I de sidste par måneder har jeg forsøgt at sammensætte min organisations tidsplan for 2015. Det vigtigste, jeg var nødt til at gøre, var at sikre mig, at jeg vidste, når alle vores begivenheder foregik. Men før jeg kunne indsætte dem i min kalender, var jeg først nødt til at få en fornemmelse af, hvilke begivenheder jeg virkelig havde brug for at planlægge.
For nonprofitorganisationer er de begivenheder, du er vært, de primære måder, hvorpå dit samfund vil interagere med din organisation. Og så er det vigtigt, at de repræsenterer dig godt. En hastet kastet sammen begivenhed vil se det ud - og få det til at virke som om din organisation er inhabil. For at sikre, at du er vært for de bedst mulige begivenheder, er det vigtigt, at du prioriterer dine begivenheder og planlægger dem for at være så effektive som muligt.
I løbet af de sidste ti plus-år har jeg brugt på at arbejde for nonprofitorganisationer, jeg har udviklet fire afgørende spørgsmål til at stille mig selv, inden jeg beslutter at planlægge en begivenhed.
1. Hvad har vores organisation brug for fra denne begivenhed?
Grundlæggende, hvorfor overvejer du at være vært for denne begivenhed i første omgang? Forsøger du at skaffe penge? Hvis ja, hvor meget? Forsøger du at møde nye tilhængere eller skabe nye forbindelser? Hvis det ikke er en fundraiser, prøver du måske at tiltrække nye kunder eller uddanne de mennesker, der allerede er en del af din organisation om et nyt initiativ.
Hvis denne begivenhed ikke gør noget for dig, hvorfor gør du det da? Du skal fastlægge, hvilken rolle din organisation har i resultatet af begivenheden, inden du forpligter dig tid og ressourcer til det. Dette vil også hjælpe dig med at prioritere begivenheden i sammenhæng med alle dine andre aktiviteter.
2. Hvad har dine gæster brug for fra denne begivenhed?
Selvom du først skal overveje dine behov, handler begivenheden faktisk om dine gæster. For at du skal nå dine mål (som du skitserede ved hjælp af spørgsmålet ovenfor), skal du lokke deltagere til at interagere med dig på den rigtige måde.
Tal med tidligere og potentielle gæster om, hvad de kan lide ved dine begivenheder, og hvad de kunne lide i fremtiden. Kan de lide at føle sig som en "insider" eller blive offentligt anerkendt for deres generøsitet? Nogle kan sige, at de kan lide høje, livlige begivenheder; andre foretrækker muligvis en mere blød aften. En bonusfordel ved denne strategi er, at de mennesker, du interviewer, bestemt vil se, hvordan du tog deres råd ved din næste begivenhed.
3. Hvordan skal vi gøre dette?
Nu hvor du har en fornemmelse af, hvad dine gæster har brug for, er du nødt til at tænke over, hvordan du giver dem det, de ønsker. For eksempel, hvis dine gæster har brug for at få en bedre forståelse af dit program, beslutter du måske at få en klient til at tale under arrangementet om hans eller hendes oplevelse med det særlige program, eller du viser en video og distribuerer læsemateriale om din model. Eller, hvis du har et stort fundraising-mål og et sjovelsk publikum, måske er en live-auktion vejen at gå.
Da dette kun er en oversigt, behøver du ikke at dykke for dybt i detaljerne eller helt forpligte dig til noget endnu. Men hvis du er klar over, at du ikke har kapacitet til at gennemføre en begivenhed, der imødekommer dine organisations og gæsters behov, er det nu tid til at finde ud af det. Du behøver ikke nødvendigvis at skrabe ideen, men dette spørgsmål vil hjælpe dig med at finde ud af, om du har brug for at formindske eller rekruttere ekstra hjælp.
4. Hvordan er denne begivenhed forskellig fra andre begivenheder?
Der er intet værre end at gå til den samme begivenhed to gange på et år - og intet kan være dyrere for værten. Hvis du selv planlægger en frokost, middag og golfudflugt for den samme gruppe af donorer i samme år, kan du forvente donorudmattelse og mindsket afkast af investeringen. Overvej i stedet at planlægge en større blowout-begivenhed for disse donorer, og derefter en mindre begivenhed for dine kundeemner eller bedste frivillige.
I aktion
For at hjælpe dig med at komme i gang, her er en eksempelstrategi for en begivenhed, jeg for nylig har sammensat ved hjælp af disse fire spørgsmål:
Hvad har vi brug for?
- Hent $ 50.000
- Opgrader fem donorer
- Tiltræk 10 nye donorer, tre til $ 5K eller højere
- Indfør ny kapitalkampagne
Hvad har gæsterne brug for?
- At føle sig sikker på, at deres penge investeres klogt
- En chance for at se programmet fra første hånd
- Begrundelse for at give mere - ud over billetprisen
Hvordan skal vi gøre dette?
- Engager bestyrelsen til at invitere nye donorer
- Sæt frokost til frokost før de nuværende donorer til opgradering
- Bed en programdeltager til at tale
- Ansæt ny designer til invitation og program
- Fød dem godt - overvej at spørge lokale kokke
- Indstil tekst-til-give-kapacitet
- Ansæt et band
- Forøg pressedækningen
Hvordan er denne begivenhed forskellig?
- Vores eneste siddemiddag
- Den eneste begivenhed, der er målrettet mod vores største donorer (60-70-tallet, for det meste pensioneret, for det meste tidligere eller nuværende frivillige)
- Den eneste begivenhed, som alle bestyrelsesmedlemmer normalt deltager i
- Normalt planlagt til foråret på samme tid som klienteksamen
Begivenhedsplanlægning kan være en udmattende, tidskrævende opgave - endnu mere, hvis dine begivenheder faktisk opfylder dine mål. Stil dig selv disse fire spørgsmål, så vil du være i stand til bedre at strategisere for dine begivenheder og bestemme, hvilke der virkelig er nødvendige og værdifulde for din organisation.
