Bare fordi Googles funktion "fortryd send" for nylig blev rullet ud, betyder det ikke, at du er klar, når det kommer til e-mail-fejl. Når alt kommer til alt, når du arbejder så hurtigt som du gør, er det kun fornuftigt, at du kommer til at glide hver eneste gang. Selv hvis du er en perfektionist.
Faktisk er der et par ting, som alle fagfolk ender med at gøre på et eller andet tidspunkt - i deres karriere (hvis ikke en gang om året). Så i stedet for at få panik, skal du bare følge vores forspring.
1. Klik på Send, inden du får det
Det er svært at forblive rolig, når du ved en fejltagelse har sendt nogen en halv e-mail - især når du planlagde at revidere, fordi det er fyldt med skrivefejl, overdreven udråbstegn og nogle ordlyd, der let kan misforstås.
Men brug ikke de næste 10 minutter på at undersøge apps til e-mail-sporing for at se, om din modtager har åbnet meddelelsen. I stedet skal du færdiggøre den originale e-mail hurtigt (du har ikke længere den luksus at bruge flere minutter på at redigere den), og skriv følgende øverst:
2. Tilfældigt besvarelse af alle
Denne fejl findes i to scenarier: Den ene, du sender noget, der ikke er fortroligt, men ikke nøjagtigt beregnet til, at alle skal læse - f.eks. En e-mail til din chef om ferietid. Eller to, du sender hele virksomheden en snarky kommentar om en kollega, der kun var beregnet til en nær ven at se.
I det første scenario skal du prøve:
At sende det ud er en start, men du er endnu ikke væk. Dette er ikke en afslappet slip-up, der kan løses så let. Gå hen imod det, det er, at du fornærmet personligt (eller over telefonen), og undskyld - uanset hvor ubehageligt det er. Derefter skal du læse dette for en trinvis tilgang til, hvordan du kan komme dig efter denne type alvorligere arbejdsfejl.
3. Lav en egregious typo
De fleste skrivefejl kræver ikke en opfølgende note, men vi har alle snublet over de cringeworthy, der kræver en forklaring. Måske ændrer skrivefejlen betydningen af, hvad du faktisk prøver at sige. Eller måske er der så mange, at det bare får dig til at se lidt analfabeter ud.
I stedet for at håbe, at din modtager vil se bort fra skrivefejlen som en fejltagelse, skal du fortælle ham eller hende:
4. E-mail til den forkerte person
Denne fejl kommer igen i to forskellige scenarier. Enten sender du en virksomhedsrelateret besked til kollega to i stedet for kollega en, eller så sender du ved en fejltagelse følsomme oplysninger til nogen uden for virksomheden.
Skriv til det første scenarie:
Det sidstnævnte scenario er naturligvis meget mere alvorligt. Inden du kontakter den forkerte modtager, skal du ejer op til konsekvenserne ved at lade din manager vide, hvad der skete - og finde ud af, hvor følsom de oplysninger, du lækkede, var. Derefter skal du, baseret på din højere op-instruks, undskylde den eksterne part og bede ham eller hende høfligt om at slette din besked.
Hvad er andre e-mail-fejl hver dag, og hvordan kommer du dig efter dem? Fortæl mig om dem på Twitter?
