31 tip til at få e-mail til at sutte mindre - musen

E-mail: Vi elsker det, vi hader det, vi elsker at hader det. Men da det ikke snart kommer nogen steder, er vi her for at hjælpe dig med at få det bedste ud af det.

Fra tip til kørsel gennem din overfyldte indbakke til strategier, der hjælper dig med at få mindre af det i første omgang til smarte måder at sikre, at de e-mails, du sender, får stor indflydelse, vi har alt hvad du har brug for for at gøre din indbakke til en kommunikation kraftcenter.

Hvis du vil: Hold din indbakke klar

1. Den nemmeste måde at stoppe med at få så mange e-mails i første omgang er at afmelde sig de snesevis af nyhedsbreve, som du slags-af-art-af-beregnet til at læse - men virkelig aldrig gør. Unroll.me er den absolutte nemmeste måde at identificere de suckere i din indbakke - og masse afmelde.

2. Hvis du får masser af uønsket mail fra enkeltpersoner, kan du også prøve BoxBe. BoxBe bruger det, det kalder en personlig "gæsteliste" for at sikre, at du får e-mail fra folk, der betyder noget for dig, mens du screener beskeder fra andre i en separat "venteliste." Enhver, der ikke er på din gæsteliste, vil modtage en anmodning om at bekræfte deres meddelelse, før den leveres til din indbakke.

3. Prøv at bruge en automatisk responder på e-mail - og ikke kun når du er ude af kontoret. Dit auto-svar behøver ikke være langt eller detaljeret, men en hurtig "Hej, jeg har modtaget din e-mail og vender tilbage til dig, når jeg kan!" -Meddelelse kan muligvis forhindre, at de ivrige bævere sender sende opfølgende e-mails før har du haft en chance for at svare. Sådan konfigureres det.

4. Modstå trangen til at svare på alle de rigtige e-mails. Som Alexandra Franzen forklarer, “en masse 'presserende' e-mails har en tendens til at løse sig selv uden din hjælp. Ved at vælge ikke at svare øjeblikkeligt, uddanner du folk til at være mere selvhjulpne - mens du skaber fornuftige, realistiske forventninger til, hvor hurtigt du vil være i stand til at svare. ”

5. Undgå opfølgende e-mails ved at afslutte dine beskeder med klare instruktioner i stedet for spørgsmål. I stedet for at sige, “Skal vi oprette forbindelse igen i næste uge?” Prøv, “Jeg ringer dig et opkald tirsdag morgen for at oprette forbindelse igen.” Hvis det ikke fungerer, vil din modtager give dig besked - men ellers har du forhindret en unødvendig frem og tilbage.

Hvis du vil: Reducer den tid, du bruger e-mail

1. Vil du holde dine e-mails både korte og produktive? Forpligt dig til at gøre hver meddelelse fem sætninger lang - eller mindre. Der er endda et websted, der er bygget til at hjælpe: five.sentenc.es! Som det forklares: ”Behandl alle e-mail-svar som SMS-beskeder ved hjælp af et sæt antal bogstaver pr. Svar. Da det er for svært at tælle bogstaver, tæller vi sætninger i stedet. ”Brug for nogle råd til at holde tingene korte, men stadig høflige? Elliott Bell har nogle gode tip.

2. Hvis du finder dig selv at e-maile de samme meddelelser igen og igen, skal du gemme skabeloner i din kladde-mappe (her er 27 til at begynde med) eller drage fordel af Gmail's "Canned Responses" lab, som giver dig mulighed for at gemme et hvilket som helst antal svar og nemt indsætte dem ind i dine e-mails. (Se, hvordan du opsætter det med tilladelse fra Gadgetwise.)

3. Vil du sende en masse e-mails fra din telefon? Prøv autotekst, et værktøj, der giver dig mulighed for at skrive en tilpasset forkortelse, der derefter udvides til en komplet tekstudblæsning. For eksempel kan det at skrive “rl8” udvides til “Jeg løber sent”, hvilket er praktisk, når du løber til et møde. (Sådan konfigureres det.)

