Jeg må indrømme det - jeg elsker, når møder annulleres. Når denne meddelelse dukker op på min computer for at fortælle mig, at jeg har min time tilbage, føler jeg mig fri. En vægt er blevet løftet, og jeg føler mig tilbage i kontrol over min tidsplan. (Erm, nej, jeg har ikke kontrolproblemer, hvorfor spørger du?)
Men jeg forstår også vigtigheden af møder, når de er færdig. Nogle ting opnås bare bedre, når du kan tale med mennesker i realtid og ikke gå tabt i et spor med e-mails og chatbeskeder.
Når det er sagt, er det undertiden stadig nødvendigt at skubbe en tilbage. Her er nogle tilfælde, hvor du har tilladelse til at fjerne en fra kalenderen i øjeblikket (hvis du er den, der har planlagt det, det er).
1. Du er ikke fuldt forberedt
Du faldt bolden. Måske glemte du, at mødet var ved at komme op, eller du forsømte fortsat den tid, du afsatte for at forberede dig på det. Uanset hvad er du bare ikke klar til at lede diskussionen fuldt ud og produktivt.
Hvis du stadig mødes, mangler det sandsynligvis retning og lader alle undre sig over, hvad takeaways er (hvis nogen). Og det er bare spild af alles tid, ikke?
Men hør dette: Du ønsker ikke, at "flassende og upålidelig" skal være dit telefonkort. (I det mindste tror jeg ikke, du gør det.)
Så ja, det er OK, hvis dette sker så ofte. Livet sker - men lad det ikke blive en vane. Gør det i stedet til din mission at forblive på opgaven, være ansvarlig og respektere andres tid.
Og vær forsigtig med de typer af møder, du planlægger. Hvis du konstant udsætter din en-mod-en med din chef eller din direkte rapport, for eksempel, vil du sandsynligvis ende med at bryde tilliden til det vigtige forhold.
2. Du har ikke alle oplysningerne
Du har haft denne tid blokeret på din kalender i måneder. Du brugte et par timer på at samle alt hvad du har brug for på din ende, og du udviklede en detaljeret, men realistisk dagsorden. Men på trods af alt det forberedte arbejde, du har udført, mangler du stadig nogle vigtige oplysninger.
Klienten underskrev ikke kontrakten, din chef godkendte ikke projektbudgettet, du genopbygger hjemmesiden, men marketing har ikke besluttet sig for et tema - uanset hvad det er, uden disse videnes kløer, vil du bare være snurre dine hjul i mudderet og komme ingen steder.
Så udsæt mødet, indtil du kan få de oplysninger, du har brug for.
3. Der sker noget større
Et firma, jeg arbejdede for, blev erhvervet, og lederskab brød nyheden for os i slutningen af dagen, da de fleste mennesker var ved at pakke op for at rejse.
Det betød, at den næste dag var fuld af usikkerhed. Ingen ønskede at mødes for at tale om minutdetaljerne for et bestemt projekt. De ønskede svar på spørgsmål som "Vil jeg stadig have et job?"
Folk har brug for tid til at behandle, når store virksomhedsændringer sker, uanset om det er en meddelelse om, at der vil være afskedigelser eller nyheder om en virksomhedsomlægning.
Og selvfølgelig har de også brug for tid og rum, når noget stort klipper verden over, som en naturkatastrofe eller et terrorangreb. Som et resultat skal mindre daglige ting undertiden afsættes. Du har masser af tid til at adressere dem, når alle føler sig mere stabile og klar til at fokusere. Mødet kan vente.
Møder er ikke min favorit, og jeg er ikke alene. Så jeg beder dig - vær forsæt, når du planlægger og går videre med en.
Når du behøver at annullere eller omplanlægge, skal du gøre det med omhu. Når du trykker på sletningsknappen, skal du give dine deltagere en forklaring. Det behøver ikke at være noget poetisk, bare en kort og sød grund:
eller
Nederste linje: Hvis du lægger noget i kalenderen, skal du gøre dit bedste for at holde dig til det.
Men hvis en af disse situationer dukker op, så udsætter vi med alle midler. Et møde, hvor intet kan gennemføres - hverken fordi noget større er en distraktion, eller fordi du ikke har alle brikkerne til puslespillet - er normalt ikke værd alligevel.
