45 Produktivitetstip til ekstremt travle mennesker - musen

Du løber fra møde til møde. Din indbakke er fyldt til spærrene (og du er ved at være her oppe med den). Du bruger timer og timer på at arbejde hver dag og føler dig stadig ikke, at du har lavet en bukke på din opgaveliste.

Vi forstår. Vi har været der. Og vi ved, at der simpelthen aldrig vil være nok timer om dagen. Så vi har samlet en liste over de ultimative produktivitetstip, der hjælper med at få mest muligt ud af den tid, vi har.

Fra planlægning af dit angreb på dagen til at holde e-mail fra at komme dig ned til at håndtere de distraktioner, der altid ser ud til at dukke op, hjælper vi dig med at få alt gjort så effektivt som muligt, så du endelig har tid til andre ting (som f.eks. du ved, sove).

Planlægning af dine opgaver

1. Overvurder ikke antallet af ting, du kan få gjort på en dag. I stedet for at oprette en massiv liste over to-doser (og føle dig frustreret, når du ikke er færdig med den), kan du prøve vores 1-3-5 to-do-liste: Planlæg at få en stor opgave, tre mellemstore opgaver og fem små opgaver udført hver dag.
2. ”Hvis jeg allerede er færdig med noget, skriver jeg det ned og tjekker det fra listen. Det føles altid godt at se noget blive gjort. ” Michael Peggs, @ michaelpeggs
3. Prøv at knytte følelser til dine opgaver: At minde dig selv om, at hvis du afslutter en stor klient-tonehøjde, vil du føle dig "triumferende" eller indpakke dit selvangivelse vil give dig "massiv lettelse" muligvis bare det løft, du har brug for for at styrke det.
4. Læg aldrig et kæmpe projekt som bare et at gøre på din liste. I stedet skal du opdele det i de mindre opgaver for at hjælpe dig med at holde dig på sporet med at nå dit endelige mål.
5. ”Takket være Evernote har mit organisationssystem forvandlet sig fra en clunky mash-up af notebook-sider, sticky notes og Text Edit-filer til et tæt vævet, integreret Evernote-system, der synkroniseres på tværs af min bærbare computer, mobiltelefon og tablet. Fra klientnotater til blogudkast til taleskripter, det er alt der. ” Michael Terrell, @ michaelterrell
6. Når du tænker på alle de ting, du har brug for - både i arbejde og i livet - skal du overveje, hvilke opgaver du kan fjerne fra din tallerken ved at outsourcere dem.
7. Få det, du gerne gør mindst udført først. Dette vil tilskynde dig til at få det gjort hurtigere, så du kan komme til de opgaver, du nyder mere, og gøre resten af ​​din dag lidt bedre.
8. Udfør en betydelig opgave inden frokosten. Ved at få en stor ting ud af vejen tidligt, kan du tage en genoplivende frokostpause og starte eftermiddagen frisk uden at føle dig panik over det enorme arbejde på din liste.
9. ”Hver søndag laver jeg en liste over, hvad jeg har brug for for at få gjort den uge. Jeg blokerer for en dag for at få tingene færdige. Jeg gemmer de sidste 30 minutter af hver arbejdsdag for at oprette en plan for den næste dag med tre prioriterede opgaver. Jeg bruger også de sidste 30 minutter til at lukke opgaver og kontrollere e-mail. Dette gør de tidlige morgener så meget lettere! ” Anna Runyan, @classycareer
10. Der er masser af opgavestyringssystemer derude, så i sidste ende handler det om at finde, hvad der fungerer for dig og holde sig til det. At konstant prøve nye systemer vil være spild af din tid i det lange løb, så brug en måned på at eksperimentere og derefter begå. Tip: Dit ultimative system kan være en kombination af flere!

