Excel Subtotals Feature til at finde de største værdier

Excel's Subtotal-funktion virker ved at indsætte SUBTOTAL-funktionen i en database eller en liste over relaterede data. Brug af Subtotal-funktionen gør det hurtigt og nemt at finde og udvinde specifikke oplysninger fra et stort datatabell.

Selv om det hedder "Subtotal-funktionen", er du ikke begrænset til at finde summen eller summen for udvalgte rækker af data. Ud over det samlede antal kan du også finde de største værdier for hvert underafsnit i en database.

Denne trinvise vejledning indeholder et eksempel på, hvordan du finder den højeste salgstal for hver salgsregion.

Trinnene i denne vejledning er:

1. Indtast vejledningsdataene.
2. Sortering af dataeksemplet.
3. Find den største værdi.

Indtast de subtotale vejledningsdata

Det første skridt til at bruge den subtotale funktion i Excel er at indtaste dataene i regnearket.

Når du gør det, skal du huske følgende punkter:

• Det er vigtigt at indtaste data korrekt. Fejl, der skyldes forkert dataindtastning, er kilden til mange problemer i forbindelse med datahåndtering.
• Forlad ikke tomme rækker eller kolonner, når du indtaster dataene. Dette inkluderer ikke efterlader en tom række mellem kolonneoverskrifterne og den første række af data.

Til denne vejledning

Indtast dataene i cellerne A1 til D12 som vist i billedet ovenfor. For dem, der ikke har lyst til at skrive, er dataene, instruktioner til kopiering af det til Excel, tilgængelige på dette link.

Sortering af dataene

Inden subtotaler kan anvendes, skal dine data grupperes efter den kolonne med data, du vil udtrække information fra.

Denne gruppering er lavet ved hjælp af Excels sorteringsfunktion.

I denne vejledning ønsker vi at finde det højeste antal ordrer pr. Salgsregion, så dataene skal sorteres efter Område kolonneoverskrift.

Sortering af data efter salgsområde

1. Træk vælg celler A2 til D12 at fremhæve dem. Vær sikker ikke at medtage titlen i række 1 i dit valg.
2. Klik på Data fane af båndet.
3. Klik på Sortere knappen i midten af ​​data båndet for at åbne dialogboksen Sorter.
4. Vælge Sorter efter Region fra rullelisten under Kolonne overskrift i dialogboksen.
5. Sørg for at Mine data har overskrifter er afkrydset i øverste højre hjørne af dialogboksen.
6. Klik Okay.
7. Dataene i cellerne A3 til D12 skal nu sorteres alfabetisk ved den anden kolonne Område. Dataene for de tre salgsrepræsentanter fra østregionen bør først noteres, efterfulgt af nord, derefter syd og sidste vestlige region.

Find den største værdi ved hjælp af subtotaler

I dette trin bruger vi den subtotale funktion til at finde det højeste salgsbeløb pr. Region. For at finde den højeste eller største værdi bruger subtotalfunktionen MAX-funktionen.

Til denne vejledning:

1. Træk vælg dataene i celler A2 til D12 at fremhæve dem.
2. Klik på Data fane af båndet.
3. Klik på Subtotal knappen for at åbne dialogboksen Subtotal.
4. Til den første mulighed i dialogboksen Ved hver ændring i: Vælg Område fra rullelisten.
5. Til den anden mulighed i dialogboksen Brug funktion: Vælg MAX fra rullelisten.
6. Til den tredje mulighed i dialogboksen Tilføj subtotaler til: afkrydse Samlet salg kun fra listen over muligheder fremlagt i vinduet.
7. For de tre afkrydsningsfelter nederst i dialogboksen skal du tjekke:Udskift nuværende subtotalerSammenfatning under data
8. Klik Okay.
9. Datatabellen skal nu indeholde det højeste salgstal for hver region (rækker 6, 9, 12 og 16) samt Grand Max (den højeste salgstal for alle regioner) i række 17. Den skal matche billedet øverst i denne vejledning.