En database tabel er hvor dine faktiske oplysninger er gemt. Rapporter er, hvad Microsoft Access omfatter for os til bedre se disse data, som til præsentationer, printbare formater, ledelsesrapporter eller endda som et simpelt resumé af, hvad tabellerne repræsenterer.
En rapport kan have overskriftsafsnit, der bruges til titler eller billeder, der opsummerer, hvad en kolonne repræsenterer, og hver rapport kræver en detaljeret sektion, der indeholder de synlige data fra databasen. Fodbold er også en mulighed, som opsummerer dataene fra detaljerne eller som beskriver sidetal.
Gruppens overskrifter og footers er tilladt, som er separate brugerdefinerede områder, hvor du kan gruppere dine data.
Nedenfor finder du instruktioner til oprettelse af professionelt formaterede rapporter automatisk fra vores databaseoplysninger. Det er bare et par knapper væk.
Sådan laver du en rapport i MS Access
Fremgangsmåden til at lave MS Access-rapporter er lidt anderledes afhængigt af den version af Access du bruger:
Microsoft Access 2016
-
Med et bord åbent i Access navigerer du til skab menu og vælg derefter Rapport knappen fra Rapporter afsnit.
-
Vær opmærksom på Rapport Layoutværktøjer sektion nu synlig øverst i Microsoft Access:
- Design: Gruppér og sorter elementer i rapporten, tilføj tekst og links, indsæt sidetal og rediger bl.a. arkets egenskaber.
- Arranger: Juster bordet, der skal stables, tabelformet osv. Flyt rækker og kolonner op en ned eller venstre og højre; fusionere og opdele kolonner og rækker; styre margenerne og bringe elementer til "front" eller "back" i et layering format.
- Format: Inkluderer almindelige tekstbehandlingsformateringsværktøjer som fed, kursiv, understregning, tekst og baggrundsfarve, formatering af tal og dato, betinget formatering mv.
- Sideopsætning: Giver dig mulighed for at justere sidens samlede størrelse og skifte mellem landskab og portræt.
-
Det er det!
Microsoft Access 2010
Hvis du bruger Adgang 2010, skal du se Oprettelse af rapporter i Microsoft Access 2010 i stedet for.
Microsoft Access 2000
For denne vejledning, der kun er relevant for MS Access 2000, vil vi bruge Northwind-prøvedatabasen. Se Sådan installeres Northwind Sample Database, før vi begynder, hvis du ikke allerede har denne database.
-
Når du har åbnet Northwind, bliver du præsenteret med hoveddatabasemenuen. Gå videre og klik på Rapporter valg for at se en liste over de forskellige rapporter Microsoft inkluderet i stikprøvedatabasen.
- Hvis du vil, skal du dobbeltklikke på nogle få af disse og få en fornemmelse for, hvilke rapporter der ligner, og de forskellige typer oplysninger, de indeholder.
-
Når du har nydt din nysgerrighed, skal du klikke på Ny knappen, og vi begynder processen med at oprette en rapport fra bunden.
-
Den næste skærm, der vises, vil bede dig om at vælge den metode, du vil bruge til at oprette rapporten. Vi skal bruge Rapportguiden som vil gå os igennem skabelsesprocessen trin for trin.
- Når du har mestret guiden, vil du måske vende tilbage til dette trin og undersøge fleksibiliteten fra de andre oprettelsesmetoder.
-
Før vi forlader denne skærm, ønsker vi at vælge datakilden til vores rapport. Hvis du vil hente oplysninger fra et enkelt bord, kan du vælge det fra rullelisten. Alternativt, for mere komplekse rapporter kan vi vælge at basere vores rapport om resultatet af en forespørgsel, som vi tidligere har udformet.
- For vores eksempel er alle de data, vi har brug for, indeholdt i medarbejdere bord, så vælg denne tabel og klik Okay.
-
Du er færdig!
