Du er samvittighedsfuld når det kommer til e-mail. Faktisk prøver du altid at svare inden for 24 timer. Skrab det - inden for øjeblikke efter en indgående meddelelse.
Og oftere er det ikke, det er fantastisk. Men nogle gange kan det at slå tilbage den første e-mail, der kommer til at tænke tilbage - big time. Her er nogle tegn på, at du skal gå væk fra computeren og vende tilbage til beskeden på et senere tidspunkt.
1. Din respons er virkelig lang
Desværre er det ikke muligt diplomatisk at fortælle nogen, at du synes, han er en idiot. Så hvis du komponerer en e-mail, som briljant danser omkring det faktum, at du foragter din medarbejders tanker, kan jeg love dig, at e-mailen omtrent oversætter til: ”Her er nogle fluffy sætninger. PS Jeg tror, din idé suger. ”
Hvis du kunne skrive, hvad du tænker i en sætning (f.eks. "Jeg ville aldrig tage denne tilgang"), og din e-mail er stadig tre afsnit lang, er du i problemer. Du synes måske, at det tilrådes at dedikere et afsnit til, hvordan du forstår, hvorfor den anden person kan være forvirret, og en anden til, hvordan du ved, hvad du taler om, og en tredjedel til, hvordan din plan er bedre. Imidlertid er det virkelig bare flere linjer, som den anden person muligvis kan læse (eller se lige igennem).
Prøv i stedet for at være så kortfattet som muligt. Hvis du er uenig med nogen, er en kort ”Jeg er ikke sikker på, at vi er på den samme side” eller ”Jeg havde en anden læse om det” faktisk meget pænere - og mere effektiv.
2. Din respons er overfyldt med tegnsætning
Medmindre du fortæller nogen, at noget er den bedste nyhed, du nogensinde har hørt - og det virkelig er - skal du være på vagt over for en e-mail fuld af vægt. Hvis hvert andet ord er fed eller kursiveret eller i alle kasketter, og tegnsætning er i tre eksemplarer; den anden person antager, at din mening er ekstrem. (I et tidligere job havde jeg en klient, der skrev alle sine e-mails, endda de verdslige, i alle kasketter. Personalet omtalte kærligt hans korrespondance som løsepenge.)
Men det er ikke alt sammen sjovt og spil. Hvis dine følelser ikke er positive, kunne den anden person let tro, at du prøver at formidle vrede - i modsætning til at sige, enkel forvirring. For eksempel "Jeg er ikke sikker på, hvad det betyder ??? !!!!" virker ligefrem fjendtlig. Heldigvis er rettelsen her temmelig let. At begrænse dig selv til et tegnsætningstegn og ingen kursiv ("Jeg er ikke sikker på, hvad det betyder.") Udtrykker stadig, at du er uklar på noget, men det på en meget mere målt måde.
3. Din respons er uklar (også for dig)
Du tæller minutterne ned, indtil arbejdsdagen er forbi. Eller så er du oversvømmet med arbejde og bare prøver at holde dit hoved over vandet. Uanset hvad årsagen er, er du ikke fokuseret, og du har læst den e-mail, du skriver seks gange.
Og sikker på, at du kunne kontrollere det for en syvende gang og derefter trykke på send. Men hvis du stadig spørger dig selv, om den linje er fornuftig, er det et tegn på, at nej, det gør det sandsynligvis ikke.
Hvis du kan vende tilbage til e-mailen, skal du sige, når du har spist frokost eller efter det kommende møde, der bringer al din energi i fare, så vent. Hvis du har brug for at svare ASAP, skal du sende et kort svar, hvor du lover at sende flere detaljer senere. Ofte holder en hurtig note, der bekræfter modtagelse og lader nogen vide, at du er i kontakt med flere oplysninger, kommunikationslinjerne åbne - og giver dig vejrtrækningsrum til at komponere dit svar, når du har mere båndbredde.
4. Din reaktion involverer dig i at gå ud over dine pligter
Du ved, hvilke slags meddelelser der typisk er i din indbakke. Men lejlighedsvis kommer der noget på din måde, og du tænker noget fra, "Hmm, det er underligt …" til "Vent, er dette mit job?"
Det kan være nødvendigt at skyde et hurtigt svar tilbage af flere grunde. Måske tror du ikke, at spørgsmålet er værd at din vejleder har tid. Måske kommer en strålende respons op i tankerne, og du går bare efter det, når du regner med, at det bliver betragtet som et initiativ.
For eksempel kan du sige, at en klient e-mailer dig om et projekt, der ligger uden for din arbejdsbyrde. Så du kan se, om du kan finde svaret, og hvis ikke, e-mail hende tilbage med navnet på den person, der håndterer det. Det er nyttigt, ikke? Nå, ikke hvis der er en baghistorie, du ikke er klar over. Selvom du havde gode intentioner, kunne du placere din kollega eller chef på et hårdt sted.
En god mulighed er at videresende e-mailen til den relevante person i huset med et tilbud om hjælp. Det ser sådan ud ”Arthur fra ABC Corporation spurgte, om jeg kunne videregive dine kontaktoplysninger. Ville det være OK? ”Eller, ” Mark spurgte om detaljerne om XYZ-projektet. Ville det være nyttigt for mig at forbinde ham med dig eller dele vores tidslinje? ”Det kan forsinke dit svar, men du ved, at du sender den rigtige.
Usikker på, om en e-mail rammer den rigtige note? Tag en pause og kom tilbage til det.
