Dos og Dont er at indtaste data i Excel

Denne vejledning dækker nogle af de grundlæggende doser og gør det ikke muligt at indtaste data i regnearksprogrammer som Excel, Google Spreadsheets og Open Office Calc.

Indtastning af data korrekt første gang kan undgå problemer senere og gøre det nemmere at bruge et antal Excels værktøjer og funktioner som formler og diagrammer.

Excel Data Entry Oversigt

Den øverste dosis og don'ts, som du altid bør huske på, når du bruger Excel er:

1. gøre planlæg dit regneark.
2. Må ikke Forlad tomme rækker eller kolonner, når du indtaster relaterede data.
3. gøre Gem ofte og gem på to steder.
4. Må ikke brug numre som kolonneoverskrifter og ikke med enheder med dataene.
5. gøre brug cellehenvisninger og navngivne intervaller i formler.
6. Må ikke lad celler indeholde formler ulåst.
7. gøre sorter dine data.

Planlæg dit regneark

Når det kommer til at indtaste data i Excel, er det en god ide at lave lidt planlægning, før du begynder at skrive.

At vide, hvad regnearket skal bruges til, vil de data, det indeholder, og hvad der skal gøres med disse data, have stor indvirkning på det endelige layout af regnearket.

Planlægning før du skriver kan spare tid senere, hvis regnearket skal omorganiseres for at gøre det mere effektivt og lettere at arbejde med.

Punkter at overveje

• Hvad er formålet med regnearket?
• Hvor meget data vil regnearket holde?
• Er der brug for diagrammer?
• Bliver regnearket udskrevet?

Hvad er formålet med regnearket?

• Formålet med regnearket hjælper med at bestemme placeringen af ​​data, da de vigtigste oplysninger skal være synlige og let tilgængelige.
• Hvilke beregninger er nødvendige? Beregningerne påvirker, hvilke formler og funktioner der er behov for, og hvor de vil være placeret.

Hvor meget data vil regnearket holde?

Mængden af ​​data regnearket vil indledningsvist holde, og hvor meget der vil blive tilføjet senere, vil påvirke antallet af regneark, der anvendes.

• Udbred ikke dine data for meget, da det kan gøre specifikke oplysninger svære at finde, og beregninger, der spænder over flere ark eller arbejdsbøger, kan begynde at påvirke Excels ydeevne.
• For store regneark er det nogle gange nyttigt at vise vigtige kolonneoverskrifter over kolonneoverskrifterne snarere end at tvinge brugere til at rulle ned til bunden af ​​regnearket for at se oplysningerne.

Er der brug for diagrammer?

Hvis hele eller en del af dataene skal vises i et diagram eller diagrammer, kan det påvirke layoutet af oplysninger.

• Afhængigt af typen af ​​diagram kan dataene muligvis grupperes forskelligt - som f.eks. At anvende et opsummeringsområde for cirkeldiagrammer.
• For store regneark kan diagrammer flyttes til separate sider for at lette trængsel.

Bliver regnearket trykt?

Hvordan data arrangeres kan blive påvirket, hvis alle eller nogle af dataene bliver udskrevet, afhængigt af om portræt eller landskabslayout er valgt, og antallet af ark, der er behov for.

• Hvis der skal bruges portrætvisning på almindeligt brevformatpapir (8 1/2 X 11), overvej at placere de fleste data i rækker under nogle få kolonner, så alle overskrifterne er synlige på ét ark.
• Hvis der kræves flere ark, skal du overveje at udskrive kolonneoverskrifter øverst på hver side for at gøre læsningen lettere.
• Hvis mange kolonner af data skal udskrives, kan landskabslayouten holde alle overskrifter på en side. Igen, hvis flere ark er nødvendige, skal du udskrive kolonneoverskrifterne øverst på hver side.
• Hvis diagrammer skal udskrives, kan du flytte dem til et særskilt ark for at forenkle opgaven.

Forlad ikke tomme rækker eller kolonner i relaterede data

At forlade tomme rækker eller kolonner i datatabeller eller relaterede dataområder kan gøre det meget vanskeligt at bruge et rigtigt Excel-udstyr som diagrammer, pivottabeller og visse funktioner.

Selv tomme celler i en række eller kolonne indeholdende data kan medføre problemer som vist på billedet ovenfor.

Fraværet af tomme mellemrum vil også gøre det lettere for Excel at registrere og markere alle relaterede data i en rækkevidde, hvis funktioner som sortering, filtrering eller AutoSum anvendes.

