Ideelt set var din tid væk fra arbejdet (i det mindste noget) afslappende. Men den zen efter ferie kan gå lige ud af vinduet, når du sætter dig ned for at tackle din indbakke og indse, at der er cirka en million beskeder, der venter på dig.
Besvarelse af e-mails kan være stressende hver dag, men det er endnu værre, når de har samlet sig. Og når du føler denne stress, kan du sætte et mål at komme igennem dem så hurtigt som muligt - kun for at begå en af de almindelige fejl nedenfor.
Så tag et par minutter på at læse, hvordan du kan undgå dem: Det vil være det værd!
1. Prioritering af responstid over kvalitet
Matematisk giver det mening at svare så hurtigt som du kan. Hvis du bruger et minut på at læse en e-mail og svare på et minut, kommer du hurtigere igennem din liste, end hvis du bruger fem minutter på at læse og fem minutter på at svare.
Og selvom du har ret i, at dette ikke er en dag til at debattere internt mellem "Lyder godt!" Versus "Jeg er enig", vil du heller ikke bare afbryde et hurtigt svar.
“Lyder godt” eller “Jeg er enig” fungerer lige godt, hvis nogen spurgte, om du kan lide deres plan, men giver ingen mening, hvis de stillede dig et specifikt spørgsmål om det. Betydning, du vil få endnu en e-mail tilbage fra dem - og de ved, at du ikke har læst, hvad de skrev første gang.
Løsningen
Hvis du har sider med e-mails til at komme igennem og ikke kan bremse ønsket om at svare ASAP, skal du kopiere og indsætte et generisk svar. Prøv dette ”Jeg bruger i dag på at indhente e-mails. Hvis du har brug for et svar inden kl. 17.00, skal du maile mig tilbage og fortæl mig det. ”
Ja, det er et ekstra skridt, men hvis dit nummer et mål er at vende tilbage til alles første ting, giver det dig mulighed for at gøre det, så udånder og tager din tid på at svare.
2. Videresendelse af alt med "FYI"
I dit hoved deler du en statusopdatering, så den anden person kan fortælle dig, hvad de skal gøre næste. Men i modtagerens hoved, siger du, er dette taget sig af. Du tager essentielt en "varm kartoffel" -tilgang til e-mail, idet du antager, at ansvaret falder til, hvem der fik det sidst - hvilket betyder, at der er en god mulighed for fejlkommunikation.
Dette er grunden til, som Muse Managing Editor Jenni Maier skriver, "Hver enkelt e-mail skal indeholde et næste trin (selvom det ikke er" noget svar nødvendigt ")."
Når du sender en varm kartoffel-e-mail, vil der ske en af to ting. Du får det tilbage med et spørgsmål (så alt hvad du har gjort er dobbeltarbejde). Eller måske værre, de siger intet, og du vil hver især tro, at den anden person er den, der tager næste skridt.
Løsningen
Tag Maiers råd, og sørg for, at beskeder har en klar hensigt. Hvis du sender noget med bare for at lukke loopen, er det helt OK at sige det eller endda "til din henvisning." At stave nøjagtigt, hvad du vil fra den anden person, tvinger dig til at komme klart først - hvilket betyder, at du fange dig selv, hvis det du virkelig har brug for er at tage et skridt selv, før du deler dine fremskridt.
3. Svar i den rækkefølge, de kom i
Din plan til at reagere på omvendt kronologisk rækkefølge er velmenende: Du vil først vende tilbage til den person, der har ventet længst. Det er dog ikke en klog plan, hvis dit mål er at være så effektiv som muligt.
Tilfælde: Jeg arbejdede med en person, der rejste på en to ugers ferie, og da han vendte tilbage, svarede han først på sine ældste e-mails. Dette betød, at han fulgte op på mine spørgsmål for at spørge, om de var blevet sorteret - inden han så en senere kæde, hvor hans kontaktpunkt løste disse problemer for mig.
“Fik du dette?” Og “Nevermind! Så du gjorde! ”E-mails var unødvendige, og hvis hele dit mål er at indhente hurtigt, ønsker du ikke at spilde tid på dem.
Løsningen
Dette er en god tid for LIFO: Last In, First Out tilgang. Fordi, som Muse COO Alex Cavoulacos forklarer, "Denne teknik er baseret på at lade de gamle ting håndtere sig selv."
Med andre ord, da du kom til den e-mail, som nogen sendte for en uge siden, kunne det meget vel være, at de allerede håndterede, hvad de spurgte dig om. Og hvis de stadig ønsker din opmærksomhed snarere end senere, er jeg villig til at satse på, at de noterede returdatoen på din OOO og sendte en opfølgning, der sad øverst i din indbakke, da du kom tilbage.
Når du stirrer på en uges beskeder værd, kan din fristelse være bare at dykke i. Men hvis du er tankevækkende over, hvordan du går i at svare, undgår du almindelige fejl og gemmer dig selv ved at gå tilbage og svare på dem igen.