Håndtering af e-mail

1. Kontroller kun e-mail på bestemte tidspunkter i løbet af dagen, og prøv at begrænse den til kun 4-5 gange om dagen. Hvis du ikke har næsten så meget selvkontrol, skal du bruge et værktøj som Inbox Pause for at forhindre, at e-mails vises i din indbakke, indtil du er klar til dem.
2. Hvis e-mail virkelig får dig ned, kan du prøve Time Management Ninja's system til kun at kontrollere det to gange om dagen.
3. Brug for at besvare e-mails i en fart? Tilføj den perfekte funktion "Sendt fra min iPhone" -signatur nederst på siden - selvom du e-mailer fra din computer. Selvom du ikke bør gøre dette hele tiden, er det en hurtig måde at slå nogle svar fra én sætning ud, uden at folk synes, du er uhøflig.
4. Gå til dine e-mails med hensyn til hvor lang tid det vil tage dig at svare på dem. Hvis det tager mindre end tre minutter at besvare, skal du bare gøre det nu. Hvis det vil tage mere end det, skal du sætte det til side. Og når du har en stor del af tiden, skal du tackle dem først.
5. Jo hurtigere du reagerer, desto kortere får dit svar lov - og jo mindre tid har du til at spilde med forklaringerne “Undskyld for det forsinkede svar”. Så hvis du ikke kan svare på en e-mail inden for 48 timer, skal du i det mindste svare med en hurtig "Jeg kommer snart til dette!"
6. Gør en massiv indbakke en gang hvert kvartal og arkiver alle meddelelser, der er ældre end to til tre måneder. (Alvorligt ville det bare være pinligt at besvare dem på dette tidspunkt.) Når e-mails, du abonnerer på, ruller ind i din indbakke, skal du tage en hurtig beslutning om, hvorvidt du rent faktisk læser dem, eller om du skal afmelde dig.
7. ”Undgå at kontrollere e-mail første om morgenen. Det er for let at blive sidesporet ved at svare på meddelelser. Jeg finder ud af, at når jeg venter, indtil jeg har afsluttet nogle af de prioriterede punkter på min opgaveliste, kan jeg give mere opmærksomhed på e-mails, og jeg har også lyst til, at jeg også har udført mit arbejde. ” Hannah Morgan, @careersherpa
8. Brug konserverede svar for at undgå at skrive de samme ting igen og igen. For enhver e-mail, du sender regelmæssigt - eller endda bare en del af en e-mail, f.eks. Opsamlingsafsnittet - oprettes et dåse svar, som du kan poppe ind, når du har brug for det. Aldrig hørt om konserverede svar? Lær mere her
9. Opsæt automatiske filtre til straks at trække e-mails ud af din indbakke og ind i den rigtige mappe. (Dette er en fantastisk mulighed for ting som nyhedsbreve, som du vil vende tilbage til på din egen tid.)
10. Brug Boomerang til at trække e-mails ud af din indbakke, indtil du er klar til at håndtere dem. Dette er nyttigt af to grunde: For det første får den beskeden ud af syne og uden for sindet, hvilket giver dig plads til at tænke på andre ting. For det andet minder den dig automatisk om e-mailen senere, hvilket giver dig en mindre opgave at bekymre dig om at spore på egen hånd.
11. Vil du have mindre e-mail i din indbakke? Prøv at oprette en auto-responder med svar på ofte stillede spørgsmål, du får. Når det er muligt, skal du altid besvare e-mails med udsagn i stedet for spørgsmål for at undgå for meget frem og tilbage.

Styring af møder

1. Planlæg ikke mere tid, end du har brug for. De fleste møder er planlagt i en hel time, når de skal være 20 minutter, 30 minutter eller maks . 45 minutter.

2. Planlæg ikke "opdateringsmøder" - at give en opdatering kan næsten altid ske via e-mail. Hvis formålet med mødet hverken er at tage en beslutning eller gennemføre en handling sammen, skal du annullere den (eller pænt foreslå din chef, at det muligvis ikke er nødvendigt).

3. Gruppér dine møder rygg-til-ryg for at undgå at skulle skifte fra mødetilstand til arbejdstilstand for ofte eller håndtere ubehagelig tid mellem møder, hvor du har lyst til, at du ikke kan få gjort noget. Bedre endnu, planlæg en mødefri dag, så du har mindst en dag, hvor du virkelig kan dykke ned i fokuseret arbejde.

4. Hvis du møder nogen uden for kontoret, skal du tænke på, om du virkelig har brug for at mødes personligt. Kunne dit mål nås med et telefonopkald eller videokonference i stedet?

5. Vær utroligt proaktiv med at holde møder på sporet. Send alle en dagsorden for hvert møde, og hvis samtalen går fra emnet, skal du ikke være bange for at tøense den ind. En enkel, ”Lad os planlægge tid til at diskutere det senere, hvis det er nyttigt, da vi kun har 10 minutter tilbage, ”Fungerer perfekt.

6. Har du et en-til-en telefonmøde? Hemmelighed mål at holde det under 19 minutter. Dette vil hjælpe dig med at holde den venlige chit-chat til et minimum og komme direkte til det punkt. Og hvis samtalen foregår og fortsætter, så giv en dejlig undskyldning for, hvorfor du er nødt til at lægge på (som et hårdt stop eller en døende telefon).

