Tabt tid findes aldrig igen.
Benjamin FranklinTid er en vigtig ressource, som vi simpelthen ikke kan genopfylde. De 24 timer hver dag er alt, hvad vi får - når disse timer er brugt, går disse timer for evigt. Dette betyder, at hvis du kæmper for at passe alle dine prioriteter og "to-dos" i din dag, er det tid til at kigge efter metoder til at bruge disse timer og minutter mere effektivt.
Her er et par forskningsstøttede forslag, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af den tid, du har.
1. Værdi hvert enkelt minut
Som coach har jeg indset, at vi på et grundlæggende plan har en tendens til at sælge os kort inden for tidsafdelingen. I mange tilfælde tillader vi endda andre at drage fordel af vores tid. Så det vigtigste trin i tidsstyring er at tage ejerskab af vores tid, skabe plads til de aktiviteter, der er meningsfulde og produktive, og fjerne de, der har mindre langsigtet værdi.
Hvad der adskiller værdige opgaver er resultaterne, der er forbundet med din tidsinvestering. For eksempel deltager du muligvis rutinemæssigt på et møde, der indeholder en masse frem og tilbage, men ikke en masse handling. Kunne den tildelte tid bruges bedre på en alternativ aktivitet, f.eks. Forbindelse med klienter eller samarbejde med kolleger? Der er ofte muligheder for at ”mine” tid til mere produktive aktiviteter - vi overser dem simpelthen.
Til dette formål skal du kigge hårdt på, hvordan du har brugt din tid ved at gennemføre en kalenderrevision. Start med denne øvelse: Optag dine time-for-time-aktiviteter i to uger. Gennemgå derefter dine poster med disse spørgsmål i tankerne: Var tiden godt brugt? Var der solide fordele forbundet med den brugte tid? Ville du gå den samme rute igen? I mange tilfælde er et "tids" problem faktisk et "opgave" problem. Så sprøjt de opgaver, der tilføjer lidt til din effektivitet.
2. Lav plads til mere fokus
Fra ringetelefoner til kolleger, der stopper ved dit skrivebord for at snakke, er distraktioner rigeligt i de fleste kontormiljøer. (Håndtering af "drive-bys" kan være en reel udfordring.) Selvom disse distraktioner er blevet en accepteret del af arbejdslivet, kan de skabe ødelæggelse på vores produktivitetsniveauer. Når vi er i stop-og-start-tilstand hele dagen, finder vi os selv gentagne opgaver, mister vores plads og spinde vores hjul. Faktisk kan det tage 20 minutter eller længere at fokusere igen efter en afbrydelse.
I nogle tilfælde er åbne kontorer synderen. Vi bidrager imidlertid også til problemet med de valg, vi træffer. Psykolog Daniel Goleman diskuterer, at vi er nødt til at tage kontrol og beskytte os mod vores egne tidsplaner - vi bygger tid ind i vores arbejdsliv for at fokusere dybt på vigtige opgaver. Vi er nødt til at identificere udsnit af tid, når vi, som Goleman forklarer, har muligheden for at ”kokon” og koncentrere os fuldt ud.
Du overvejer muligvis at dæmpe din mobiltelefon eller bruge Googles funktion af indbakkepause til at slå indgående e-mail i en times tid hver dag. Du kan også spørge din manager om at afsætte to, uafbrudt 30-minutters tidsperioder i løbet af din arbejdsdag, måske når din dag begynder, ved frokosttid eller ved afslutningen af dagen, hvor du kan slå dig ned og udføre fokuseret arbejde.
Du vil sandsynligvis blive overrasket over, hvor meget du får ud af den tid.
3. Tam udsættelse
Udskydning er en af de mest almindelige udfordringer på arbejdspladsen - og for nogle af os; det kan blive en enorm tidspild. Mens procrastination kan stamme fra at føle sig overvældet eller underforberedt (i så fald skal du ikke forsinke søgning), tyder forskning også på, at procrastination kan opstå som et resultat af, hvordan vi ser opgaver og mål. Specifikt kaster vi visse opgaver i et meget negativt lys - for eksempel "Jeg er færdig med rapporten inden fredag, så min manager bliver ikke forstyrret over mig." Disse kaldes "undgåelses" -mål - du afslutter dem til at undgå en negativ konsekvens - og interessant nok har de en større tendens til at blive korreleret med udsættelse.
Men her er de gode nyheder: Du kan begrænse udskydelsen ved at forsøge at se disse opgaver forskelligt og omformere dem som et "tilgang" -mål versus et "undgåelses" -mål. Hvis du frygter en bestemt opgave, kan du prøve at se den i sammenhæng med et muligvis mere tiltalende resultat. Kunne dens gennemførelse bidrage til at fremme et større, mere positivt mål - for eksempel at imponere klienter eller blive betragtet som en holdspiller? Dette kan hjælpe dig med at forblive på kursus. En ekstra bonus? Tilnærmelsesmål synes at give mere tilfredshed, når de i sidste ende er nået.
Prøv en af disse strategier og se, om tingene ændres til det bedre. Fortæl os, hvordan du har det på Twitter @dailymuse og @MRGottschalk.
Vil du have mere ud af din dag? Tilmeld dig vores Hack Your Work Life-klasse på Muse University!
