner om endelig at komme i gang med det. Men gang på gang skubber du det ud til bagbrænderen.
Du fortæller dig selv, at det er fordi du har mere tidskrævende ting, du skal håndtere (hey, du prøver trods alt kun at prioritere!). Men du narrer ikke nogen - du fortsætter med at skubbe det projekt ud, simpelthen fordi det virker så skræmmende og overvældende, du har ingen idé om, hvor du endda kommer i gang. Og nu nærmer denne frist sig hurtigt.
Ja, disse kæmpeopgaver er nok til at inspirere til masser af stress og panik - men det betyder ikke, at de er umulige. I stedet for, når et stort projekt optager størstedelen af pladsen på din tallerken og din to-do-liste, er dit bedste alternativ at tackle det med en smule strategi.
Dette betyder, at du skal opdele det store projekt i mindre, mere handlingsfulde mini-milepæle - snarere end blot at skrive "komplet humongøst projekt" på din checkliste. Ved hjælp af denne metode vil du være i stand til at identificere mere håndterbare handlinger inden for den enorme opgave, der skal udføres, hvilket giver dig en køreplan, der er nem at følge, du kan bruge til at holde dig på sporet.
Derudover giver disse bidige størrelse bidder dig muligheder for at fejre dine mindre resultater og succeser - snarere end kun at tage en pust i bakken og en pause for din glade dans, når hele projektet er afsluttet. Og som forskning forklarer i begrebet Progress-princippet, er det nok at tage skridt fremad i meningsfuldt arbejde til at øge vores humør, opfattelse af vores karriere og - selvfølgelig - vores produktivitet!
2. Når du er overvældet af små løse ender
Nogle gange er det ikke et afskrækkende projekt, der får dig til at føle dig stresset og overbelastet. I stedet er det en masse små ting, der bare fortsætter med at hældes op. E-mails, der skal besvares, telefonopkald, der skal foretages, ting, der skal følges op - for hver eneste ting, du afslutter, tilføjes 10 ting.
Denne konstante spærring af små opgaver kan være både distraherende og nedslående. Og selv om det er et drastisk anderledes scenarie end det ene store, overvældende opgave, giver det et lignende problem: Hvordan kan du vide, hvor du skal starte? Når alle disse brande skal slukkes (og snart!), Hvor skal du først koncentrere din opmærksomhed?
Når din dags marmelade fyldt med små løse ender, der skal bindes sammen, er det tid til at tage en side fra Nike's bog og "bare gøre det." Vælg et specifikt emne, tackle det, krydse det fra din liste og derefter gå videre til Næste.
Det dejlige ved de mindre doseringer er, at de ikke er utroligt tidskrævende, så du vil være i stand til at bevæge dig igennem dem ret hurtigt. Og takket være en lille ting, der hedder Zeigarnik Effect, når du faktisk har fået bolden til at rulle i de løse ender, vil du føle dig meget mere inspireret til at skubbe frem og færdigbehandle dem.
Så selvom strategi og detaljeret planlægning som regel er nyttige, er du nogle gange bedre med bare at springe ind og skære væk, hvad du kan - især når alt på din liste er lige så tidskrævende.
3. Når du handler med en blanding af begge dele
Lad os sige, at din liste består af begge disse typer ting. Hvad så? Skal du forsøge at gøre nogle fremskridt med det store projekt først, inden du tager dig af mindre ting? Eller skal du få de løse ender ud af vejen, så du kan kanalisere dit fokus på den store opgave en gang for alle - uden at blive distraheret? Hvilken metode er bedst?
Når du befinder dig i denne situation, bliver du nødt til at stole på det ældgamle prioriteringsbegreb. Det er enkelt: Du skal komme i gang med, hvad der skal til for at blive gjort hurtigst.
Jeg vil anbefale, at du starter med at skitsere dine "mini milepæle" til det store projekt, så du har en idé om, hvilke mindre handlingsemner der kræves af dig - og hvornår de skal gøres af. Derefter skal du tage dig selv i en markør og trække de ting ud på din opgaveliste, som du først skal fokusere på. For eksempel skal du måske svare på et par e-mails og derefter tage sig af det første trin til den større opgave.
Jeg ved, dette koncept virker næsten smerteligt ligetil. Men hvis du faktisk gennemgår processen med at fremhæve, hvor du skal komme i gang, vil det gøre det lettere for dig at se, hvor du skal fokusere din tid og opmærksomhed med det samme - snarere end at vandre målløst gennem et rod af overvældende opgaver.
Vi har alle oplevet disse øjeblikke af ren panik, når vi føler, at vi har stablet alt for meget på vores tallerkener - og det er virkelig kun sjovt ved en buffet eller Thanksgiving-middag.
Heldigvis er der et par handlingsrige tip og strategier, du kan bruge til at piske dig selv i form og begynde at gøre nogle betydelige fremskridt på den tilsyneladende uendelige liste over dine. Prøv disse, og lad mig derefter vide på Twitter, hvordan de fungerer for dig - når du selvfølgelig har samlet din to-do-liste for dagen.