Mastering Time Management

1. Lav din tidsplan baseret på dine bedste tider for at få tingene gjort. Ved du, at du er på stedet om morgenen? Afsæt denne tid til fokuseret arbejde, og prøv at holde det fri for møder eller distraktioner. Har du altid ramt en pause omkring kl. 15? Planlæg en time her hver dag til tankeløse opgaver.
2. ”Undervurder ikke kraften i små tidstykker til at få tingene gjort. I stedet for at spilde de 15 minutter mellem møderne, kommer du med en liste over små opgaver, som du kan slå ud på 15, 10 eller endda fem minutter: Besvar e-mails, nå ud til en kontaktperson, få en industrilæsning gjort. ” Fast Company
3. Ikke sikker på, hvor al din værdifulde tid går hen? Brug en tracker som Rescue Time eller Toggl for at holde øje med, hvad du laver hele dagen. I løbet af en uge eller to begynder du at få en fornemmelse af, hvad de tidssugende syndere er - og være i stand til at planlægge dit angreb for, hvordan du slipper for dem.
4. Du skulle ikke arbejde hele weekenden, men prøv at finde et par timer for at rense din indbakke, slå mindre, tankeløse opgaver og få et forspring på alle forestående projekter. Hvis du gør dette, mens du ser en film søndag aften, kan det være en god måde at få det til, uden at det føles som om du laver for meget arbejde.
5. Brug tidsfrister og tidsbegrænsninger til din fordel. Selvom du ikke teknisk har en frist på en opgave, skal du angive en selv. At vide, at du kun har to timer på at få noget gjort, hjælper dig med at sikre, at du ikke spilder en times tid på det på internettet.
6. Det lyder intuitivt, men sørg for at planlægge masser af pauser i løbet af din dag. Vi er mest produktive, når vi har bidder med fokuseret arbejde efterfulgt af korte pauser. Prøv at bruge en online timer for at minde dig selv om at stå op fra dit skrivebord, tage en snack eller noget vand, eller chat med en kollega i et par minutter, før du kommer tilbage til slibestenen.
7. Budget begrænset tid til dine foretrukne distraktioner. At vide, at du kommer til at bruge 10 minutter på Instagram, efter at du har arbejdet et par timer, kan hjælpe dig med at undgå at spilde tid på det nu. Desuden kan det at bruge det som en belønning for at komme igennem hårdt arbejde hjælpe dig med at forblive motiveret.
8. ”Hvis du har problemer med at komme i gang med et projekt, skal du starte dig selv med at køre et strejf. Med andre ord skal du indstille en bestemt tid eller en vis mængde arbejde på projektet, som du skal få gjort, før du går videre til noget andet. ” 43 Mapper
9. ”Har altid backupopgaver. Der er tidspunkter, hvor livet prøver at afspore din produktivitet: En person, du har brug for at tale med, er ikke tilgængelig, internettet er nede, eller du kan bare ikke fokusere på den opgave, der er til rådighed. Har altid andre muligheder, så du er i stand til at gøre noget, selv når du ikke kan afslutte din primære opgave. ” Time Management Ninja

   Håndtering af distraktioner

10. ”Jeg slukker for min computer og lader min telefon være ulige steder, der forhindrer mig i at straks finde den. Det sikrer, at jeg er frakoblet og fuldt ud til stede. Og sandheden er, at jeg ved, at min hjerne har brug for en pause, ellers vil min virksomhed lide. ” Christie Mims, @revolutionsclub
11. Brug for en hurtig løsning for at forhindre, at dine kolleger distraherer dig? Pop i dine hovedtelefoner. Det er ikke narresikkert, men folk er meget mindre tilbøjelige til at henvende sig til dig med et ikke-presserende spørgsmål eller sladder, hvis du ser tilsluttet og på opgave.
12. Når du snubler over interessante artikler, skal du ikke lade at læse dem nu komme i vejen for din produktivitet. Brug i stedet en service som Pocket eller Instapaper for at gemme dem til at læse senere, når du har mere tid (som måske på din pendling).
13. Angiv internetfrie tider hver uge. Mens meget af vores arbejde afhænger af internettet, er der stadig ting, vi skal gøre uden det - og det er ofte de fokuserede opgaver, vi undgår mest. Sluk for dit Wi-Fi i et par timer hver uge for at dykke ned i disse opgaver.
14. Bliv aggressiv over, hvordan du bruger sociale medier på arbejdet. Ideelt set skulle du ikke bruge det overhovedet. Hvis du skal, skal du begrænse det til din angivne "distraktionstid" og deaktivere auto-login, så du har en barriere, hver gang du springer over til Facebook. Brug for at være aggressiv? Prøv en app som SelfControl for at blokere din adgang i løbet af arbejdsdagen.
15. Stop med at prøve at multitaske! Vi er virkelig ikke bygget til det, og selvom det kan føles som om du bliver mere færdig, vil alt i sidste ende tage dig længere tid. Hvis dette er svært for dig, skal du tilbringe en uge eller to aggressivt mono-tasking.
16. ”Ligesom multitasking overbelaster rod dine sanser og gør det sværere for dig at få ting gjort. Så hvis du finder ud af, at du har problemer med at fokusere, skal du kigge rundt på dit skrivebord (og dit computerskrivebord) for at se, om nogen af ​​dem har brug for lidt rydning. ” Ooomf
17. Du er velkommen til at lukke dig for kolleger, når du har brug for fokuseret tid. Hvis du bruger et internt chatsystem, skal du bruge din meddelelse "Ikke forstyrr" og fortælle folk, at du arbejder på noget, og når du vil være tilgængelig igen. Og hvis du har et faktisk kontor med en dør? Luk den med en dejlig note foran, der forklarer den samme ting.
18. For ultimativt fokus, skal du sørge for, at ingen af ​​dine enheder er indstillet til at pinge dig, når nye meddelelser kommer ind. Selv noget så lille som et brummer fra din telefon kan være nok til at ødelægge en produktiv strøm.