Vi ved alle, at arbejde involverer, godt, arbejde. Selv hvis du elsker dit job, kan det ikke altid være let, og det kan ikke altid være sjovt.
Men nogle gange ønsker vi, at vores job skal være lidt (eller meget) lettere. Vi ønsker at få vores arbejde hurtigere gjort, ikke at føle os for meget eller overvældede og have mere tid til de ting, vi virkelig elsker.
Den gode nyhed er, at der er måder at gøre det på (uden at være en total slacker). Tjek vores yndlings tip og tricks nedenfor for at være mere produktive, fjerne ting, du ikke behøver at gøre fra din to-do-liste, og generelt gøre dit job til en meget mere behagelig oplevelse.
1. Planlæg ikke at gøre for meget
Her er en hemmelighed for dig: De fleste to-do lister er alt for lange, hvilket fører til overarbejde og stress, når det ikke hele klarer sig. Antag i stedet, at du kun kan få en stor ting, tre mellemstore ting og fem små ting gjort om dagen (færre, hvis du har en masse møder). Vi har oprettet en skabelon, der hjælper dig med at planlægge en mere fornuftig opgaveliste.
2. Fokus på opgaver med høj belønning
Fokuser størstedelen af din energi på de opgaver, der vil skabe de største resultater. Du ser ud som om du gør meget mere, men i hemmelighed med mindre indsats. Dette kaldes ofte for at få den lavthængende frugt - de fordele, du kan opnå med mindst mulig anstrengelse.
3. Arbejd i sprints
Det er blevet sagt gang på gang, at hemmeligheden bag at få mere arbejde udført på kortere tid er at arbejde i bursts med pauser imellem. De intervaller, du vælger, afhænger af dit arbejde og dine præferencer, men uanset hvad du går med, indstil en timer, gør dit bedste for at holde fokus i det tidsrum og derefter faktisk stå op og tage en pause imellem. Du vil føle dig mere energisk under dine arbejdsmøder og i sidste ende være måde mere effektiv.
4. Giv hver dag et tema
Holder distraktioner dig fortsat fra at fokusere på de faktiske vigtige ting? Brug Jack Dorsey - medstifter af Twitter såvel som CEO for Square's - hemmelighed, og prøv at give hver dag et tema. På den måde, når distraktioner dukker op, ved du at enten sætte dem til en anden dag eller, hvis du er nødt til det, at tackle dem hurtigt og komme tilbage på banen.
5. Start med den vanskeligste opgave
Ved at få den sværeste ting på din plade ud af den første ting om morgenen, vil resten af dagen føles lettere ved sammenligning. Plus, så spilder du ikke mental energi hele dagen med at tænke på denne udfordrende ting, du skal gøre.
6. Følg din energi
Alle har visse tidspunkter af dagen, hvor de er mere eller mindre produktive. Hvis du planlægger store projekter i løbet af dine energitider, gør du dit arbejde meget hårdere for dig selv. Prøv i stedet at kortlægge din ideelle dag baseret på dine energiniveauer.
7. Kæmp ikke mod det, når du føler dig nytteløs
En af de sværeste ting at gøre på arbejdet er sandsynligvis at tvinge dig selv til at arbejde hårdt, når du virkelig ikke føler dig på toppen af dit spil. Så medmindre du har en verserende frist og absolut ikke kan, afsked den bestemte opgave og gør noget mere egnet til din mentale kapacitet. Forfatter Katie Douthwaite antyder, at dette er et godt tidspunkt at få de kedelige, monotone opgaver slået ud.
8. Brug skabeloner, når du kan
Hvorfor opfinde hjulet igen, hver gang du skal gøre noget? Har du en e-mail, du skal skrive ofte? Brug en skabelon. Brug for at oprette en præsentation? Brug en skabelon. Gendesign dit CV? Brug en skabelon. Du får billedet.
9. Indstil konserverede svar
Bedre endnu, hvis du bruger Gmail, skal du indstille disse skabeloner som konserverede svar, så du ikke engang behøver at forlade din indbakke for at slippe dem ind og sende dem væk.
10. Opsæt automatisk tekst
Hvis du ofte svarer på meddelelser, mens du er på farten fra din telefon, skal du gøre det lettere for dig selv ved at konfigurere autotekst. For eksempel kunne “tonehøjde” udvides til at udfylde din elevatorstigning - hvilket betyder, at du ikke behøver at skrive det hele ud hver gang på dit lille tastatur. Læs her for mere om, hvordan du indstiller det.
11. Eller skriv ikke overhovedet
Du kan også bruge telefonens tale-til-tekst-funktion til lettere og hurtigere at svare på meddelelser. Produktivitetsekspert Alex Cavoulacos forklarer, hvordan hun bruger det til sin fordel her.