I stedet for at forlade tomme rækker eller kolonner skal du bruge grænser eller formateringsoverskrifter og etiketter ved hjælp af fed eller understreget for at opdele dataene og gøre det nemmere at læse.

Indtast din datakolonne-vis, når det er muligt.

• Når du lægger dit regneark op, skal du placere en beskrivende overskrift øverst i tabelens første kolonne med dataene nedenfor.
• Hvis der er mere end en dataserie, skal du liste dem efter hinanden i kolonner (venstre mod højre) med titlen for hver dataserie øverst.

Hold ikke-relaterede data adskilt

Det er vigtigt at holde relaterede data sammen, samtidig med at det kan være nyttigt at holde uafhængige dataområder adskilt.

Hvis du forlader tomme kolonner eller rækker mellem forskellige dataområder eller andre data på regnearket, vil det igen gøre det nemmere for Excel at registrere og vælge relaterede områder eller datatabeller korrekt.

Gem ofte

Vigtigheden af ​​at gemme dit arbejde ofte kan ikke overvurderes - eller erklæres for ofte.

Selvfølgelig, hvis du bruger et webbaseret regneark som f.eks Google Regneark eller Excel Online så er det ikke et problem at gemme, da ingen af ​​programmerne har en gemmningsfunktion, men i stedet arbejder med en autosavefunktion.

For computerbaserede programmer, men efter to eller tre ændringer, om det tilføjer data, ændrer formatering, eller indtaster en formel, skal du gemme regnearket.

Hvis det virker for meget, skal du gemme mindst hvert andet eller tre minutter.

Selvom stabiliteten af ​​computere og computersoftware er forbedret drastisk i løbet af de sidste par år, kolliderer softwaren stadig, der opstår strømafbrydelser, og andre mennesker sommetider tur over strømledningen og trækker den ud af stikkontakten.

Og når det sker, øger tabet af enhver mængde data - stort eller lille - kun din arbejdsbyrde, når du forsøger at rekonstruere det, du allerede har gjort.

Excel har en AutoSave funktion, som normalt fungerer meget godt, men det bør ikke påberåbes. Få vanen med at sikre dine egne data med hyppige sparer.

Genvej til Gem

Lagring behøver ikke at være en besværlig opgave at flytte musen til båndet og klikke på ikoner, få vane med at gemme ved hjælp af tastaturgenvejskombinationen af:

Ctrl + S

Gem på to steder

Et andet aspekt ved at spare, der ikke kan overvurderes, er vigtigheden af ​​at gemme dine data på to forskellige steder.

Den anden placering er selvfølgelig en backup, og det er blevet sagt mange gange, " Sikkerhedskopier er ligesom forsikring: Har en, og du har sikkert ikke brug for det, har ikke en, og du vil sikkert '.

Den bedste backup er en, der ligger i en anden fysisk placering fra originalen. Når alt kommer til alt, hvad er meningen med at have to kopier af en fil, hvis de:

• Er der den samme harddisk, der fejler?
• Er der på samme computer, bliver det stjålet?
• Er der i samme bygning, der brænder til jorden?

Webbaserede sikkerhedskopier

Igen er det ikke nødvendigt at lave en sikkerhedskopiering eller en tidskrævende opgave.

Hvis sikkerhed ikke er et problem - hvis det siges, er regnearket en liste over dine dvd'er - mailer dig selv en kopi ved hjælp af webpost, så en kopi forbliver på serveren, er nok nok.

Hvis sikkerhed er et problem, er weblagring stadig en mulighed - omend med et firma, der specialiserer sig på den slags ting og opkræver et gebyr for at gøre det.

I tilfælde af online regneark, formodentlig programmets ejere backup deres servere - og dette omfatter alle brugerdata. Men for at være sikker, download en kopi af filen til din egen computer.

Brug ikke tal som kolonneoverskrifter og ikke medtag enheder med dataene

Brug overskrifter øverst i kolonner og i begyndelsen af ​​rækker til at identificere dine data, da de gør handlinger som sortering meget nemmere, men brug ikke numre som - 2012, 2013 osv. - at gøre det.

Som vist i billedet ovenfor, kan kolonne- og rækkeoverskrifter, der kun er tal, utilsigtet indgå i beregningerne. Hvis dine formler indeholder funktioner som:

• Autosum
• Automax
• AutoAverage

som automatisk vælger dataområdet for funktionens argument.

