Lad mig starte med at indrømme noget pinligt. Da jeg hørte "lean" og "standup" blive nævnt blandt min virksomheds seniorteam for to år siden, troede jeg, vi var ved at starte et nyt HR-initiativ om medarbejderes sundhed og kropsholdning.
Jeg tog super forkert ved det. (Mine kolleger vil trold mig uendeligt om dette, når de ser denne artikel.)
Hvad min virksomhed faktisk implementerede, var en ny rutine med daglige 15-minutters møder kaldet "standups", hvor teammedlemmer giver korte opdateringer om følgende spørgsmål:
- Hvad afsluttede du i går?
- Hvad er der i gang i dag?
- Blokerer noget dig for at færdiggøre noget?
Hvert teammedlem står under dette møde, fordi den holdning menes at sikre bedre fokus end at sidde ned. I teorien er standup perfekte til produktivitet, fordi de skærer fedtet af lange møder, hvor ingen er opmærksomme og alle drages væk fra det rigtige arbejde. Og det er ikke kun at give statusrapporter. Hold identificerer prioriteter og udfordringer i begyndelsen af dagen, så de kan planlægge at fjerne eventuelle spærre og sørge for, at stien til resten af dagens arbejde er klar.
Det giver mening, at små virksomheder, der er påvirket af ”Lean Startup” -tænkning (tl; dr: gør mere med mindre), eksperimenterer med standups. Når du er lille og behagelig, har du bare ikke tid til masser af omkostninger. Hos min virksomhed, Bureau Blank, har vi seks kerneteams - strategi, design, web, kundeservices, drift og forretningsudvikling - og til enhver tid arbejder vi på op til 20 projekter for 10 eller flere kunder. Vores team er også kun 10 personer, så vi har hver lejlighedsvis flere hatter. Et firma som vores har brug for noget for at holde alle organiserede og informerede.
Når de arbejder
Så fungerer de? Jeg har set, at standup er virkelig nyttigt, når …
Tidsfrister er ved at komme
Har du nogensinde hørt det at sige, ”Når du laver en plan, griner Gud?” Nå, Gud må få et spark ud af projektledere, der prøver at kontrollere tiden med estimater og frister. Når disse øjeblikke uundgåeligt kommer, hvor to kritiske frister kolliderer på samme dag, er standup nyttige, fordi hold ser på kalenderen sammen, mens de giver deres opdateringer. Du kan se milepælerne komme inden de ankommer, og du kan planlægge at justere prioriteter eller arbejdsmængder i overensstemmelse hermed.
Du elsker at gøre lister
Da vi har holdt standups, har vi også brugt projektledelsessystemer som Basecamp og JIRA. Disse systemer giver alle mulighed for at se hver boks (bogstaveligt talt), der skal kontrolleres, før et websted eller logo kan leveres til en klient. Under standups kan teammedlemmer hurtigt påpege de opgaver, de arbejder på, og mødet er forbi på et øjeblik.
Du ønsker at lære mere om, hvad et andet team gør
En af fordelene ved at være i en lille virksomhed er, at mulighederne for at lære er altid til stede. Hvert holds standup registreres i vores projektstyringssystem, så jeg kan altid se, hvordan medlemmer af en anden afdeling bidrager til et projekt, jeg arbejder på.
Her er et muligt scenarie: Til webstedsudvikling vil mit strategiteam undersøge vores kundes branche for at se efter trends, og vi vil for eksempel bemærke, at flere nonprofitorganisationer omfavner responsive websteder. Når vores udviklere begynder at opbygge webstedet, kan jeg gennemgå deres standup for at se de trin, de tager for at få vist stedet på skærme i flere størrelser og bede dem om at dele indsigt med mig. Dette er en win-win, fordi jeg lærer noget nyt og viser interesse for mine medarbejdere (hvilket går langt for individuel og virksomhedsmoral).
Hvad man skal passe på
Standups kan også afsløre udfordringer, der bør tilskynde til handling fra teams og ledere. Her er hvad du skal kigge efter:
Arbejde, der ikke er jævnt distribueret eller afsluttet
Standups vil hurtigt afsløre, hvor meget arbejde alle har. Når alle rapporterer om, hvad de arbejder med, kan du lejlighedsvist have teammedlemmer med opgaver, der ser ud til at svinde "i gang". Gå ikke i panik eller spring til konklusioner om, at din medarbejder ikke styrer sin tid godt. Husk, at "travlhed" ikke er målet med standup, kommunikation er. Uanset om du er hans manager eller kollega, arbejd med ham for at forstå dybden af opgaven. Se om det er for meget for en person at håndtere alene, eller om du kan hjælpe med at opdele opgaven i mindre trin.
En person ser ud til at være på en anden side
Standups er også kendt som "scrums", et udtryk, der kommer fra rugby-dannelsen af hold, der forbinder hinanden for at få kontrol over bolden. På arbejde, som i sport, hvis et enkelt teammedlem ikke er i overensstemmelse med målene eller trækker hendes vægt, lider resten af holdet for det. Hvis du eksperimenterer med standups, skal du se efter teammedlemmer, der ser ud til ikke at være opmærksomme, når andre taler eller give vage opdateringer om, hvad de arbejder på. Det kan ikke være, at de er frakoblet. De forstår måske ikke sammenhængen, målene eller ansvaret for det, de arbejder på. Gør tid til et en-til-en-møde til at tackle udfordringerne direkte.
Der er overhovedet ikke nok arbejde
Standups, ligesom to-do lister, er bygget til øjeblikkelig tilfredsstillelse. Når du brænder igennem opgaver og gør fremskridt i dit arbejde, føles det fantastisk! Men hvis der ikke er nok arbejde til din virksomhed eller dit team, kan standup føles som at løfte den samme lette håndvægt på gymmet hver dag. Sikker på, at du holder rutinen, men du bliver ikke stærkere. For ikke at nævne, du keder dig ud af dit sind. Hvis dit teams arbejdsbyrde er let, kan standup blive en irritation, der får teammedlemmer til at miste interessen. Når interessen er væk for et teammedlem, kan produktivitet og engagement i virksomheden også falme.
Hvis du rammer en langsom arbejdsperiode, skal du overveje, om du skal sætte standups på vent og tilføje andre typer teambuilding-aktiviteter i blandingen.
Standups, som software eller maskiner, er værktøjer. De løser ikke problemer af sig selv. Men de kræver omhyggelig implementering og nøje opmærksomhed på det menneskelige element for at sikre, at du skaber et miljø, der er åbent og vokalt, hvor hold arbejder sammen for at få jobbet gjort.