12. Forkort dine e-mails
Vi vil tage en vild gæt, at besvarelse af e-mails tager meget af din tid og energi. Hvad hvis du gjorde det hele lettere for dig selv ved at sætte en grænse for, hvor længe hvert svar kan være? Naturligvis skal nogle meddelelser nødvendigvis være længere end andre, men udfordre dig selv til at holde dem under fem sætninger lange (eller endda kortere!) Så ofte som muligt.
13. Bare tag en samtale
Lange e-mail-kæder fik du det? Når en samtale begynder at blive for indviklet, skal du overveje, om det ville være lettere at bare hoppe på telefonen eller oprette et møde for at tale det ud. Undertiden kan en 10-minutters samtale fjerne timer med e-mail-meddelelser.
14. Fjern opfølgende e-mails
Intet gør besvarelsen af e-mails sværere end din indbakke konstant fylder op med opfølgende e-mails fra folk, som du ikke har fået chancen for at svare på endnu. Så opsæt en auto-responder, der fortæller folk, at du har modtaget beskeden og vil svare på rette tid - forhåbentlig afskrække de ivrige bevere fra konstant at sende dig en e-mail. Du kan endda medtage svar på ofte stillede spørgsmål, som potentielt kan hjælpe messenger med at hjælpe sig selv (og forhindre, at du overhovedet skal svare).
15. Anvend OHIO-strategien
Hvor mange gange åbner du en e-mail, læser den og lader den derefter være i din indbakke for at håndtere senere? Gør ikke dette! Det tager faktisk mere af din tid og energi at behandle den flere gange. I stedet skal du følge OHIO-strategien (kun håndtere den en gang) og håndtere den med det samme, hvad enten det er ved at slette den, besvare den, skyde den af til den rigtige person eller for større beskeder, der vil kræve mere tid, analysere den til opgaver, du skal sætte på din opgaveliste.
16. Slip af med så mange beslutninger som muligt
Beslutningst træthed er reel - og det kan gøre dine dage meget sværere. For at forhindre, at det påvirker dit arbejde, skal du fjerne så mange beslutninger som muligt. Dette kan betyde at have en arbejdsuniform, så du ikke behøver at vælge et tøj hver dag, bringe den samme ting til frokost i en uge eller indstille et stående møde med din chef, så du ikke altid behøver at række ud for at spørge For en. Uanset hvad det kræver at lægge mange af dine beslutninger om autopilot.
17. Stop multitasking
Denne vane kan få dig til at føle, at du bliver mere færdig, men det bremser dig faktisk ned og gør dit arbejde hårdere, end det skal være. Så gør dit bedste for at fokusere på en opgave, indtil den er færdig, og gå derefter videre til den næste ting. Du finder ud af, at dit sind er klart, og dit arbejde er bedre (og lettere).
18. Efterlad dig selv en Cliffhanger
Undertiden er den sværeste del af arbejdet at komme i gang med noget. Så gør det lettere at hoppe ind i en opgave ved at forlade dig selv en cliffhanger. Dette betyder, at hvis du trækker fødderne i gang med et projekt, skal du bare starte, gøre en lille smule af det (selvom det ikke er dit bedste arbejde) og derefter lade det være ufuldstændigt at vende tilbage til den næste dag. At komme i gang vil være meget lettere, når du allerede har et sted at springe ind.
19. Fjern noget fra din opgaveliste
Overvej seriøst hvert element på din huskeliste for at se, om der er noget, der faktisk ikke er vigtigt. Dette gælder især for ting, som bliver ved med at blive sat på bagbrænderen. Det er værd at spørge sig selv, "Hvis jeg har udsat dette så meget, er det virkelig så nødvendigt?"
20. Sig “Nej” til noget
Ud over at fjerne noget fra din tallerken, skal du overveje at sige "nej" lidt oftere til nye spørgsmål. Det er klart, at du ikke kan gøre dette hele tiden for bare at komme ud af arbejdet, men hvis du føler dig overvældet, eller du får et spørgsmål om noget, der ikke er arbejdsrelateret (som at holde en informativ samtale med en vens barn), sug det op og sig ”nej.” Her er nogle forslag til, hvordan du siger det pænt til din chef og til dine venner.
21. Konstant spørgsmålsmøder
I tilfælde af at du ikke har hørt, kan møder let blive et enormt spild af tid. Hver gang du planlægger et møde - endda et tilbagevendende - skal du virkelig stille spørgsmålstegn ved, om det overhovedet skal ske, om du tildeler for meget tid til det, eller om du skal være til stede. Hvis du har lyst til at svare på et af disse spørgsmål er "nej", kan du overveje at justere (eller tale med din chef for at sikre dig, at du bruger din tid så effektivt som muligt).
22. Har en "To-Don't" -liste
For at hjælpe dig selv med at sige "nej" mere og skære ned på træthed ved beslutning, skal du starte en "ikke-gør-liste" - en liste over ting, du aldrig bør spilde din tid på. Tjek disse ideer for at komme i gang.
