Delegationen lyder fantastisk, ikke? Du ønsker ikke at gøre noget længere, så du skyder det over til din medarbejder, eller din assistent eller endda dine praktikanter.
Det hele er fantastisk (hvis ikke lidt unøjagtigt), men det er også umuligt, hvis du er den associerede, assistenten eller praktikanten. Hvem får du til at dele opgaver til, så du kan fokusere på de store og vigtige ting?
Det er godt, mine venner, hvor delegering opad kommer ind. At delegere op betyder at videregive arbejde til dem omkring og over dig. Jeg ved, at du tror, at der ikke er nogen måde, du kan slippe af med det. Men hør mig, der er legitime grunde til at delegere. Så læs videre, ryd de kedelige opgaver fra skrivebordet, og synk dine tænder i noget meget kødere.
1. Delegat til din chef (til delegeret)
Åh, du er mere end villig til at gøre det, du bliver spurgt om. Du ville være perfekt glad for at bruge fire dage på arkivering af gamle fakturaer. Dog har du kigget på din udviklingsplan, og hvis du vil dække alt det grundlag, du skal i dette kvartal, kan det være nødvendigt, at nogle af de mere basale opgaver, der er tildelt til dig, deles mellem teamet.
Nøglen her er ikke at klage over dit kedelige arbejde, og derefter sige, "Hey Ted, fremad, du skal faktisk håndtere klientfakturaerne." I stedet skal du sidde ned med din manager og diskutere, hvordan din daglige opgaver bidrager til holdets overordnede mål. I stedet for at meddele, "Jeg vil ikke gøre dette kedelige ting mere, " skal du sige, "Hvordan vil du have, at jeg prioriterer dette ansvar?"
Måske vil han se på din opgaveliste og beslutte, at han hellere vil bruge dig mere tid på A end B. Eller måske vil han se, at du bruger flere timer på administrative opgaver, end han indså og finder nogen for at hjælpe med at tonehøjde. Eller måske vil han fortælle dig, at alt dette synes muligt, og han forventer, at du får det hele gjort. Du ved det ikke, før du spørger.
2. Delegere til nogen, der er bedre til jobbet
Lad os sige, at du er blevet bedt om at oprette et regneark, udfylde det med data og analysere det. Det er et suget job, og det er blevet dumpet over dig, den stakkels naive nybegynder. Lad os tænke over det. Er du en Excel-guide? Er du en elsker af big data? Hvis du har svaret nej til disse, er det sandsynligvis ikke det rigtige job for dig. Og afgørende, du er ikke den rigtige person til jobbet.
Du er nødt til at slå spion på dette tidspunkt og finde ud af, hvem blandt dit team der ville elske denne type job (eller i det mindste være i stand til at få det gjort hurtigere og bedre end du kunne). Derefter bringes det op til din manager. Fremhæv, at du er meget ivrig efter at være hjælpsom og professionel, og at du er glad for at udføre opgaven, men at det kan være mere effektivt for hele teamet for Brian at fokusere på dataene, mens du fokuserer på det, du blev ansat til.
3. Delegat til teknologi
Lyder lidt underligt, ikke sandt? Men bære med mig. Lad os sige for eksempel, at den første ting, du får til opgave hver dag, er at kontrollere e-mails, der kom ind natten over, og distribuere dem til de relevante personer. Lad tech tage det job videre. Opret regler baseret på nøgleord, og skær ned den tid, du bruger på en sådan gentagen opgave. (Se mere om, hvordan du gør det, ved at se denne artikel.)
Arbejder du med et projekt? Brug en projektstyringsapp som Basecamp. Sender du masse-e-mails? Overvej et produkt som Mailchimp. Og jeg forstår, dette er tættere på automatisering end delegering, men når du sliter i bunden af dyngen, er dine muligheder begrænsede. Delegering til tech kan muligvis bare lade dig skære nogle af de mere belastende opgaver og fokusere på dem, der vil hjælpe dig med at blive en styrke, der skal regnes med endnu hurtigere.
4. Delegere til et bedre system
Ok, dette er dit sidste spil. Du har fået den opgave, som ingen andre i teamet ønsker; det er besværligt, tidskrævende og nok til at få dig til at ønske at løbe skrigende fra bygningen. Men hold på! Der er måder at gøre dette til din fordel.
Du skal byde uber-opgaven velkommen med åbne arme, men med en hemmelig plan i tankerne - at tage den, strømline den og give den tilbage. Dette er din mulighed for at vise din manager, hvad du kan gøre. Ved at tage et job, som alle hader og gøre det håndterbart (endda sjovt), gør du teamet en massiv favor. Og når det først er et hurtigt og nemt job, har du ikke en sådan kamp på dine hænder, når du vil delegere det til en kollega.
Delegering er hårdt. Det er sværere at delegere op. Men hvis du kan sætte en positiv drejning om, hvorfor du vil delegere, appellere til styrkerne hos dine kolleger og gøre det klart, at du handler om det større gode, skal det bare være så meget lettere at slippe af sted. Held og lykke!
