Her er en ikke-helt urealistisk situation: Forestil dig, at det at administrere din indbakke for nylig har taget så meget tid og energi, at du begynder at føle, at det bare skulle være sådan. De e-mail-tricks, du ser online, gælder aldrig rigtig for din situation, da forfatterne umuligt kan forstå de indviklede detaljer om dit specifikke job eller det ansvar, der følger med det.
Hvis dette lyder velkendt, er der en chance for, at du muligvis underplayer, hvor ukontrolleret din e-mail er blevet. Det er faktisk muligt, at din indbakke er i fuldt gylden tilstand, og du beskylder dig selv for dets uregelmæssighed, når du kunne undgå problemet helt. Læs videre for nogle tegn på, at du ikke er alene i din kamp, plus måder at løse dem på!
Husk: Du kan tage kontrol igen.
1. Du får flere e-mails end du kan svare på
Hvorfor er det, at hver gang du svarer på en meddelelse, dukker 10 mere op? Tidligere har du brugt timer ad gangen på at gennemgå og svare, kun for at falde bag på faktiske handlinger på din huskeliste og vente på din opmærksomhed. Der er ingen sund balance mellem at forblive up-to-date og, vel, tendens til alt andet i dit liv. Måske er dit forhold til din indbakke bare ikke det, det plejede at være.
Hvorfor dette sker
Du behandler dine e-mails, som om de alle har samme vægt. Måske har du en første-ind-først-ud-politik, hvor du reagerer på det, der har ventet længst på dit svar, og arbejd dig op til i dag. Eller måske har du en sidste-ind-først-ud-politik, hvor du starter fra toppen og arbejder dig ned.
Sådan rettes det
Det er tid for dig at begynde at prioritere beskeder hurtigst muligt. Stil dig selv disse spørgsmål, hver gang du modtager et nyt:
- Er dette presserende?
- Er der andre inkluderet, der er bedre rustet til at håndtere det?
- Kræver det svar?
- Er det et svar, du ofte giver?
Hvis det ikke haster, skal du gemme det til senere. Ikke en TBD senere, men et faktisk tidspunkt, du indstiller hver dag til at gå gennem din indbakke. Hvis det haster, men der er mange mennesker inkluderet, der er bedre rustet til at svare - giv det et par minutter og se, om en af dem gør det. Hvis der ikke kræves noget svar: Svar ikke. Og til sidst, hvis det er et svar, du ofte giver, kan du tænke på at bruge en funktion som Canned Responses på Gmail eller oprette et dokument, der har alle dine skabeloner på et sted.
2. Du får alt for mange nyhedsbreve
Du vågner op hver morgen med masser af ulæste beskeder, inklusive ikke mindre end 30 forskellige nyhedsbreve (bryder overskrifter! Salg! De bedste restauranter i området! Nyheder i branchen!). Du ligger i sengen, øjnene knap åbne og stryger hver eneste direkte ind i papirkurven. Dette er en nødvendig del af oplevelsen, fortæller du dig selv. Jeg tilmeldte mig disse, og nu er det den pris, jeg skal betale.
Hvorfor dette sker
Jeg får fat i det: Nyhedsbreve er tiltalende. Med så mange store derude, kæmper du med at vælge det, der faktisk er værdifuldt af det, der simpelthen er interessant . Hver gang du finder et nyt dagligt fordøjelses- eller ugebrev, der synes virkelig nyttigt, spørger du dig selv, om du virkelig er sikker, inden du overleverer de gyldne taster til din indbakke - og det er du også. Så du abonnerer. Men før du ved det, og selv uden at du mener at gøre det, bliver dette abonnement hurtigt endnu et i en lang række tidlige morgensletninger.
Sådan rettes det
Undgå, at dette sker ved at afmelde mere forsætligt. Hver gang du abonnerer på et nyt nyhedsbrev, skal du give dig selv en prøveuge. Hvis du i slutningen af en uge ikke er begejstret for at åbne den (eller ikke engang har gjort det endnu), skal du afmelde dig. Ingen stillede spørgsmål. Jeg ved, hvad du tænker: Hvem har tid til at gøre alt det? Det gør du med apps som Unroll.Me (til nyhedsbreve) og BoxBe (for folk).
3. Du mister ofte e-mail-tråde eller glemmer dem helt
Du arbejder sammen med fem andre kolleger på et kommende projekt, og nogen startede en tråd for at finde ud af mødetidspunkter for næste uge. I betragtning af alle de andre opgaver, du har på din plade, synes du, det er fint at skubbe denne lille planlægningsdetalje indtil senere - bedre endnu, når samtalen er mere udviklet, og du har mere at arbejde med. Et par timer senere skal du kigge efter meddelelserne, og de er væk. Ligegyldigt hvilke søgeudtryk du prøver.
Hvorfor dette sker
To muligheder: Din indbakke er alt for rodet eller alt for organiseret. Jeg taler om de mennesker, der enten slipper af med alt under solen med det samme eller hamstre tusinder på tusinder af ulæste beskeder. Hver e-mail du får - fra din chef, din nabo, din partner og din bedstemor - er alle forvist til arkiverne eller sidder i din indbakke for evigt.
Sådan rettes det
Det er tid til at rense din indbakke. Afsæt en time en dag, og brug den til kun at gøre andet end at sortere meddelelser. Du kan: flytte tråde i mapper, bruge tags, stjerne alt hvad du har brug for for at komme tilbage til senere, tjek Boomerang eller prøve et af disse fantastiske værktøjer. Vælg ikke en metode bare for at vælge en, vælg i stedet en, du ved, giver mening for dig. Du bliver måske nødt til at teste nogle få systemer, før du finder den perfekte mulighed, men tro mig, et par timers brug af dette vil spare dig for et ton i det lange løb.
Hvis nogle af disse scenarier lyder velkendte for dig, er det OK. Det er normalt at føle, at din indbakke styrer dit liv. Men det betyder ikke, at du skal give op. Begynd i stedet på at tackle problemet, e-mail via e-mail, indtil du er tilbage i kontrol.
Har du nogen e-mail-management-tricks, jeg skulle prøve, der ikke var inkluderet? Tweet mig @caroqliu, og lad mig vide det!
