Mens alle bruger e-mail til mindst nogle forretningskommunikationer hver måned, vil nogle af os bruge e-mail som et dagligt værktøj til at gøre vores professionelle arbejde. Vi vil bruge email til at kommunikere med kunder, holdkammerater, overordnede og mulige nye lejemål eller mulige nye arbejdsgivere. Og ja, disse mennesker vil dømme os ved vores evne til at udarbejde en klar og professionel skriftlig besked.
E-mail-etikette, eller 'netiquette', har eksisteret i 27 år på World Wide Web. Netiquette er et sæt af bredt accepterede retningslinjer for, hvordan man viser respekt og kompetence i din email. Desværre er der folk, der aldrig har taget sig tid til at lære e-mail-netikette til forretningsindstillinger. Endnu værre: der er mennesker, der forvirrer e-mail-netiketten med den løse og uformelle stil af tekstbeskeder.
Lad ikke en dårligt udarbejdet email dræbe din troværdighed hos en kunde eller en overordnet eller en potentiel arbejdsgiver. Her er e-mail-netiketteglerne, som vil tjene dig godt, og redde dig forlegenhed på arbejdspladsen.
01 af 10Indsæt e-mail-adressen som det sidste du gør før du sender.
Dette virker mod-intuitivt, men det er en glimrende form. Du venter til hele slutningen af din skrivning og korrekturlæsning, før du tilføjer e-mailadressen (e) til e-mail-overskriften. Denne teknik sparer dig forlegenheden ved uheldigvis at sende beskeden for tidligt, inden du er færdig med dit indhold og korrekturlæsning.
Dette er især kritisk for en længere email, der har følsomt indhold, som at indsende en jobansøgning, reagere på en kundes spørgsmål eller kommunikere dårlige nyheder til dit team. I disse tilfælde tilføjer udsættelse af e-mail-adressen sikkerhed, når du skal træde væk fra din e-mail et stykke tid for at samle dine tanker og øve dine ord i dit sind.
Hvis du svarer på en e-mail, og du anser indholdet for at være følsomt, skal du blot slette modtagerens e-mail-adresse midlertidigt, indtil du er klar til at sende, og derefter tilføje adressen tilbage. Du kan alternativt klippe og indsætte modtagerens e-mail-adresse i en Notesblok-fil eller OneNote-side, skrive e-mailen og derefter klippe og indsæt e-mail-adressen tilbage.
Tro os på dette: En tom email-adresselinje, mens du redigerer, vil spare dig for stor sorg en dag!
02 af 10Triple check at du sender email til den rigtige person.
Dette er især vigtigt, hvis du arbejder i et stort firma eller en offentlig afdeling. Når du sender en følsom email til 'Mike' eller 'Heather' eller 'Mohammed', vil din e-mail-software forudsigeligt skrive hele adressen til dig. Populære navne som disse vil have mange resultater i din virksomheds adressebog, og du kan ved et uheld sende en grouchy senere til din vicepræsident eller et fortroligt svar på folk ned i regnskabsaflæggelsen.
Takket være # 1 netiquette-reglen ovenfor, har du forladt adresseringen til slutningen, så tredobbelt kontrol af modtagerens e-mail-adresse skal gå glat som dit sidste skridt, inden du sender!
03 af 10Undgå 'Svar til alle', især i et stort firma.
Når du modtager en udsendelse sendt til snesevis af mennesker, er det klogt at kun svare på afsenderen. Dette gælder især, hvis det er en virksomhed, der udsendes med store distributionslister.
For eksempel: general manager sender e-mail til hele firmaet om parkering i det sydlige parti, og hun beder folk respektere de nummererede og tildelte boder, som medarbejderne betaler for. Hvis du klikker på "svar på alle" og begynder at klage over, at andre medarbejdere går ind over dit personlige køretøj og ridder din maling, kan du skade din karriereudvikling ved at blive firmaets shmuck.
Ingen ønsker at modtage meddelelser, der ikke gælder for dem. Endnu mere, værdsætter ingen at klage over for gruppen eller høre om dine personlige klager, der sendes i et broadcastformat.
Undgå denne faux pas og brug individuelt svar til afsenderen som din standard handling. Se også regel 9 nedenfor.
04 af 10Brug professionelle hilsner i stedet for kollokviale udtryk.
