Sidste fredag kl. 16:30 lukkede jeg min computer, renset for mit skrivebord og gik hjem. Et af de ting, jeg kastede i papirkurven, før jeg forlod, var min huskeliste til ugen: 150 varer, alle tjekket ud. Jeg arbejdede ikke en enkelt sen aften eller tidlig morgen den uge. Og jeg havde endda tid derhjemme til at lave mig anstændige middage, se venner, gå med hunden og se for meget tv.
Inden du tager nogen formodning om indholdet af min to-do-liste eller vigtigheden af mit job generelt, skal jeg nævne, at i løbet af denne uge ledte jeg et bestyrelsesudvalgsopkald, brainstormede et bevillingsforslag til USDA, mødtes med en større fonds administrerende direktør, blev introduceret til en førende iværksætter af en Microsoft-direktør, indsendt tre bevillingsforslag og modtog min årlige resultatanmeldelse (som for øvrig var meget positiv).
Kort sagt, jeg arbejder meget hver uge. Hvordan gør jeg det uden at have et nervøst sammenbrud - og med tid til overs? Her er et par tip.
1. Ved hvad der skal udføres
Selvom det synes åbenlyst, er de ting, der stresser folk mest, normalt de ting, de ikke vidste at forvente. Så for at starte ugen skal du gennemgå alt hvad du skal gøre i detaljer. Lad os for eksempel sige, at du ved, at et forslag forventes på fredag, og det er dit job at fortælle historien, men økonomisteamet er ansvarlig for budgettet. For at sikre, at hele projektet bliver afsluttet til tiden, skal du sørge for at tilføje "check-in med finanshold om budget" til din opgaveliste.
Jeg er temmelig agnostisk over værktøjer til opgavelister; skrevne lister fungerer lige så godt for mig som elektroniske løsninger, som Evernote eller Asana. Men jeg har en regel om, at hele listen skal være ét sted. Du kan segmentere og omarrangere det alt, hvad du kan lide, men du skal se alt hvad du skal gøre i et øjeblik.
2. Ved, hvad der skal udføres først
Da jeg har overvåget mindre erfarne medarbejdere, fandt jeg, at den største vejspærring for dem ikke var at vide, hvordan man skulle prioritere og arrangere deres dag.
For eksempel, hvis der var et stort projekt på grund af den næste uge, ville de skubbe fuld damp frem mod denne frist, på trods af det faktum, at de først havde brug for at indsamle information fra en anden afdeling - information, der sandsynligvis kunne fortryde alt det arbejde, de havde jeg gjort. Og i mellemtiden var der andre, mindre projekter, som de kunne have gjort et rigtig godt skridt på.
Dine prioriteter kan også ændre sig baseret på dit humør eller din tidsplan. For eksempel, hvis jeg har en særlig ukreativ dag, ved jeg, at det ville være mere effektivt for mig at prioritere et dataprojekt. Hvis jeg er på møder det meste af dagen, svarer jeg opkald og e-mails mellem aftaler snarere end at prøve at starte i noget større inden for så kort tidsramme.
Du vil være meget mere effektiv, hvis du arbejder med dine prioriteter og begrænsninger snarere end at prøve at modstå dem.
3. Bed om hjælp
Hvis jeg ikke har tjent andet på at arbejde i nonprofitorganisationer, har jeg lært, at hvis du ikke spørger, får du ikke det. Ingen kan udføre arbejdet i en organisation alene. Hvis du ikke har færdigheder eller tid til at få gjort noget effektivt, er det din pligt at bede om hjælp.
Heldigvis kan jeg normalt arbejde for nonprofitorganisationer finde en frivillig til at hjælpe mig med mere verdslige opgaver. Hvis jeg har brug for et højere ekspertiseniveau, trækker jeg ud min adressebog og ser, om jeg kender nogen, der kan foreslå en løsning. For nylig blev jeg for eksempel irriteret over en delårsrapport for en donor. Vi var midtvejs gennem et nyt program, så selvom jeg vidste, at vi havde gjort meget, vidste jeg ikke, hvordan jeg skulle formidle det i rapportformen. Så jeg tog en af mine kommunikations-whiz-venner ud for en kop kaffe, og hun foreslog at fokusere hele rapporten på historier fra klienter, og hvordan de fortolkede det nye program.
Det var et gennembrud - et jeg aldrig ville have haft på egen hånd. Donoren elskede det og bragte mig i kontakt med sin kommunikationsafdeling for at offentliggøre programmet endnu mere. Når jeg engang havde ideen, tog det mig en uge at afslutte rapporten - den samme mængde tid, jeg havde brugt på at bekymre mig om den, før jeg mødtes med min ven.
4. Luk løkken
Kender du den tilfredsstillende følelse af at tjekke noget fra din opgaveliste? Det føles ikke bare godt; det er en vigtig måde at indikere, at du er færdig med en opgave og nu kan gå videre til noget andet.
Men inden du går videre, skal du sikre dig, at du har en oversigt over dine afsluttede opgaver et eller andet sted, så du kan følge op, hvis - ahem - mødre ikke er så effektive som du er. Når jeg f.eks. Er færdig med et bevillingsforslag, lægger jeg altid en påmindelse i min kalender om at følge op med finansiereren om otte uger. På det tidspunkt vil de fleste finansierere have taget deres beslutninger, og hvis de ikke har gjort det, kan de være interesseret i at lære lidt mere om organisationen. Ligeledes kommer din chef muligvis ikke tilbage til dig om et projekt i et par uger, hvis du overlader det til ham, men en hurtig efter et par dage kan få ham til at kigge hurtigere efter.
Jeg er en fast tro på at arbejde smartere, ikke hårdere. Mit job er for vigtigt for mig og de mennesker, som min organisation tjener til at acceptere alt andet end det bedste. Men jeg ved af erfaring, at det at løbe mig ujævn ved at arbejde 60 timer plus om ugen ikke vil hjælpe nogen i sidste ende. At arbejde mere effektivt betyder bedre resultater og en weekend - hvad kan være bedre end det?