Typisk ser sådanne funktioner først op for kolonner af tal over, hvor de er placeret og derefter til venstre for en række tal, og eventuelle overskrifter, der er lige tal, vil blive inkluderet i det valgte område.

Tal, der bruges som rækkeoverskrifter, kan også forveksles med en anden datar serie, hvis den vælges som en del af en rækkevidde for et diagram snarere end som akser.

Formater numre i overskriften celler som tekst eller lav tekstetiketter ved at forudgå hvert nummer med et apostrof (') - som' 2012 og '2013. Apostrofen vises ikke i cellen, men ændrer tallet til tekstdata.

Hold enheder i overskrifterne

Indtast ikke valuta, temperatur, afstand eller andre enheder i hver celle med nummerdata.

Hvis du gør det, er der en god chance for, at Excel eller Google Regneark vil se alle dine data som tekst.

I stedet skal du placere enheder i overskrifterne øverst i kolonnen, hvilket som det sker vil sikre, at disse overskrifter i det mindste er tekst og ikke vil skabe det ovenfor diskuterede problem.

Tekst til venstre, tal til højre

En hurtig måde at fortælle om du har enten tekst- eller taldata er at kontrollere justeringen af ​​dataene i en celle. Som standard er tekstdata justeret til venstre i Excel og Google Regneark, og taldata er justeret til højre i en celle.

Selvom denne standardjustering let kan ændres, anvendes formatering normalt ikke, før alle data og formler er blevet indtastet, så standardjusteringen kan give dig et fingerpeg om, at noget er galt i regnearket.

Procent og valutasymboler

Den bedste praksis til at indtaste alle data i et regneark er at indtaste blot det almindelige tal og derefter formatere cellen for at vise nummeret korrekt - og dette inkluderer procentdele og valuta beløb.

Excel- og Google-regneark accepterer dog procentvise symboler, der er indtastet i en celle sammen med nummeret, og begge genkendes også almindelige valutasymboler, f.eks. Dollartegnet ($) eller det britiske pund symbol (£), hvis de er skrevet i en celle sammen med taldata, men andre valutasymboler, såsom den sydafrikanske rand (R), vil sandsynligvis blive tolket som tekst.

For at undgå potentielle problemer skal du følge ovennævnte bedste praksis og indtaste mængden og derefter formatere cellen for valuta i stedet for at indtaste valutasymbolet.

Brug cellehenvisninger og navngivne områder i formler

Både cellehenvisninger og navngivne intervaller kan og bør anvendes i formler for at gøre det hurtigere og nemmere at holde formlerne og i forlængelse af hele regnearket uden fejl og ajourførte.

• Cellehenvisninger er en kombination af kolonnebogstav og række nummer på en celle - f.eks. A1, B23 og W987 - og bruges til at identificere placeringen af ​​data i et regneark.
• Et navngivet interval eller defineret navn ligner en cellehenvisning i, at den bruges til at identificere en celle eller en række celler i et regneark.

Henvisning af data i formler

Formler bruges i Excel til at udføre beregninger - som tilføjelse eller subtraktion.

Hvis faktiske tal er inkluderet i formler som:

= 5 + 3

Hver gang dataændringerne siger til 7 og 6, skal formlen redigeres, og tallene ændres, så formlen bliver:

= 7 + 6

Hvis dataene i stedet indtastes i celler i regnearket, kan cellehenvisninger eller intervalnavne bruges i formlen i stedet for tallene.

Hvis nummer 5 indtastes i celle A1 og 3 i celle A2, bliver formlen:

= A1 + A2

For at opdatere dataene skal du ændre indholdet af cellerne A1 og A2, men formlen forbliver den samme som Excel opdaterer automatisk formelresultaterne.

Besparelserne i tid og arbejde øges, hvis regnearket indeholder mere komplicerede formler, og hvis flere formler refererer til de samme data, da dataene kun skal ændres på et sted, og alle formler, der refererer til det, vil blive opdateret.

Brug af cellehenvisninger eller navngivne intervaller gør dit regneark mere sikkert, da det giver dig mulighed for at beskytte formlerne fra utilsigtede ændringer, mens de forlader dataceller, der ændres tilgængelige.

Peger på dataene

En anden funktion i Excel og Google Spreadsheets er, at de giver dig mulighed for at indtaste cellehenvisninger eller intervalnavne i formler ved at pege, hvilket indebærer at klikke på en celle for at indtaste referencen i formlen.

Pegning reducerer muligheden for fejl forårsaget af indtastning af den forkerte cellereference eller stavefejl.