4. Medmindre dit job kræver, at du straks reagerer på e-mails, skal du indstille kun et par gange hver dag, så du tjekker din indbakke. Denne tid kan være anderledes hver dag, den skal bare være forsætlig (f.eks. I dag tager jeg af sted fra kl. 9-10 til at gå gennem min indbakke, så ser jeg på det igen fra 4-5).

5. Føj to tags (eller filtre i Gmail) til din indbakke: "hurtigt svar" og "kræver fokuseret tid." Når du ved, at du har en solid blok uafbrudt tid, skal du starte med at åbne din fokuserede tidsmappe og beslutte, hvilke du har mest nødt til at tackle. Og næste gang du har et par minutter til overs, mens du venter på bussen eller i kø for kaffe, skal du åbne din "hurtige svar" -mappe i stedet for at kontrollere Instagram.

6. Konfigurer din e-mail, så når du først har behandlet en e-mail og indsendt den eller slettet den, bliver du ført direkte til den næste i din indbakke i stedet for tilbage til listen over e-mails. (For Gmail kan du gøre dette via Auto-Advance-indstillingen i Gmail Labs.) Dette reducerer enhver tid, du bruger, på at beslutte, hvilken meddelelse du skal være opmærksom på næste!

7. Brug for at komme igennem en flok e-mails på kort tid? Prøv e-mail-spillet, som giver dig fem minutter at komme igennem så mange e-mails som muligt og belønner dig med point. Det fokuserer også på at tackle 10-20 e-mails ad gangen, hvilket får din indbokskamp til at føle sig mere bid.

Hvis du vil: Organiser din indbakke

1. Opbevar ikke alle dine e-mails i din indbakke - slet, arkiver eller arkiver dem, når de er blevet behandlet. En undersøgelse fra 2011 af Princeton's Neuroscience Institute bestemte, at "når dit miljø er rodet, begrænser kaoset din evne til at fokusere." Dette gælder også dit virtuelle miljø; jo flere e-mails du kan se - også dem, der ikke betyder noget mere - jo mere tid vil din hjerne bruge ubevidst på at tænke på dem.

2. For folk, der ikke elsker opgavelister, er en let løsning (eller så de tror) at bruge deres indbakke som en. Men for ægte opgaver, såsom "Opret forslag til ny klient" eller "Betal kontorleje", er det tid til at finde et opgaveliste-system, der fungerer for dig. Brug af din indbakke som en opgaveliste sætter din tid i andres hænder - med hver nye e-mail kommer en ny opgave, uanset om du kan lide det eller ej. Men at bevidst føje en opgave til din opgaveliste er en chance for at afgøre, om du virkelig skal gøre det lige nu, i stedet for andet arbejde.

3. Du kan bruge Gmail til at få nogle e-mails til at springe automatisk over din indbakke. For eksempel, hvis du automatisk betaler din kabelregning, kan du arkivere den automatisk og tilføje etiketten "Finansiel." Du behøver aldrig se den, men hvis du har brug for den, ved du, hvor du kan finde den. Taler om at finde ting …

4. Før du sender en e-mail, skal du læse den for søgbarhed. Hvad ville du søge for at finde denne e-mail senere? Er disse ord i e-mailen? Det kan være nødvendigt at ændre "Noter fra møde med Jack" til "Noter fra augustmøde med Jack Smith fra Amazon."

5. Der er faktisk masser af søgekommandoer, der gør det at finde en gammel e-mail meget, meget lettere. Her er en grundlæggende beskrivelse af, hvordan du finder en e-mail efter emne, emne, afsender og mere.

Hvis du vil: Gør din indbakke måde køligere

1. Har du nogensinde ønsket, at du kunne lægge sticky notes over hele din indbakke? Med de passende navngivne noter til Gmail kan du anbringe noter og tags til enhver e-mail-besked - fastlæg noter til en e-mailtråd øverst i visningen af ​​sendte e-mails eller virkelig et andet sted i din indbakke.

2. Gmail-tilføjelse Rapportive er en netværks drøm: Plugin viser dine kontakter sociale netværksoplysninger lige inde i din indbakke, så du kan oprette forbindelse til dem på LinkedIn, Facebook og Twitter uden selv at forlade Gmail. Du kan også se en punchliste med de nyeste e-mails fra dem og registrere private noter for at vedhæfte deres adresser på din konto.