Den bedste måde at starte en professionel email på er en version af følgende:
1. God eftermiddag, fru Chandra.2. Hej, projektteam og frivillige.3. hej jennifer4. Godmorgen, Patrick.Brug IKKE under nogen omstændigheder følgende for at starte en professionel email:
1. hej2. Sup, hold!3. hej jen4. Mornin, Pat. Colloquial udtryk som 'hey', 'yo', 'sup' kan virke venlige og varme for dig, men de ødelægger faktisk din troværdighed i en forretningsindstilling. Mens du helt sikkert kan bruge disse samtalesamtaler i samtalen, når du har en betroet rapport med den anden person, er det en dårlig idé at bruge disse ord i en forretnings email. Derudover er det dårligt at tage stavegenveje, som 'mornin'. Det er meget dårligt at forkorte en persons navn (Jennifer -> Jen), medmindre denne person udtrykkeligt har bedt dig om at gøre det. Som med enhver intelligent forretningskommunikation er det smart at fejle på siden af at være for formel og demonstrere, at du tror på etikette og respekt. Og i virkeligheden er dit omdømme let demonteret af dårlig grammatik, dårlig stavning og dårligt udvalgte ord. Forestil dig, hvordan din professionalisme vil ramme, hvis du ved et uheld sender ' Du skal tjekke din meth , Ala 'når du virkelig mente at sige' du skal kontrollere din matematik, Alma ' . Eller hvis du siger ' Jeg kan gøre en intervue i morgen 'når du mente' Jeg kan lave et interview i morgen '. Prooflæse alle e-mails, du sender gør det som om dit professionelle ry afhænger af det. Emnelinjen er både en titel for kommunikation og en måde at opsummere og tagge din email til, så den nemt kan findes senere. Det bør klart opsummere indholdet og enhver ønsket handling. For eksempel er en emnelinje: "kaffe" ikke meget klar. I stedet skal du prøve 'Staff kaffe præferencer: dit svar er påkrævet' Som et andet eksempel er emnelinjen 'Din anmodning'er for vagt. Prøv i stedet en klarere emnelinje som: 'Din anmodning om parkering: Flere detaljer er påkrævet '. Det kan være fristende at tilføje stilfulde skrifttyper og farver til din email for at gøre det prangende, men det er bedre at bruge sort 12-pt eller 10-pt Arial eller Times New Roman. Lignende varianter som Tahoma eller Calibri er også fine. Og hvis du lægger mærke til en bestemt sætning eller punkt, kan rødt blæk eller fed skrift være meget nyttigt i moderation. Problemet er, når dine e-mails begynder at blive usammenhængende og ufokuseret eller begynde at formidle maverick eller forstyrrende holdning fra din side. I erhvervslivet ønsker folk kommunikation til troværdige og klare og korte, ikke dekorative og distraherende. Email mislykkes altid i at formidle vokalbøjning og kropssprog. Hvad du synes er direkte og ligetil, kan faktisk komme på tværs som hårdt og betyde, når det er lagt i din email. Hvis du ikke bruger ordene 'venligst' og 'tak', vil det medføre negative understrømme. Og hvad du anser for humoristisk og lys, kan faktisk overføre som nedlatende og uhøfligt. At give en respektfuld tone og en personlig opførsel i e-mail tager øve og meget erfaring. Det hjælper, når du læser emailen højt for dig selv, eller endda en anden, før du sender den. Hvis noget om e-mail virker middel eller hårdt, så skriv det om. Hvis du stadig sidder fast i, hvordan du formidler tonen i noget i en e-mail, så overvej at overveje at hente telefonen og levere beskeden som en samtale. Husk: Email er for evigt, og når du sender den besked, kan du aldrig trække den tilbage. I sandhed er e-mail for evigt. Det kan videresendes til hundredvis af mennesker inden for få sekunder. Det kan opkaldes af retshåndhævende myndigheder og skatterevisorer bør der nogensinde være en undersøgelse. Det kan endda gøre det til nyheder eller sociale medier. Dette er et bredt og skræmmende ansvar, men det er en, som vi alle skulder: Det, du skriver i en e-mail, kan let blive offentlig viden. Vælg dine ord omhyggeligt, og hvis du tror, at der er nogen chance for at det kan bide dig tilbage, så overvej det alvorligt, at du ikke sender beskeden overhovedet. Kraften af nicetier som 'tak' og 'tak' er umulige. Også de ekstra flere sekunder, der omfatter din professionelle signaturblok, taler mængder om din opmærksomhed for detaljer, og at du tager ejerskab af dine meddelelser ved at stempling dit navn og kontaktoplysninger. Prooflæse hver besked, som om dit professionelle ry afhænger af det.
En kortfattet og klar emnelinje vil opnå underværker (og hjælpe dig med at blive læst).
Brug kun de to klassiske skrifttyper: Arial og Times Roman varianter, med sort blæk.
Undgå sarkasme og negative / snooty toner, for enhver pris.
Antag at verden vil læse din email, så planlægge i overensstemmelse hermed.
Slut altid med en kort klassisk 'tak' og en signaturblok.