Brug navngivne områder til at vælge data

At give et område med relaterede data Et navn kan gøre det meget nemmere at vælge dataene, når der udføres sorter eller filtreringsoperationer.

Hvis størrelsen af ​​et dataområde ændres, kan rækkevidden af ​​et navn nemt redigeres ved hjælp af Navnemanager.

Lad ikke celler indeholde formuleringer ubeskyttet

Efter at have brugt så meget tid på at få deres formler korrekte og ved hjælp af de korrekte cellehenvisninger, begår mange mennesker fejlen ved at forlade disse formler sårbare over for utilsigtede eller utilsigtede ændringer.

Ved at placere data i celler i regnearket og derefter henvise til data i formler, tillader de celler, der indeholder formlerne, at blive låst og om nødvendigt beskyttet med adgangskode for at holde dem sikre.

Samtidig kan cellerne, der indeholder dataene, låses op, således at ændringer nemt kan indtastes for at holde regnearket opdateret.

Beskyttelse af et regneark eller en projektmappe er en to-trins proces:

1. Sørg for, at de rigtige celler er låst.
2. Angiv beskyttelsesarkindstillingen, og tilføj et kodeord, hvis det ønskes.

Sorter dine data

Sorter dine data, når du er færdig med at indtaste det.

At arbejde med små mængder usorterede data i Excel eller Google Regneark er normalt ikke et problem, men da et antal data stiger, gør det også svært ved at arbejde effektivt med det.

Sorterede data er lettere at forstå og analysere, og nogle funktioner og værktøjer, såsom VLOOKUP og SUBTOTAL kræver sorterede data for at kunne returnere de korrekte resultater.

Sortering af dine data på forskellige måder kan også gøre det nemmere at se trends, der ikke er indlysende i starten.

Valg af data, der skal sorteres

Før data kan sorteres, skal Excel kende det nøjagtige område, der skal sorteres, og normalt er Excel ret godt til at vælge områder af relaterede data, så længe som den blev indtastet:

1. Ingen tomme rækker eller kolonner blev efterladt inden for et område med relaterede data;
2. Og tomme rækker og kolonner blev overladt mellem områder af relaterede data.

Excel vil endda bestemme, ret præcist, hvis datafeltet har feltnavne og udelukker denne række fra de poster, der skal sorteres.

Men at lade Excel vælge det område, der skal sorteres, kan være risikabelt, især med store mængder data, der er vanskelige at kontrollere.

Brug af navne til at vælge data

For at sikre, at de korrekte data er valgt, skal du markere området, inden sorteringen startes.

Hvis det samme interval skal sorteres gentagne gange, er den bedste tilgang at give det et navn.

Hvis et navn er defineret for det interval, der skal sorteres, skal du skrive navnet i Navnæsken eller vælge det fra den tilhørende rulleliste, og Excel markerer automatisk det korrekte dataområde i regnearket.

Skjulte rækker og kolonner og sortering

Skjulte rækker og kolonner af data flyttes ikke under sorteringen, så de skal være unhidden før sorteringen finder sted.

Hvis række 7 f.eks. Er skjult, og det er en del af en række data, der er sorteret, forbliver den som række 7 i stedet for at blive flyttet til den korrekte placering som følge af sorteringen.

Det samme gælder for kolonner af data. Sortering efter rækker indebærer omregning af kolonner af data, men hvis kolonne B er skjult før sorteringen, forbliver den som kolonne B og ikke ombestilles med de andre kolonner i det sorterede område.

Alle numre skal være butikker som tal

Kontrollér, at alle numre er gemt som tal. Hvis resultaterne ikke er, hvad du forventede, kan kolonnen indeholde tal gemt som tekst og ikke som tal. For eksempel er negative tal importeret fra nogle regnskabssystemer eller et nummer indtastet med en førende ' (apostrof) gemmes som tekst.

Når du hurtigt sorterer data med A-Z eller Z-A knappen, ting kan gå forfærdeligt forkert. Hvis der er en tom række eller tomme kolonner i dataene, kan en del af dataene sorteres, mens andre data ignoreres. Forestil dig det rod, du har, hvis navne og telefonnummer ikke længere matcher, eller hvis ordrer går til de forkerte kunder!

Den nemmeste måde at sikre, at det korrekte udvalg af data er valgt inden sorteringen er at give det et navn.

