Når du distribuerer dokumenter elektronisk, kan du ikke regne med, at modtagerne har Word installeret på deres computere.
Også mange mennesker kan ikke lide at modtage Word-dokumenter, selvom de har Word installeret på deres maskiner. Det skyldes, at Word-dokumenter kan indeholde ondsindede makroer.
Så den bedste måde at distribuere dokumenter på er i PDF-format. Adobe Acrobat er guldstandarden i PDF-oprettelse. Men det bærer en stor pris. Hvis du kun opretter PDF fra tid til anden, vil du sandsynligvis ikke købe Acrobat.
I så fald kan du downloade Microsofts gratis Gem som PDF-tilføjelse til Office 2007. Det giver dig mulighed for at oprette PDF-dokumenter i Word og seks andre Office-applikationer. Det giver dig også mulighed for at oprette XPS-dokumenter. XPS er Microsofts flade filformat. Da det ikke har den udbredte accept af PDF, anbefaler jeg ikke at distribuere dokumenter i XPS-format.
Når du har downloadet og installeret tilføjelsen, skal du følge disse trin for at oprette en PDF i Word.
-
Klik på Office-knappen
-
Klik på Udskriv
-
I dialogboksen Udskriv skal du vælge PDF i listen over printervalg
-
Klik på Udskriv
Tilføjelsen fungerer sammen med Office XP.
