Der er et par måder at konvertere en formular til en rapport i Microsoft Access 2013. Hvis du vil have en rapport, der ligner netop formularen, er processen ekstremt enkel. Hvis du vil kunne manipulere dataene efter konverteringen, er indsatsen kun lidt mere involveret.
Årsager til at konvertere en Access 2013-formular til en rapport
- Den mest almindelige grund til at konvertere en formular til en rapport er at skabe noget, der er let at udskrive med alle de data, som en rapport kan tilbyde.
- Formularer viser alt, hvad der blev indtastet for optegnelser, så du kan se, hvad der blev indtastet, og hvilke (hvis nogen) felter blev nedtonet. Formularer giver en ide om, hvordan brugerne indtaster oplysninger. Hvis du ser et klart fejlmønster, mangler oplysninger eller duplikerer data, idet du er i stand til at udskrive en rapport, der viser kilden til dataindtastningen, giver dig den mest nøjagtige ide om, hvad der gik galt og hvor.
- Andre gange kan du godt lide den måde, som ting vises på rapporten, og du vil være i stand til at arbejde med dataene på en måde, der allerede er kendt for dig eller dit publikum. Arbejde med en redigerbar rapport gør dataene til stede til diasshow, konferencer og uddelinger.
Forskellige typer af konverteringer
Der er to primære måder at konvertere en formular til en rapport på:
- En, hvor dataene er statiske og vises som du vil have det til at udskrive
- En, hvor dataene er aktive og kan manipuleres til at organisere rapporten, som du vil have den til at se før du udskriver den
Selv om det er indlysende, hvorfor du vil udskrive statiske data fra en formular, er det mindre indlysende, hvorfor du vil kunne manipulere dataene. I betragtning af hvor meget tid der går til at skabe en form i forhold til at oprette en rapport, er odds det, at formularen kan præsenteres, men du ønsker ikke at ændre den måde, den ser ud, bare for en enkelt rapport. Hvis du bare vil omarrangere dataene, giver Microsoft Access 2013 dig mulighed for at manipulere den konverterede formular, så rapporten ser ud, præcis som du har brug for den til at se uden at skulle bruge meget tid på at genskabe formularen som en rapport.
Konvertere en formular til udskrivning
Processen til konvertering af en formular, så du kan udskrive den som en rapport, er relativt let.
- Åbn databasen, der indeholder den formular, du vil bruge.
- Åbn formularen, der skal konverteres.
- Gå tilFil> Gem som > Gem objekt som.
- Gå til afsnittet, der hedder Gem det aktuelle databaseobjekt og klik på Gem objekt som.
- Indtast navnet på rapporten under Gem 'Campaign List Subform' til: i pop op-vinduet.
- Lave om Som fra Form til Rapport.
- Klik Okay for at gemme formularen som en rapport.
Åbn rapporten og gennemgå den for at sikre, at den vises som du vil have det, før du udskriver. Når du er klar, klik på Rapport under objekter under Database og vælg rapporten.
Konvertere en formular til en rapport, der kan ændres
Konvertering af en formular til en rapport, som du kan ændre, er kun lidt mere kompliceret, fordi du skal være opmærksom på, hvilken visning du er i, når du gemmer rapporten.
- Åbn databasen, der indeholder den formular, du vil bruge.
- Højreklik på det formular, du vil konvertere, og klik på Designvisning.
- Gå Fil> Gem som > Gem objekt som.
- Gå til afsnittet, der hedder Gem det aktuelle databaseobjekt og klik på Gem objekt som.
- Indtast navnet på rapporten under Gem 'Campaign List Subform' til: i pop op-vinduet.
- Lave om Som fra Form til Rapport.
- Klik Okay.
Nu kan du foretage tilpasninger til rapporten uden at starte fra bunden eller gemme en ny version af formularen. Hvis du mener, at det nye udseende skal blive det permanente udseende, kan du opdatere formularen for at matche de ændringer, du har foretaget til rapporten.