3. Ligesom Gmail på steroider er Gmelius en browserudvidelse til Chrome, Firefox og Opera, der stort set øger din Gmail-oplevelse med alt fra en oprenset grænseflade (ikke flere annoncer!) Til muligheden for at blokere e-mail-trackere for at beskytte dit privatliv. En anden favoritfunktion er den automatiske "Unsubscribe" -knap, der erstatter Gmail's "Spam" -knap, når Gmelius registrerer en mailingliste.

4. Du kender de e-mails, som du ved, at du først kommer til senere, men du er bange for, at du glemmer det? Plugin Boomerang, der i øjeblikket er tilgængelig for Gmail og Outlook, er perfekt til at håndtere dem. Du kan planlægge, at en e-mail skal forsvinde og vende tilbage senere - når du er klar til at håndtere den - så din indbakke er klarere indtil da. Boomerang giver dig også mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes på et senere tidspunkt og opsætte gentagne e-mails.

5. Tjek Gmail Labs - som giver dig mulighed for at prøve add-on Gmail-funktioner som "fortryd send" og se din kalender lige i din indbakke. Gå ind i dine Gmail-indstillinger, og klik derefter på "Labs" for at komme i gang.

6. Find dig selv at underskrive eller sende en masse dokumenter og kontrakter? Hellosign til Gmail giver dig mulighed for at underskrive dokumenter og udfylde formularer uden at forlade din indbakke - en ægte livredder for dem af os, der hader scannere, printere og faxmaskiner.

Hvis du vil: Få dine e-mails læst

1. Gør de første 50 karakterer af hver meddelelse så kortfattede og handlingsdygtige som muligt, siger Fast Company . En lokkende åbner gør det meget mere sandsynligt, at dine modtagere fortsætter med at læse.

2. Lange tekstblokke ser skræmmende at læse, så tænk over, hvordan du gør din tekst mere læsbar. Brug kugler, lister, fed skrift og korte, let skimmable afsnit. Har du problemer med at skære ned? Det kan være et tegn på, at du prøver at dække for meget.

3. Hvis du støder på mere end et punkt eller stiller mere end et spørgsmål i din e-mail, skal du sørge for, at disse emner skiller sig ud fra resten af ​​fortællingen ved at sætte dem fed, fremhæve dem eller arrangere dem på en oversigtsliste. Kontrasten trækker naturligvis modtagerens øje til beskedets kød (det stykke, som du ikke har råd til, at de går glip af!).

4. Stil de spørgsmål, du stiller, så specifikke som muligt. ”Hvad synes du om forslaget?” Er ikke et godt spørgsmål. ”Kan vi gå videre med sælgers forslag på $ 20.000 inden fredag?” Er bedre.

5. I håb om at fange din chef eller nogen vigtig på en mindre travl dag, men ikke kender hans eller hendes tidsplan? Undgå e-mail på tirsdag og torsdag. Det er de dage, der er højest for folks indbakke, og du vil ikke have, at din vigtige meddelelse går tabt i et hav af nyhedsbreve, tilbud og anden korrespondance.

6. Få din emnelinje til at tælle - noget der giver modtageren en klar idé om, hvad der vil være inde i e-mailen. (Bonus: Dette vil også hjælpe dig med let at søge efter beskeden i din indbakke, hvis din modtager ringer for at diskutere snarere end at skrive tilbage via e-mail.)

7. Forskere fra Carnegie Mellon fandt, at de mest effektive e-mails har emnelinjer, der appellerer til en af ​​to ting: nysgerrighed (fantastisk, hvis du er i markedsføring) eller nytteværdi (sandsynligvis bedst for resten af ​​os). et minuts video for at lære mere.

8. Vil du virkelig sikre dig, at dine beskeder bliver læst? Chrome-udvidelse MailTrack giver dig mulighed for at se, om og hvornår folk har læst dine e-mails. Og hvis du bemærker, at det sidder der ulest? Tjek disse tip til opfølgning af den rigtige måde.