Når du bliver kontaktet til at skrive et anbefalingsbrev, skal du være smigret og forhåbentlig ophidset til at hjælpe din kollega eller din gamle kollega. Imidlertid kan dette scenarie også være nervepirrende - når alt kommer til alt hjælper du med at bestemme nogens fremtid! Hvordan kan du passe alle hendes fantastiske egenskaber på en lille side? Hvad hvis du ikke siger den rigtige ting?
Pause og tag en åndedrag. At skrive et brev er ikke raketvidenskab, især hvis du føler dig positiv til den person, du anbefaler. Jeg har skrevet en masse rec-breve på min dag, selv ghostwriting dem til administrerende direktører i mange forskellige virksomheder (ja, ledere delegerer denne opgave), og undervejs har jeg lært et par ting, der forenkler processen. Følg disse trin for at skrive et brev, der hjælper din kollega med at blive ansat.
1. Foretag din baggrundsundersøgelse
Anbefalingsbreve kan anmodes om af en hel række grunde - en jobansøgning, nominering af tildelingen, accept i en skole eller et bestyrelse med mere. Så selvom du ved alt, hvad der er at vide om kandidatens nuværende situation, arbejdsmoral og tidligere succeser, har du stadig ikke alle de oplysninger, du har brug for. Find ud af, hvorfor den anbefalede beder dig om et brev, og hvad hendes læsere vil være på udkig efter i det.
Før du begynder at skrive, skal du huske at spørge følgende:
Disse spørgsmål hjælper med at guide indholdet af dit brev og vil sikre, at du placerer kandidaten til jobbet eller tildelingen på den bedst mulige måde.
2. Følg formlen
Anbefalingsbreve skal behandle tre ting: dit forhold til kandidaten, din evaluering af hendes arbejde og hvordan hun sammenligner med andre, du har arbejdet med i lignende stillinger (alias, hvorfor hun skiller sig ud). Så strukturer brevet omkring disse områder, mens du skriver:
Forklar dit forhold
Først skal du forklare arten af dit arbejde med kandidaten mod begyndelsen af brevet. Dette kan være en simpel erklæring, der beskriver, hvornår du arbejdede med hende, hvor længe og i hvilken kapacitet. For eksempel: ”Jane var en kontoforvalter hos min virksomhed fra 2010 til 2013, hvor hun var ansvarlig for planlægning, udvikling og udførelse af markedsføringsstrategi for fem af vores største kunder. Som hendes manager var jeg vidne til… ”
Evaluer kandidaten
Efter at have forklaret dit forhold er evaluering af din kollegas arbejde næste prioritet. Dette skal være kødet i dit brev, skønt det nøjagtige indhold varierer afhængigt af hvad du anbefaler hende til. For eksempel, hvis du ved, at den stilling, hun ansøger om, er i ledelse, kan du måske fokusere på, hvor godt hun arbejdede inden for dit team, og hendes naturlige evne til at være en stor leder. Hvis den stilling, hun ansøger om, mere er en teknisk position, eller måske en skrivestilling, skal du fokusere på hendes evne til at jonglere adskillige projekter ad gangen, mens hun leverer resultater.
Under alle omstændigheder skal du forklare, hvad du så i hendes arbejde, og pege på konkrete resultater, hun producerede. Husk, at det altid er bedre at vise, ikke fortælle. Hvis du siger, at hun er i stand til at udvikle og implementere sofistikeret marketingstrategi, skal du pege på ting som det samlede marketingbudget, hun har administreret, og den procentvise stigning, som salgsteamet så i løbet af sin periode. Eventuelle tal eller statistikker, du kan henvise til, hjælper med at male et stærkt billede af, hvad hun præcist opnåede.
Lav en sammenligning for at forsegle aftalen
At sammenligne kandidaten med andre mennesker, du har arbejdet med, kan være en effektiv måde at tilbyde en stærk anbefaling. Man kan sige, at nogen er "den mest effektive projektleder, jeg nogensinde har arbejdet med, " eller "en af de tre øverste medarbejdere, jeg nogensinde har administreret." Brug selvfølgelig kun udsagn, du virkelig tror!
Dette kan også være en måde at formidle alle problemer, en ansættelseschef kan have. For eksempel, hvis du anbefaler en kandidat, der er ung, eller som ikke har meget erfaring, kan det sige, at det at sige, at hun viser "modenhed og strategisk tænkning langt ud over sine år og erfaringsniveau".
Brug om muligt en historie eller anekdote til at demonstrere et af de ovennævnte områder. Det er let at læse gennem et brev og se, at en kandidat har stærke egenskaber, men til sidst smider det til side, fordi der ikke var noget bemærkelsesværdigt eller håndgribeligt at huske hende ved. På den anden side er det svært at glemme nogen, der har haft en åbenlyst indvirkning på og en ægte forbindelse med sine tidligere kolleger.
3. Sæt Final Touches i
Nu logistikken: For det første er den person, der samler og læser anbefalingsbreve, sandsynligvis travlt og har masser af andre sider at læse igennem. For at få mest mulig indflydelse skal du hurtigt holde dit brev kort (højst en side) og til det punkt. Med hensyn til tone ønsker du at være formel og professionel, men også entusiastisk. En lunken anbefaling kan lige så godt være en dårlig, så sørg for at formidle, hvor meget du kan lide kandidaten.
Brug din virksomheds brevhoved og medtag din underskrift og kontaktoplysninger i bunden. Medtag en dato, adresser modtageren ved navn (hvis muligt) og afslutt med en erklæring om din vilje til at diskutere kandidaten yderligere, såsom "Hvis du har yderligere spørgsmål, så tøv ikke med at ringe til mig."
Brev er kun begyndelsen på de forskellige typer henstillinger, som du muligvis bliver bedt om at gøre, men disse trin kan hjælpe dig gennem enhver form. Uanset om du tjener som en tidligere medarbejders reference via telefon eller anbefaler en kollega på LinkedIn, gør din research, følg formatet og bliv entusiastisk. Du (og din kollega) skal være god til at gå!
Til sidst skal du huske, at hvis en kollega beder dig om en anbefaling, har du påvirket hende, og hun vil være evig taknemmelig, hvis du hjælper på hendes vej til succes. Brevskrivningsprocessen kan virke stressende, men det er virkelig en ære.
