E-mail. Kan ikke leve med det. Du kan ikke få dit job gjort uden det. Har jeg ret?
Sidste år sendte vi over 2, 5 milliarder e-mails. Og her er de dårlige nyheder. På trods af en god mængde afsky forventes dette antal kun at vokse. Lydstyrken er et problem, ligesom den tid, du bruger på det. Faktisk siger rapporter, at du tjekker det cirka 36 gange i timen. 36 gange. Om en enkelt time.
Når du begynder at dyppe med det, der er i din indbakke, tager det cirka 16 minutter at fokusere din opmærksomhed på dit andet arbejde. Åh, og hvis du har brug for et dokument, der er begravet i din e-mail et eller andet sted, tager det dig cirka to minutter at finde det. Gør matematikken: Dette tilføjer hurtigt en pest på din produktivitet.
Du har brug for det for at gøre dit job. Du kan ikke bare grøft det som en dårlig vane. Faktisk er det uden tvivl noget, du stoler meget på for at få information, godkendelse eller svar fra kolleger, så du kan få et arbejde igen.
Men hvis du ikke er klar over, hvad du vil have fra andre, når du sender e-mail, eller hvis du ikke stiller gode spørgsmål, skal du huske det 36 gange i timen? Ja, se, at dette skøn stiger markant. Jeg tvivler på, at det lyder tiltalende. Her er fire tip, du kan bruge til at minimere og fremskynde dine udvekslinger og kommunikere bedre end nogensinde.
1. Afklar dit spørgsmål
Har du nogensinde kastet en idé ud til en kollega og endt med "Tanker?" Hvis dit mål er at få input fra nogen på en presserende frist, projektretning eller en anbefaling om muligheder, er du nødt til at give ham noget mere specifikke at arbejde med. Når alt kommer til alt ønsker han ikke at bruge mere tid på at afkode din besked, end du vil bruge på at læse hans svar.
Hvis du netop har sendt en plan, der har brug for handling, for eksempel i stedet for at slutte med det åbne og vage, "tanker?", Still et specifikt spørgsmål, som "Hvad skal der til for at realisere denne plan inden næste uge ? Fortæl mig, om der er noget, jeg kan gøre for at få det til at ske ASAP. ”Din kollega vil være i stand til at reagere hurtigt og direkte, og du får et svar af meget højere kvalitet.
2. Klip til Chase
Sarah, det type A-projektmedlem, du ofte arbejder med, vil have alt uger forud. Hun er ved det igen. Du får en e-mail til levering med en latterligt kort frist. Du er frustreret og fristet til at svare med, "Kan du give mig mere tid til det projekt?" Med håb om at genforhandle fristen. Hvis du gør det, vil det tage et halvt dusin flere svar for at løse tidslinjen alene.
Fortæl i stedet for din kollega, hvad du har kapacitet til at gøre, og lad det ligge ved det. ”Hej Sarah, jeg har tre andre prioriterede projekter i min kø nu. Det får jeg gjort ved udgangen af dagen næste torsdag. Hvis jeg er i stand til at gøre det før, vil jeg fortælle dig det. Tak for din tålmodighed. ”Boom. Færdig.
3. Stop med at spørge spørgsmål
Nogle meddelelser genererer unødvendig mail, fordi du uforvarende inviterer svar. For at undgå det, skal du holde op med at lukke med, "Er det fornuftigt for dig?" Snar snarere "Lad mig vide, hvis du har spørgsmål." Hvis modtageren har en forespørgsel, vil han fortælle dig det; Ellers ved han, at intet svar er nødvendigt.
Du kan også lukke med noget som "Lad mig vide, hvis vi ikke er på linje med dette, " eller "Lad mig vide, hvis du vil tale om dette yderligere." Dette kort sprog gør det klart, at samtalen er lukket, medmindre der er en problem på modtagerens ende.
4. Forsøm ikke titlen
Emnelinjen i din meddelelse er effektivitetsguld. Brug denne fast ejendom til at give din læser en oversigt over, hvor meget opmærksomhed de har brug for, og hvornår. Gå mod overskydende e-mails ved passet.
Brug din titel til at angive uopsættelighed, levering og tidslinje. For eksempel kunne en titel læse noget i retning af, ”Handling er nødvendig inden middag fredag | Acme-projekt skal næste uge. ”
Nu ved din læser, at dette vil kræve en vis opmærksomhed. Hun er klar over, at der er en frist for at svare og arbejde, som hun har brug for at fokusere på for at være færdig i næste uge. Den eneste konkrete udsagn forhindrer et ton frem og tilbage.
Givet hvor meget tid og opmærksomhed e-mail kræver, både som afsender og modtager, kan du se, hvordan et par enkle teknikker hjælper dig med at sende meddelelser, der genererer færre svar til gengæld og forbedre den samlede kommunikation mellem dig og dine medarbejdere eller klienter . Ville det ikke være cool? Når du gør din kommunikation supereffektiv, føler du ikke kun mere kontrol over din indbakke, dine kolleger vil sætte pris på, hvor effektiv du hjælper dem også.
Men husk, at nogle gange er dit bedste valg blot at tage samtalen offline. Hvis du som tommelfingerregel, hvis du ikke kan løse problemet i tre e-mail-udvekslinger, eller der foregår fejlkommunikation på grund af en vanvittig lang tråd, skal du foreslå en live samtale, så du hurtigt kan løse problemet.