Den anden antagelse påvirker præcis, hvad Excel sorterer. Hvis du har valgt en enkelt celle, udvider Excel udvælgelsen for at vælge en rækkevidde (meget som at trykke på Ctrl + Shift + 8) afgrænset af en eller flere tomme kolonner og rækker. Det undersøger derefter den første række i det valgte område for at afgøre, om det indeholder overskriftsoplysninger eller ej.

Det er her, hvor sortering med værktøjslinjeværktøjer kan blive vanskelig. Din overskrift (forudsat at du har en) skal opfylde nogle ret strenge retningslinjer, så Excel kan genkende det som et overskrift. Hvis der f.eks. Er tomme celler i overskriftsrækken, kan Excel måske synes, at det ikke er en header. Ligeledes, hvis overskriftsrækken er formateret det samme som de andre rækker i dataregmentet, kan det muligvis ikke genkende det. Hvis din datatabel udelukkende består af tekst, og din overskriftsrad indeholder intet andet end tekst, vil Excel næsten ikke hele tiden genkende overskriftsrækken. (Rækken ligner en anden datarad til Excel.)

Først efter valg af rækkevidde og bestemmelse af om der er en headerrække, vil Excel gøre den egentlige sortering. Hvor tilfreds du er med resultaterne afhænger af, om Excel har både rækkeviddevalg og overskriftsrækkefastsættelse rigtigt. Hvis Excel f.eks. Ikke synes du har en headerrække, og du gør det, sorteres dit overskrift i dataens krop; dette er generelt en dårlig ting.

For at sikre dig, at dit dataregment er registreret korrekt, skal du bruge Ctrl + Shift + 8 genvej for at se, hvad Excel vælger; dette er hvad der vil blive sorteret. Hvis det ikke stemmer overens med dine forventninger, skal du enten ændre karakteren af ​​dataene i din tabel, eller du skal vælge dataregmentet inden du bruger Sortere dialog boks.

For at sikre dig, at din overskrift registreres korrekt, skal du bruge Ctrl + Shift + 8 genvej til at vælge dataregmentet og se derefter på den første række. Hvis din overskrift har tomme celler blandt dem, der er valgt i den første række, eller den første række er formateret ligesom den anden række, eller hvis du har mere end en overskriftsrække valgt, forudsætter Excel, at du slet ikke har nogen headerrække. For at rette op på dette, skal du foretage ændringer i din headerrække for at sikre, at det er anerkendt korrekt af Excel.

Endelig kan alle væddemål være slukket, hvis din datatabell bruger flere række overskrifter. Excel har svært ved at genkende dem. Du sammensatte problemet, når du forventer at inkludere tomme rækker i den overskrift; det kan bare ikke gøre det automatisk. Du kan dog blot vælge alle de rækker, du vil sortere, før du laver sorteringen. Med andre ord, vær specifik på hvad du vil have Excel til at sortere; lad ikke Excel lave antagelserne for dig.

Datoer og tider gemt som tekst

Hvis resultaterne af sortering efter dato ikke viser sig som forventet, kan dataene i kolonnen indeholdende sorteringsnøglen indeholde datoer eller tider gemt som tekstdata snarere end som tal (datoer og tider er bare formaterede taldata).

I billedet ovenfor sluttede optegnelsen for A. Peterson nederst på listen, da der på baggrund af lånedato den 5. november 2014 skulle posten være placeret over rekordet for A. Wilson, som også har en lånedato den 5. november.

Årsagen til de uventede resultater er, at låntagningsdatoen for A. Peterson er lagret som tekst, snarere end som nummer

Blandede data og hurtige sorter

Når du bruger den hurtige sorteringsmetode for poster, der indeholder tekst- og taledata, blandes sammen, sorterer Excel nummer og tekstdata separat - placerer optegnelserne med tekstdata nederst på listen over sorterede filer.

Excel kan også indeholde kolonneoverskrifter i sorteringsresultaterne - fortolker dem som blot en anden række tekstdata frem for som feltnavne for datatabellen.

Sorter advarsler - Sorter dialogboks

Som vist på billedet ovenfor, hvis Excel-dialogboksen bruges, selv for sorter på en kolonne, viser Excel en meddelelse, der advarer dig om, at den har fundet data gemt som tekst og giver dig mulighed for at:

• Sorter alt, der ligner et tal som et tal.
• Sorter numre og tal gemt som tekst separat.

Hvis du vælger den første indstilling, forsøger Excel at placere tekstdataene på den korrekte placering af sorteringsresultaterne.

Vælg den anden mulighed, og Excel vil placere de poster, der indeholder tekstdata nederst i sorteringsresultaterne, ligesom det gør med hurtige sorter.