23. Delegere noget af dit arbejde
Er der en opgave, som du udfører, som du virkelig, virkelig frygter, eller at du har lyst til, virkelig ikke længere er en del af din jobbeskrivelse? Overvej om det ville være værd at delegere det til en mere yngre medarbejder, eller, hvis du virkelig drukner, om det er tid til at bringe en praktikant eller en ny direkte rapport. Her er nogle retningslinjer for, hvordan delegationen er den rigtige vej.
24. Eller Crowdsource det!
Forfatter Jennifer Dziura foreslår crowddsourcing som en måde at “gøre mindre indsats for dig selv, mens du gør klienter og brugere gladere.” I bund og grund arbejder det sammen med klienten eller brugeren om at komme med forslag, præsentationer og lignende. Hvis du vil lære mere om, hvordan det kan lege i din hverdag, skal du se hendes artikel.
25. Gør en arbejdsbytte
Har du en opgave, du frygter eller virkelig ikke er sikker på, hvordan du skal håndtere? Spørg en kollega i din afdeling, hvis hun vil bytte! Grundlæggende sender du en af dine mindst favoritopgaver på sin måde, og hun sender en af hendes til dig. Du behøver ikke at trække dig selv igennem noget, du har frygtet, men arbejdet bliver gjort - potentielt endnu bedre, end du selv kunne have gjort; nogen, der ikke har forværret over tildelingen, kan muligvis hurtigt se noget, du ikke kunne.
26. Undgå perfektionisme (undtagen hvor det virkelig betyder noget)
At lægge pres på dig selv for at gøre alt dit arbejde perfekt er ikke kun at stresse dig ud, det kan være at bremse dig ned og få dig til at udsætte efterbehandling af ting, fordi du er bekymret for, at de ikke bare har det rigtigt. I nogle tilfælde (stor årsrapport til din chef, kopi, der går ud til verden) er denne slags opmærksomhed for detaljer kritisk. Men i andre (at sende en e-mail til din kollega, få et første udkast til en præsentation til dit team) er det at gøre dit liv sværere at fokusere på perfektionisme end det skal være.
27. Se efter måder at strømline processer på
Er der en opgave, der altid tager dig for evigt at gennemføre? Noget, du har lyst til, er meget hårdere end det burde være, eller noget, der tager alt for meget af din tid? I stedet for bare at køre gennem det gang på gang, skal du se, om der er nogen måder, du kan strømline disse processer på. Det taler måske med andre virksomheder for at se, om de har fundet en lettere måde. Måske er det koordinering med andre afdelinger for at se, om de kan hjælpe dig med at spare tid eller kræfter. (Er der for eksempel noget, som ingeniørteamet måske hurtigt kan bygge dig, der sparer dig masser af tid?)
28. Ansæt en virtuel assistent til små ting
Vi har alle de onde ting, der tager os timer at gennemføre, men let kunne gøres af en anden. Hvis du ikke har nogen i virksomheden at delegere dem til, kan du overveje at ansætte en virtuel assistent til at hjælpe dig. De kan gøre alt fra planlægning af rejseplaner til korrekturlæsning af dine rapporter til at gøre det kedelige designarbejde på din næste præsentation - stort set alt hvad du frygter at starte og virkelig ikke behøver at lave dig selv. Tjek effektivitetsekspert Marissa Brassfields råd til at finde ud af, om noget er værd at outsourcing.
29. Få alt superorganiseret
Dine filer. Din computermapper. Toppen af dit skrivebord. Din indbakke. Tag dig tid nu til at blive organiseret, så at det at finde de ting, du har brug for, aldrig er forhindringen for at komme i gang med en opgave. Og hey, det kan alt ske på kun 30 minutter!
30. Lad ikke dine kolleger afbryde dig
Dine medarbejdere betyder sandsynligvis godt, men deres konstante strøm af IM-opdateringer, hurtige spørgsmål til dig om det nyeste projekt eller chit-chat om deres weekender kan alvorligt ødelægge din strøm af fokus, hvilket gør det meget sværere at få svære opgaver udført . Konfigurer systemer, der advarer dine kontormødere, når du er i zonen - uanset om det er en forstyrrelse af beskeden på din chat eller store hovedtelefoner, der betyder, at du ikke bliver generet - og kommuniker dem tydeligt.
31. Tag en Nap
Se om du kan snige dig i en lur i løbet af din eftermiddagsnedgang. Selv 20-30 minutters lukket øje kan give dig mere energi boost end kaffe kunne, forbedre dit humør, forbedre dine analytiske evner og indlæringsevner og forvise stress - hvilket gør resten af dagen meget lettere og mere behagelig. Så luk din dør, snig dig til din bil, eller gør hvad du skal for at komme i en smule søvn.
