Du har hørt de samme "prøvede og sande" råd fra produktivitetseksperter i årevis. Og jeg skal indrømme det - jeg har givet og taget dette råd selv.
Men sandheden er: Meget af det er en løgn. De fleste af de "bedste" produktivitetsrådgivning fungerer ikke. Her er hvorfor - og hvad man skal gøre i stedet.
1. “Kontroller ikke e-mail først om morgenen”
Jeg forstår, hvorfor dette lyder som et godt tip: At læse og svare på e-mail kan afspore hele morgenen og sætte dig tilbage (du ved, når dine 15 minutters gennemgang af e-mails bliver til 45 - og pludselig er du sent på arbejde). Men i så mange brancher kan det være vanskeligt at ignorere, hvad der foregår natten over - selv i et par timer. Oversættelse: Dette tip er bare ikke realistisk i dit hurtige liv. Faktisk kan det faktisk forårsage yderligere angst, før du endda kommer ind på kontoret.
Løsningen
Tjek e-mail første om morgenen, men svar ikke, medmindre det tager dig mindre end et minut. Noget, der kræver et hurtigt "ja" eller "nej", eller som kan videresendes til en, der kan tage sig af det for dig, er fint. Men alt, hvad der kræver forskning eller et længere svar, er uden for grænser. Marker denne e-mail "ulæst", og gå tilbage til den senere, når du har mere tid. Bedre endnu, tilføj den til din opgaveliste, så du vil være sikker på at tjekke den senere.
At rulle gennem og skumme e-mails første om morgenen er en god brug af tid, selv når du ikke kan svare med det samme. Det er uvurderligt at lade dem marinere, før de reagerer fra et svar.
2. "Gør den sværeste opgave først"
Ja, det lyder som en rimelig strategi. Men problemet er, at nogle gange kan din sværeste opgave virkelig sætte dig tilbage med tiden. Det kan være let at komme af banen, hvis du ikke planlægger forud og afsætter al den tid, ressourcer og energi, du har brug for til denne opgave. Denne strategi kan ende med at faktisk udtømme dine forhåbninger om en produktiv dag.
Løsningen
I stedet for først at tackle din mest vanskelige (dvs. dræning) opgave, skal du øge din selvtillid og få dit momentum i gang ved at starte med mindre, lettere trin. De vil lette dig i en produktiv tilstand og sikre, at du fortsætter med at tilslutte.
Bonus: Overvej at skære det svære projekt i mindre bid-størrelse to-doser, som du kan tackle individuelt. For eksempel er ”skriv en bog” for skræmmende. Så opdele den store opgave i mindre opgaver som "forskningsidéer", "lav kapitelkonturer" og "kontaktagenter."
3. “Lav en master-to-do-liste”
Dette gør mit hoved ondt.
OK, jeg synes, det er en god ide at få alt ud af dit hoved og ned på papiret. Men at have en enkelt liste til alle de ting, du har brug for for at få gjort, er en stor fejltagelse. Det ender med at det er virkelig vanskeligt at fokusere og vælge opgaver fra en uendelig liste.
Løsningen
Når du har gjort en mind dump og få alt ud af dit hoved, skal du omskrive din liste til specifikke, handlingsmæssige opgaver. Gå derefter et skridt videre og opdel dine lister op i en arbejdsliste, hjemmeliste, sideprojektliste og så videre.
På denne måde vil dit sind være klart, når du ser på den pågældende liste, og du behøver ikke at vade igennem anden støj som "afhente fødselsdagsgave til bedstemor", når du prøver at afslutte en pressemeddelelse på arbejdet. Du kommer til bedstemors gave - når du er klar til at tackle dit hjem og din livsdag. Hvis du holder dine lister adskilt, hjælper du dig med at være laserfokuseret på, hvad der virkelig skal gøres først.
4. “Stop multitasking”
Ja, jeg er skyldig i at have givet dette råd ganske ofte - men det er ikke helt nøjagtigt. Jeg har mødt masser af mennesker, der fortæller mig, at de er mestre multitaskere og kan jonglere med mange projekter på én gang. Jeg får det: Jeg er en af dem.
Faktisk kan stress faktisk skubbe dig til at blive mere produktiv. For eksempel, har du nogensinde bemærket, at hvis du ved, at du har brug for at få en bestemt mængde ting gjort på kort tid, vil du finde ud af en måde at gøre det på? Selvom det betyder at gøre to ting på én gang!
Løsningen
Vær selektiv. For eksempel er pendling et godt tidspunkt at indhente din yndlings podcast. Jeg kan godt lide at gå og samtidigt lære at blive en bedre iværksætter, finde ud af, hvem der virkelig dræbte Hae Min Lee (hej, seriel !), Eller høre, hvordan man netværk som en superstjerne.
Sikker på, at dette teknisk gør to opgaver på én gang, men jeg har ikke brug for de samme ressourcer til at udføre begge dele. Betydning, gå og lytte er en produktiv måde at multitaske på, fordi disse to opgaver komplementerer hinanden. Alternativt er noget som at tale i telefonen og skrive e-mails ikke et godt multitasking-par, fordi det bare er for svært at dele din hjerne på tværs af disse to ting.
Husk, bare fordi noget er udråbt som "det bedste råd omkring", betyder det ikke, at det er det bedste råd til dig. Så er du velkommen til at flette disse bedste produktivitetspraksis og prøv alternativerne ovenfor.
